Social media rondom uw evenement: 20 tips, do's en don'ts Social media en evenementen, het is een match made in heaven. Want social media zijn ideaal in het voortraject, om uw community al mee te nemen, om nieuw potentieel te bereiken, om uw evenement al te laden, etc etc. Tijdens het event zorgt u en uw bezoekers voor een nog veel groter bereik door te delen en na afloop zorgt het voor een krachtig natraject en is het meteen uw podium voor de opmaat naar volgend jaar. Maar dan moet u wel weten wat u moet doen. 20 tips. Onderstaande 20 tips geven u een prettige houvast om uw social media plan rondom uw evenement vorm te geven. Kies voor een strategie, wees authentiek, origineel, wees aanwezig, doe niet te veel aan zelfpromo, reageer snel en slim, wees beeldend en durf te delen. Hoe dat eruit ziet in 20 tips? Start met een marketing/communicatie strategie en kijk welke rol social media daar in spelen. Maak een planning, een verantwoordelijk, etc Onderzoek waar de doelgroep van je event zich online bevindt en sluit je aan bij de bestaande groepen waar zij actief zijn. Zorg dat uw bijdragen daar inhoudelijk van meerwaarde zijn en begin niet meteen met vlaggen te zwaaien, zo voert u inhoudelijke promotie van uw evenement. Als je een event wilt organiseren, kun je via social media snel je doelgroep traceren. Kijk welke soortgelijke events er in het verleden zijn georganiseerd en je weet waar je potentiële doelgroep zit. Formuleer een hashtag (#) voor het event en communiceer deze. Zie de hashtag als een label/merk van uw evenement. Plan social media in, in de voorbereiding van een event. Stel een team samen van social media managers, strategen of producenten. Voeg eventueel een social media reporter, helpdesk en een videoproducent toe aan het productieteam. Vooral de beeldcontent is essentieel. Maak gebruik van dashboards, zoals tweetdeck.com , hootsuite.com om je verschillende social media te reguleren, in te plannen en te meten/analyseren. Zorg dat je als event organizer beschikt over probleemloos draadloos internet (WiFi). Klinkt als een open deur, maar iedereen weet uit eigen ervaring dat de praktijk weerbarstiger is. Uiteraard gebruiken de bezoekers ook in het voor- en natraject van het event social media, maar de bezoekers willen vooral tijdens het event live hun ervaringen posten. Houd daarbij ook rekening met grote files en dus een extra druk op uw netwerk >> lees ook: WiFi op uw evenement Reserveer tijd en aandacht voor social media. Een dood account veroorzaakt reputatieschade. Besteed een deel van de berichtgeving eventueel uit aan professionals en maak gebruik van automatische programma’s. Doe dit echter niet te veel, want het maakt de communicatie onpersoonlijker. Begin op tijd: een half jaar voor een event. Social media zijn namelijk vreemd genoeg ook slow media. De informatie overdracht gaat weliswaar razendsnel, maar het kost veel tijd om vertrouwen op te bouwen met de doelgroep. Zoek je doelgroep op waar deze online actief is en meng je in hun discussies. Luister en reageer. Vermijd te zenden of de wijsneus uit te hangen. Probeer te ontdekken wat in de doelgroep leeft, zodat je ze beter kunt bedienen/servicen en reageer tijdig op vragen vanuit de doelgroep. Via de hashtag #durftevragen kun je feedback van bezoekers/deelnemers vragen. Val op door originaliteit, maar voeg vooral waarde toe: content dient relevant en informatief te zijn en niet te commercieel. Vrees social media niet, maar gebruik negatieve feedback (tweets over de onverstaanbare spreker) om details tijdens het event te corrigeren. Neem de doelgroep als leading en niet je eigen referentiekader. Dat kan betekenen dat je niet van 9 tot 5 uur tweets verstuurt, maar ’s avonds en in het weekend. Plaats tools als de Twitter Wall, Twitter Fountain of het scherm met alle social media activiteit tijdens het event niet achter de spreker of bij het podium, maar elders. Tweeten tijdens het spreken leidt tot rumoer en ruis, een overzicht van social media berichten in een netwerkruimte zorgen dan weer voor ideale gespreksopeners. Blijf actief betrokken in de reacties en discussies rondom uw evenement op social media, dus blijf alert en zichtbaar, geef antwoord en pak kritiek op. Gebruik vooral social media, die visualiseren. Uit onderzoek blijkt dat die aan populariteit blijven winnen. Dus meer plaatjes en filmpjes en minder tekst. Denk als je event organizer bent als een uitgever. Je bent uitgever van kennis en informatie op een bepaald interessegebied. Spaar niet alle info op voor het event, maar deel deze kennis via social media. Authenticiteit is belangrijk. Probeer jezelf te zijn. Zorg dat je merkwaarden op orde zijn en leef daar naar. Dat helpt om doelgericht te twitteren. Zorg dat je offline waarmaakt wat je online belooft. Organiseer offline activiteiten (events) voor mensen die in een online community zijn verenigd. Mensen die online een klik hebben, hebben dat in het echte leven vaak ook. Gebruik Apps en andere tools die de communicatie van bezoekers tijdens een event faciliteren. Bijvoorbeeld de event App Twoppy, die gratis is aan te maken en voor weinig geld gebrand kan worden in de huisstijl van een bedrijf/merk/event.