Hoewel het in het begin misschien niet zo voelt, kunnen thema's het planningsproces van evenementen gemakkelijker maken. Ze zorgen ervoor dat er meer op 1 onderwerp geconcentreerd kan worden.  Als je eenmaal een thema hebt, kan het met zichzelf wegrennen en je inspireren om met dit unieke idee decoraties, rekwisieten, achtergronden en verlichting te bedenken.

De specificiteit van een thema helpt bezoekers om uit hun comfortzone te komen en kan kostuums of verkleedkleding met zich meebrengen, wat een buzz voorafgaand aan het evenement genereert terwijl gasten bespreken en beslissen wat ze gaan dragen.

Het nadeel is dat je voor dit alles echt een thema moet kiezen en dit kan bijzonder lastig en overweldigend zijn, omdat je misschien niet weet waar je moet beginnen. Gelukkig hebben we je gedekt en dit zijn enkele dingen waarmee je rekening moet houden bij het kiezen.

5 dingen om te overwegen bij het kiezen van een evenemententhema:

• Doel
• Demografisch
• Evenementenlocatie
• Begroting
• Seizoen
   

  Doel
  Waarom komt iedereen samen? Je moet deze vraag kunnen beantwoorden voordat je zelfs maar over het thema nadenkt, omdat het mede zal bepalen wat voor soort evenement je organiseert en wat je wilt bereiken. Een lanceringsevenement heeft mogelijk andere thema-elementen nodig dan een feest, dus als je precies weet wat het doel van het evenement is, kun je thema’s filteren.
  
  Demografisch
  Wie is jouw doelgroep en wat verwacht je van hen? Als het thema afhankelijk is van kostuums, past dit dan wel bij deze demografie? Als je weet op wie je je thema richt, evenals de leeftijdscategorie (en andere parameters), kun je je niet schamen, het heeft geen zin om een ingewikkeld historisch thema te organiseren voor de 5e verjaardag van een kind.
  
  Evenementenlocatie
  Is de ruimte buiten of binnen, of heeft de locatie beperkingen voor gebruik? Heeft de locatie functies die een specifiek thema kunnen aanvullen? Een oude historische evenementenlocatie kan bijvoorbeeld lenen voor een thema uit het historische of historische tijdperk, terwijl een museum de evenementruimte kan hebben voor een prehistorisch of 'nacht in het museum'-thema. Het is essentieel om een locatie voor het thema in gedachten te hebben, omdat het kan helpen om mogelijkheden te schetsen en je te inspireren.
   

  Begroting
  Dit is een grote overweging, want met alle creativiteit van DIY-evenementen in de wereld, moeten sommige thema's niet worden overwogen zonder een soort budget. Anders kan het er goedkoop uit komen te zien. Als je een groter budget hebt zijn er ook meer themamogelijkheden. Maar je moet rekening houden met de locatie en de grootte van de ruimtes.  Grote ruimtes zijn met ingewikkelde thema's duurder om te decoreren dan compactere ruimtes. Schakel voor professionele hulp een decorateur in. 
  
  Seizoen
  Hoewel je thema niet bij je seizoen hoeft te passen (het kan zelfs een eigenzinnig alternatief zijn om het tegenovergestelde te doen, bijvoorbeeld een winterwonderland in de zomer), is het belangrijk om rekening te houden met het weer. Dit wetende, kun je bepaalde thema's opnemen of vermijden of een draai aan een eerder idee toevoegen, b.v. een campingthema in december zou naar binnen moeten worden gebracht en het zou de dynamiek van het thema en evenement veranderen.
  
   

10 tips voor evenementthema's van de experts

Denk aan ‘the endgame’
“Het kiezen van een winnend evenementthema komt eigenlijk neer op het einddoel van de klant. Het moet logisch zijn en het verhaal kunnen vertellen en een specifieke boodschap kunnen overbrengen. Een thema hoeft niet overdreven en duidelijk te zijn. Het kan gevoelens of emoties oproepen waarmee een sterker verhaal verteld kan worden. '
- Kate Patay, CPCE Chief Strategy Officer van Patay Consulting

Stay On Topic
“Er zijn manieren om ze op te nemen [thema's] zonder een kamer eruit te laten zien als een geëxplodeerde ‘propshop’. Een thema moet leuk en boeiend zijn en een beetje aansluiten bij het doel van het evenement. Ze moeten op een of andere manier verband houden met de demografie van de aanwezigen en iets zijn dat relevant is wat betreft de groep of de setting. "
- Lenny Talarico, CSEP, CHE, Executive Director of Events, MGM Resorts Event Productions en instructeur voor Event Design & Production aan de International School of Hospitality

Integreer Audio & Visual
Projecties, diavoorstellingen en videomapping die rechtstreeks verband houden met het thema. Zorg voor een afspeellijst met nummers die weer betrekking hebben op het thema. Zorg ook voor een geweldige Event Designer die het thema en alle elementen begrijpt die nodig zijn om de ruimte te transformeren.
- Gisele Barcelo, Events Manager Consultant, GEM Events NYC

Eenvoudig maar effectief
Ik adviseer klanten altijd dat het belangrijk is om een ??thema / solide merk door het evenement te weven, maar tegelijkertijd het niet te doen. ‘Simpel’ wint het vaak boven ingewikkeld. Wanneer je het ontwerp overdrijft, raakt je publiek verdwaald in het evenement.
- Cindy Y. Lo, DMCP, eigenaar & Chief Event Strategist, Red Velvet Events, een wereldwijde DMC-partner

Maak een reis
Als je aan een thema denkt, probeer je dan voor te stellen hoe het zich zal afspelen en neem de deelnemers mee van reis naar begin. Begin met de uitnodigingen en de eerste communicatie die uw publiek ontvangt om ervoor te zorgen dat elk element dat u opneemt, wordt afgespeeld in die verhaallijn. Elk deel van je ontwerp moet hen door de ervaring leiden en ervoor zorgen dat ze die pagina willen omslaan om erachter te komen wat er daarna gebeurt.
- Kate Patay, CPCE Chief Strategy Officer van Patay Consulting


Ken je publiek
Ken de demografie van uw doelgroep, de verwachtingen van de klant en het aanbod op de locatie - thematisering kan eenvoudig zijn met enorme verbeteringen of volledig uniek. Luister naar wat uw klant zoekt en creëer vanaf daar!
- Chris Coniglio CMP, Independent Special Events Manager en Production Manager, Blue Liger Productions, LLC

Het belang van de eerste indruk
Eerste indrukken doen er nog steeds toe. Ik raad ten zeerste aan om het budget hier te investeren om een ??indruk te maken die niet alleen Instagramwaardig is, maar ook het merk versterkt.
- Cindy Y. Lo, DMCP, eigenaar & Chief Event Strategist, Red Velvet Events, een wereldwijde DMC-partner

Voeg een verrassingselement toe
Laat ze wachten. Een onthulling, flashmob of gebruik AR (Augmented Reality) om het publiek halverwege het evenement te prikkelen.
- Gisele Barcelo, evenementenmanager consultant, GEM Events NYC

Het zit in de details
Geen enkel detail is te klein om over het hoofd te zien ... decor, eten en entertainment van begin tot eind spelen allemaal een rol in het thema. Subtiele hints van het thema moeten door het hele programma worden geweven voor optimale samenhang tussen al die kanalen vanaf het moment dat ze binnenkomen tot het evenement eindigt. Dat ondersteunen met sterk detailwerk zal je helpen om dit evenwicht en doel te bereiken.
- Kate Patay, CPCE Chief Strategy Officer van Patay Consulting

Anticipatie
Hoe plaag je de uitgenodigde gasten met wat ze kunnen verwachten van je evenement? Je moet zeker VOORUIT PLANNEN, dus in de veronderstelling dat je een motief gebruikt, begint het met de uitnodiging (of dat nu fysiek, elektronisch of zelfs een website is).
- Cindy Y. Lo, DMCP, Owner & Chief Event Strategist, Red Velvet Events, een wereldwijde DMC-partner

zeheefteen mooi figuur maar hetismoeilijkdieborsten in bedwang te houden, datis echtwelheelege mwaoah, een soortvan victoria secret gevoel, jeah we gotit, you seem working this,maar weini mensen hebbeniemandmetzn giuur thuis op debank zitten, we work, we , pluspuntenvooreenwittebkikini, we walk it all, hiermoetenwewel wat mee, wat zijn hun aan hetdoen dan,you you you you, for youuu,het isleuk omdattezien wetend datje hetooknogeens zou kunnen kopen.dievindikallebei welheelmooi,ze ziet ergewoon prachtiguit,ill bet here, i willalways bet here,for you,van diecollectiewillikalles.a thousandd miles from you, al die bandjes, ziet er gewoon heelmooi uit,

Vermijd deze 4 Eventthema-fouten

Ken de ruimte
Thema’s moeten de omgeving aanvullen, niet in strijd zijn met de bestaande ruimte. Er is niets erger dan ultramoderne meubels in een traditioneel ingerichte balzaal. Scan de ruimte en werk met de bestaande architectuur om de instelling niet opnieuw te creëren. Begrijpen waarom de klant een bepaalde ruimte heeft geselecteerd en vervolgens bepalen hoe die ruimte het beste voor de klant kan worden, zou de primaire focus moeten zijn.
- Lenny Talarico, CSEP, CHE, Executive Director of Events, MGM Resorts Event Productions

Controleer uw locatie
Controleer nogmaals of de locatie goede mobiele service heeft (klinkt als een klein detail, maar het is het enige wat ze zich van het evenement herinneren als je het NIET hebt.)
- Chris Coniglio CMP, onafhankelijke manager speciale evenementen en productiemanager, Blue Liger Productions, LLC

Voorzieningen
Iedereen houdt van een geschenk, maar ik ben een groot fan van alleen geschenken voorstellen die praktisch en zinvol zijn voor de doelstellingen van het budget / merk / evenement. We hebben allemaal genoeg ‘junk’ dus neem de tijd om echt na te denken over wat je weg wilt geven en om je gasten het evenement te laten onthouden, zelfs nadat het voorbij is.
- Cindy Y. Lo, DMCP, eigenaar & Chief Event Strategist, Red Velvet Events, een wereldwijde DMC-partner

Vermijd foute/goedkope thema’s
Heb maskers, hoeden, brillen, zonnebrillen of andere attributen die betrekking hebben op het thema als weggeefacties. Maar wees selectief, het kan opzichtig en ‘tacky’ worden.
- Gisele Barcelo, Events Manager Consultant, GEM Events NYC

 

Dit artikel is eerder verschenen op Eventmanagerblog: Event Theming Masterclass: 5 Special Event Planners Share Their Learnings