Van aanvraag tot passende accommodatie, een voorbeeld

In dit artikel nemen wij jou mee in de praktijk van het plaatsen van een evenemententent voor een bedrijfsfeest. In deze voorbeeldcase legt Intersettle uit hoe een aanvraag bij hen tot de passende accommodatie leidt. Het laat goed zien hoe een samenwerking met Intersettle eruitziet en hoe het plaatsen van tijdelijke accommodaties voor een evenement in zijn werk gaat.

De evenementencase
Een bedrijf wil rondom haar 50-jarige bestaan een tijdelijke accommodatie op het eigen terrein plaatsen voor een mooi jubileumevenement. In verband met de werkkostenregeling willen zij het interne event op de eigen locatie doen. De wens is om een feestelijk event te organiseren voor honderden werknemers, klanten en leveranciers. Het evenement bestaat uit eten, drinken, entertainment en inhoudelijke onderdelen.

Wat is de beste manier om met een leverancier van tijdelijke accommodaties tot het beste resultaat te komen?

Het team van Intersettle verzamelt altijd eerst zoveel mogelijk informatie over de opdracht. Senior accountmanager Marlou: "Hoe de aanvraag ook binnenkomt , er wordt door onze projectmanagers Sandra en Vince altijd telefonisch contact opgenomen. Op deze manier kunnen we zo goed mogelijk alle informatie verzamelen en de belangrijkste dingen checken voor een eerste indicatie. In het hele traject blijf je een vaste contactpersoon houden.”

Marlou, senior accountmanager bij Intersettle: "Je houdt altijd één contactpersoon"

"Natuurlijk passen wij de accommodatie(s) aan op de inhoud van het evenement. Tijdens het telefoongesprek willen we daarnaast ook precies weten wat er nog meer nodig is. In het geval van het jubileumevenement uit het voorbeeld zou dat bijvoorbeeld zijn; wat is de wens voor entree en garderobe? Hoeveel mensen komen er en wat is er dan bijvoorbeeld nodig aan sanitaire voorzieningen? En zo is iedere opdracht voor ons maatwerk, op zoek naar de passende oplossing(en). Ook vragen wij de opdrachtgever of zij samenwerken met een intermediair of kunnen wij deze rol op ons nemen en onze vaste leveranciers betrekken voor bijvoorbeeld stoffering en aankleding. Wij hebben bij Intersettle daar onze bedrijfsvoering op ingericht: het is een one-stop-shop-principe.”

• TIP 1: Tijdige aanvraag, optimaal resultaat

De evenementenwereld is bekend met een hoogseizoen van april t/m oktober. Hoe eerder een aanvraag bij Intersettle binnenkomt, hoe beter. Dan is er de tijd om samen de aanvraag zo concreet en helder mogelijk te maken en samen tot een optimaal resultaat te komen. Zit er onverhoopt toch wat spoed op, ook dan is Intersettle met haar kennis en ervaring dé ideale partner om een prachtige ruimte te leveren.

Voorstel, prijsindicatie, locatiebezoek en vooral persoonlijk contact 
"Aan de hand van de doelstelling van de opdrachtgever en de informatie die we uit het eerste telefoongesprek hebben gekregen kunnen wij al een voorstel en bijhorende prijsindicatie geven. Daarnaast plannen wij altijd een locatiebezoek in. Daar kunnen wij de details en bijzonderheden van de locatie en het evenement met de opdrachtgever doornemen. Het persoonlijke contact is ontzettend belangrijk om goed mee te denken en de verwachtingen realistisch te houden."

• TIP 2: locatiebezoek voor optimale uitvoering

Intersettle zorgt altijd voor een op maat gemaakte uitvoering. Het voordeel van een locatiebezoek is dat de locatie kan worden bekeken voor de mogelijkheden en moeilijkheden. Door de ervaring en expertise van het team van Intersettle zien zij dingen die iemand anders over het hoofd ziet en wel invloed heeft op het resultaat. Ook zorgt het persoonlijke contact ervoor dat er kan worden meegedacht met de organisatie. Dit brengt zowel Intersettle als de opdrachtgever vaak weer op ideeën voor een prachtig evenement.

Offerte, tekening en ondersteuning
"Nadat alle informatie verzameld is vanuit gesprekken met de opdrachtgever en het locatiebezoek gaan we over op het maken van de offerte en plattegrondtekening. In deze fase is er uiteraard ook altijd nog ruimte voor aanpassingen en het aangeven van andere wensen. Bij Intersettle kost een offerte aanvragen niets en wij zorgen dat je die offerte snel in huis hebt."

Afhankelijk van het seizoen zijn er in een tijdelijke accommodatie tijdens een event verschillende dingen nodig. Denk aan een verwarmingsunit of airconditioning, stoffering en aankleding. Intersettle werkt daarvoor al jaren samen met vaste leveranciers en heeft de expertise in huis om dit goed te regelen. “In deze fase gaan wij ook in gesprek met de opdrachtgever over de mogelijkheden waar we naast de accommodatie verder ondersteuning kunnen bieden. Het doel is altijd totaalontzorging. Dus wat is er nog meer nodig? Kunnen wij daarin voorzien of kunnen wij onze partners betrekken om de opdrachtgever delen uit handen te nemen?"

"Bij een groot evenement zoals in de voorbeeldcase zijn er vaak veel contactpersonen betrokken van alle verschillende partijen. Als er geen intermediair betrokken is, neemt Intersettle dit stuk ook graag over van de opdrachtgever. Ook dat is onderdeel van ontzorgen. Als alles via ons loopt geeft dit de opdrachtgever rust."

• TIP 3: Plan productievergaderingen met alle partners

Als het gaat om een groot evenement zoals de voorbeeldcase gaat het waarschijnlijk om meerdere paviljoens, een locatie met bepaalde restricties en veel contactpersonen. Intersettle adviseert dan altijd één of meerdere productievergaderingen te plannen. Hier kunnen additionele wensen of aanpassingen worden besproken. Dit geeft het team ook de mogelijkheid om zo gericht mogelijk advies te geven. Een productievergadering kan gecombineerd worden met een tweede locatiebezoek om eventuele aanpassingen door te meten. Ook vragen van leveranciers over bijvoorbeeld aansluitingen kunnen hier beantwoord worden.

De project manager operations als spil bij op- en afbouw
Intersettle is dusdanig gepokt en gemazeld, dat het als leverancier van tijdelijke accommodaties ook rondom het op- en afbouw proces dicht bij het bouwproces, de partners en de opdrachtgever blijft. "In verband met de complexiteit van een dergelijk groot evenement is ook altijd onze project manager operations Mitchell aanwezig op locatie tijdens op- en afbouw. Bij aanvang van de opbouw is hij bij de opdrachtgever om de huidige situatie te bespreken. Zijn er op het laatste moment nog belangrijke dingen om te weten?”

Gedurende de opbouw kan de opdrachtgever ook altijd bij de project manager operations terecht voor vragen en oplossingen. Daarnaast is hij ook een soort slot op de deur: "Als de opbouw klaar is loopt Mitchell altijd nog een laatste ronde samen met de opdrachtgever. Is alles naar wens? Dan kan het met een gerust hart worden overgedragen.” Bij kleinere opdrachten neemt de uitvoerder deze rol op zich in overleg met de project manager operations.

Contact, afbouw en evaluatie
Bij Intersettle houdt het ontzorgen niet op bij oplevering van de accommodatie. Ook tijdens het evenement kan er onverhoopt iets misgaan. Wat als vlak voor de start de verwarmingsunit ermee stopt? “Wij vinden het belangrijk dat ook tijdens het evenement de opdrachtgever altijd bij ons terecht kan. Bezoekers van het event laten wij natuurlijk niet in de kou staan. Onze project managers Sandra en Vince zijn overdag altijd bereikbaar en in geval van nood zelfs 24/7. Mocht er iets zijn dan lossen we het zo snel mogelijk op.”

“Bij een groot evenement met meerdere paviljoens en veel betrokken partijen is de afbouw net zo belangrijk als de opbouw. Bij Intersettle vindt dat ook altijd plaats onder leiding van de project manager operations. We zorgen ervoor dat we het terrein achter laten zoals we het hebben aangetroffen en sluiten samen met de opdrachtgever af. Natuurlijk neemt de project manager zelf ook nog even telefonisch contact op met de opdrachtgever om te vragen of alles naar wens was en hoe het evenement is verlopen.”