Routing en signing op uw evenement? Zo doet u dat! Door DeFabrique Het kan een enorme doodsteek zijn voor het prachtige evenement, of congres dat u organiseert: het ontbreken van, of gewoon slechte routing op de locatie. Onderschat het niet, een verdwaalde gast is al heel snel een negatieve gast. Het gaat bij het organiseren van een evenement om het beleven, het ondergaan, maar dat moet wel soepel kunnen verlopen. 4 tips om uw gast de weg te wijzen op uw evenement. Er zijn 1001 manieren om de routing op uw evenement te verzorgen, van standaard routing tot de meest creatief denkbare uitingen. Voor welke variant u ook kiest, laat het bovenalles functioneel zijn. De expertise voor goede routing kunt u bij een evenementenbureau halen, maar zeer zeker bij de evenementenlocatie waar u uw evenement organiseert. De eventproducers van DeFabrique in Utrecht, kennen hun industriele evenementenlocatie en dus ook de best mogelijke routing door en door en delen hun kennis in 4 bruikbare tips: 'We kennen onze industriele evenementenlocatie van binnen en buiten, en met de verschillende kruip-door-sluip-door-mogelijkheden weten we ook waar u extra op moet letten. Per evenement wordt naar de looproute van de gasten gekeken en de signing aangepast.' DeFabrique deelt graag haar expertise en tips: TIP 1 Waar een gast zou kunnen gaan twijfelen, moet signing zichtbaar zijn Zijn er plekken in de locatie of op het evenement waar een bezoeker zou kunnen gaan twijfelen? Een trap wel of niet omhoog, meerdere deuren of meerdere gangen, dan moet daar signing aanwezig zijn. Bij twijfel: altijd plaatsen. Voorkom de vragende gezichten. Extra tip: zorg voor plattegronden in de locatie, zodat bezoekers altijd weten waar ze zich in de locatie bevinden. TIP 2 Simpel is het beste Houd het simpel, is een zeer bruikbare tip van het team van DeFabrique. Bezoekers scannen de locatie en de omgeving waar ze zich in bevinden. Dus moet het snel en simpel helder zijn waar ze naar toe moeten en waar ze zich bevinden. De evenementenlocatie in Utrecht neemt de eigen locatie als voorbeeld: 'De ruimtes in DeFabrique hebben mooie namen als Perserij en Copraloods en de subsessies zijn vaak genummerd of voorzien van leuke titels. Ons advies is echter: houd het simpel! Gebruik onze nummers of geef de ruimtes verschillende kleuren op de plattegrond en signing om in die vraag te voorzien.' TIP 3 GROOT? Nee, nog groter! De gouden stelregel voor de afmeting van uw signing om tot een perfecte routing te komen? Zodra u denkt: is dat bord niet een beetje te groot, maak de signing dan nog maar een slagje groter. Zeker bij een locatie als de onze, met grote loodsen en ruimtes, is een wegwijzer niet zo snel 'te' groot. 'Een banner van 3 bij 4 meter in Loods 1,2 en 3 is zo gek nog niet. In de Micromengerij kun je met een bord van 1 bij 2 meter al uit de voeten.' TIP 4 Zorg voor variatie Waar u als organisator van het evenement echt van uit moet gaan: niet iedereen leest, ook al is er een plattegrond en zijn er borden in de lucht. Dus is het verstandig om in uw signing te varieren. Verschillende vormen van signing, vallen op verschillende manieren op. Denk aan een supersized smartphone met het programma en de plattegrond erop, printposters op informatiezuilen, beachvlaggen met opvallende kleuren per subsessie, schermen met digitale aanwijzingen, beacons in combinatie met een event-app, een gekleurde loper met afslagen, infographics en symbolen op cateringplekken en vergeet ook de gastvrije hostessen niet. 3 CREATIEVE VOORBEELDEN Tijdens de SPAR Voorjaarsbeurs lag de lat hoger afgelopen jaar. Dit uitte zich in een sportthema met een atletiekbaan als loper langs de verschillende stands en sessies. De 1600 gasten van het KNGF hadden een vol programma op de Dag van de Fysiotherapeut. Zij vonden hun subsessies en het netwerkplein door middel van metersgrote banieren die vanaf het plafond naar beneden hingen. Een goodiebag vullen tijdens het Dutch Tea Festival werd wel heel gemakkelijk door de roze bolletjes op de plattegrond te volgen.