Bedenk dat een goed uitnodigingsbeleid veel weg heeft van een secuur uitgevoerd directmailplan. Daarom is het enorm aan te raden om samen te werken met een goed deelnemersregistratie bedrijf. Het plan kan opgezet worden aan de hand van een chronologisch opgestelde tijdsindeling. Als richtlijn kun je het volgende tijdsplan voor een willekeurig (nationaal) bedrijfsevenement hanteren.

• Vooraankondiging versturen

Een vooraankondiging heeft als doel de genodigden alvast te melden dat er een evenement zal plaatsvinden. Je verstuurt een vooraankondiging bijvoorbeeld omdat je weet dat de agenda’s van je doelgroep lang van tevoren gevuld worden (zoals bij bijvoorbeeld politici). Ook kan het zijn dat je om bepaalde redenen het programma van je evenement nog niet rond hebt, maar alvast wel de datum wilt laten vastleggen. In de vooraankondiging is een aantal zaken belangrijk om te vermelden:

- datum en dag van de week;
- reden/doel van het evenement;
- onderwerpen

• Houd een vooraankondiging kort en zakelijk. Later, in de uitnodiging, ben je uitgebreider.

Tegelijkertijd met de vooraankondiging kun je een website in de lucht brengen, die ‘meegroeit’ met het uitnodigingsbeleid. Huur daarvoor een registratiebedrijf in. Ze verzorgen (voor)aankondigingen, bevestigingen, facturen, badges, aanwezigenlijsten, enz.

• 10 weken vóór het evenement

Conceptvervaardiging van (online) lay-out en teksten opstellen en screenen voorlopige genodigdenlijst. Vorm en uiterlijk zijn heel belangrijk. Roep eventueel de hulp in van een professionele tekstschrijver en maak gebruik van het advies of ontwerp van een drukker of grafisch vormgever. Bedenk wel dat een goede briefing geven extra werk voorkomt. Je bent dus eerst aan zet om globaal te bedenken wat je wilt gaan communiceren en hoe.

Met de genodigdenlijst opstellen kun je niet vroeg genoeg beginnen. Heel vaak blijkt in de praktijk het bestand niet zo up-to-date te zijn als aanvankelijk werd gedacht, blijken er overlappingen te zitten tussen bestanden van verschillende afdelingen en blijkt men vaak duaal of besluiteloos wie er nu eigenlijk op de uitnodigingslijst geplaatst kan worden.

Houd druk op de ketel en spoor verschillende aanbieders aan om toch vooral op tijd aan te leveren. Al te vroeg beginnen heeft weer als nadeel dat er zich tussen de tijd van aanleveren en de verzending mutaties voordoen. Dat moet je dan maar voor lief nemen.

Geef altijd richtlijnen over hoe je het bestand aangeleverd wilt krijgen. Zeker als je met bestanden van externen werkt is dit een belangrijk punt om afspraken over te maken. Over de inhoudelijke ingrediënten van uitnodiging en aanmeldmogelijkheid komen we verderop terug.

8 weken vóór het evenement

• Definitieve teksten en lay-out gereed

Zorg dat het definitieve concept wordt goedgekeurd door alle belanghebbenden. Zo voorkom je dat je als het proces eenmaal in gang is gezet, dure wijzigingen moet doorvoeren. Controleer de laatste versie minutieus en laat deze ook aan anderen lezen ter controle. Soms heb je de tekst al zo vaak gezien, dat je blind bent geworden voor fouten.

7 weken vóór het evenement

• Aanmaak drukwerk

Definitieve genodigdenlijst gereed
Vraag bij gecompliceerd drukwerk een proefdruk aan, zodat je niet voor een voldongen feit wordt geplaatst en een eventuele fout met alle tijdsgevolgen van dien, moet laten herstellen.

5 weken vóór het evenement

• Drukwerk gereed voor handeling - versturen van de definitieve uitnodiging

Bij grote aantallen drukwerk is de handling een niet te onderschatten aangelegenheid. Allereerst is er het ondertekenen. Stelregel is dat aantallen tot 500 exemplaren met de hand ondertekend worden, daarboven laat je ze in een afwijkende kleur (liefst blauw) indrukken.

Ook kun je te maken hebben met het handmatig kalligraferen van uitnodigingen. Dit kun je eventueel door een computer laten overnemen (door Penmatic in Eindhoven, in je eigen handschrift schrijft de computer elke gewenste boodschap).

Dan is er de kwestie van het vouwen en insteken. Je kunt er voor kiezen om dit met collega’s te doen aan het einde van een dag, of het te laten verzorgen door de drukker. Ten slotte heb je te maken met het plakken van etiketten. Dit kun je eventueel al in een eerder stadium doen terwijl het drukwerk wordt gemaakt en je alvast de enveloppen van de drukker ontvangt.

3 weken vóór het evenement

• Sluiting van de responstermijn - versturen van de bevestiging van aanmelding

Denk vooraf na over hoe je de aanmeldingen gaat verwerken en wie dat doet. Je kunt er voor kiezen om via de website of via een e-mail te laten aanmelden, dan kun je automatisch antwoorden. Dit scheelt veel werk. Als organisator heb je het nu vaak ook druk met andere zaken. Wellicht is administratieve ondersteuning bij het handmatig verwerken van uitnodigingen geboden. Als de schriftelijke aanmeldingen binnenkomen, kun je deze ofwel dagelijks wegwerken, ofwel op een grote stapel leggen en het werk in één keer doen. Het is maar waar je voor kiest. Zorg dat alle gasten een bevestiging van hun aanmelding krijgen. Dit voorkomt no-show op de dag zelf. Heb je gekozen voor een digitale aanmeldingsroute, dan kun je de bevestiging ook voorzien van een barcode en deze meesturen. Dat scheelt werk bij de incheck.

2 weken vóór het evenement

• Voorlopige (digitale) gastenlijst gereed

(eventueel) telefoonronde onder genodigden die nog niet gereageerd hebben
Houd een overzicht bij van degenen die zich hebben aan- en afgemeld en van hen die dat nog niet hebben gedaan. De laatste groep kun je dan nog telefonisch of persoonlijk (laten) benaderen.

Laatste week vóór het evenement

Definitieve (digitale) gastenlijst gereed
(eventueel) aanmaak badges
Maak altijd een actuele lijst van aanmeldingen, verwerk daarin de mutaties tot op de dag van uitvoering. Bedenk of je de deelnemers een lijst wilt laten krijgen met de aanwezigen en of je deze lijst kunt vrijgeven. Maak eventueel badges in een zo laat mogelijk stadium aan.