Slecht nieuws brengen op een live evenement? 10 tips Door Sendsteps Events zijn niet altijd alleen maar leuk, soms is het ernst en moet een belangrijke boodschap overgebracht worden. Denk maar eens aan: bezuinigingen, slechte prestaties of zelfs verlies van banen? Hoe kun je je als organisatie voorbereiden op zo een type evenement met zo een zware boodschap? Hier zijn 10 tips voor degenen die een ongemakkelijke boodschap moeten brengen: 1.Vertel wat het met je doet Druk als werkgever/ organisator oprechte bezorgdheid uit. Door het in woorden uit te drukken bouw je een band op met jouw publiek. Ook belangrijk: vertel mensen waar ze niet bang voor hoeven te zijn. Zo neem je een gevoel van onrust over randzaken meteen weg. 2. Onderstreep het gevoel van urgentie Leg uit wat er zal gebeuren als het bedrijf doorgaat op de manier zoals jullie nu al doen. Mensen moeten begrijpen dat het niet anders kan. 3. Check-in met je publiek Houd een constante verbinding met je publiek. Het is gemakkelijk om te rationeel te worden als je uitleg geeft. Vraag zo nu en dan: "hoe gaat het met je?" "Is het allemaal helder?" En moedig korte interactiemomenten aan. 4. Ga direct ter zake Neem niet te lang de tijd om je punt te maken. Mensen zijn gespannen en zullen je verliezen wanneer je verhaal te uitgebreid wordt. Maak je punt luid en duidelijk. Ondersteun elk punt met dia's die een compacte samenvatting geven. 5. Sluit persoonlijk af Zorg dat je afsluit op een net zo een persoonlijke en empathische manier als dat je de presentatie gestart bent. Gebruik een inspirerend quote of tekst: zolang het werkt en nog steeds overeenkomt met uw managementstijl. 6. Vraag om een eerste reactie Gebruik een interactietool waarmee de aanwezigen een vraag kunnen beantwoorden. Geef men de keus om anoniem te reageren. De resultaten op het presentatiescherm kunnen wellicht negatief zijn maar het is in ieder geval duidelijk, mensen voelen zich gehoord en het is gemakkelijker te behandelen dan een live reactie. 7. Ruimte voor live reacties Het beantwoorden van live reacties kan een uitdaging zijn, maar het is belangrijk om mensen zich gehoord te laten voelen. Sta digitale input toe voor die werknemers die het moeilijk vinden om vragen hardop te stellen. 8. Follow-up met onbeantwoorde vragen Niet alle vragen kunnen worden beantwoord. Vertel de deelnemers dit van tevoren. Communiceer echter ook 1] wanneer en 2] hoe het publiek feedback van die vragen kan verwachten die nu niet kunnen worden beantwoord. 9. Blijf voor een drankje Voor degenen die jou in een informele setting willen benaderen, is het handig om tijdens de borrel achteraf te blijven. Het aanwezig zijn [als leider] is al een belangrijk teken op zich. Laat je innerlijke kring van collega's voor wat het is en meng je met zoveel mogelijk van je teamleden: van junioren tot senioren! 10. Oefen en bereid je voor Zo'n belangrijke vergadering vereist een gezamenlijke inspanning. Je bent misschien de boodschapper, maar er is een team om jou te ondersteunen: een evenementprofessional die zorgt voor een passende omgeving, medebestuursleden om te ondersteunen en een moderator die zorgt voor tijdbeheer, goede inleidingen en een gestroomlijnde vraag- en antwoordsessie. Je voorbereiding komt vooral neer op oefenen, oefenen en oefenen! Meer informatie over de mogelijkheden voor interactie van Sendsteps?