Het congres is een initiatief van Koninklijke Vereniging Stadswerk Nederland en Koninklijke Vereniging van Hoveniers en Groenvoorzieners (VHG). De twee koepels organiseerden voorheen hun eigen conferenties, maar hadden het idee om het samen te voegen in 2024. Want stedelijke ontwikkeling en groenvoorziening, gaan hand in hand. Het groeide uit tot een internationaal congres, met maar liefst 1400 deelnemers uit 60 verschillende landen. De organisatie daarvan, ging niet over een nacht ijs. Het nam maar liefst 2,5 jaar in beslag.

Aansluiten bij de doelstelling van het event

VNG Connect organiseerde het event. Dat startte met het selecteren van de gaststad, wat begon met een bidbookuitvraag. Projectleider Marc Gerritsen: ‘Onder andere gemeente Utrecht reageerde daarop en maakte samen met Koninklijke Jaarbeurs een bidbook. Op basis daarvan kozen we voor Utrecht als host en Koninklijke Jaarbeurs als centrale locatie. Er waren verschillende redenen hiervoor, waaronder de bereikbaarheid, centrale ligging en de aanwezigheid van hotels in de buurt. Maar ook de thema’s van het congres en de duurzaamheidsambities van Jaarbeurs passen bij elkaar.’

In gesprek en meedenken

Account- en eventmanager van Jaarbeurs, Kelly van der Velden-Otten, straalt als Marc dit vertelt.  ‘Utrecht is steeds meer upcoming als locatie voor congressen. Dat heeft niet alleen te maken met de prijs en beschikbaarheid. Utrecht is bijvoorbeeld ook de regio waar de focus ligt op gezondheid (Heart of Health). Dat gaat niet alleen om zorg, maar ook om een betere leefomgeving te creëren in de stad. Dat sluit perfect aan bij dit congres. En niet te vergeten: ook voor internationale deelnemers is Jaarbeurs, met maar 30 minuten van Schiphol, goed te bereiken. We liggen letterlijk náást Utrecht centraal. Daarnaast kunnen wij als Jaarbeurs dit soort internationale congressen goed hosten. We zijn flexibel, denken graag mee en hebben de nodige kennis. We gaan met onze relatie in gesprek. We kijken bijvoorbeeld wat de doelstelling is per bijeenkomst. Op basis daarvan kijken we welke locaties erbij passen.’

Marc beaamt dit. Hij heeft in het verleden al vaker met Jaarbeurs gewerkt en noemt de betrouwbaarheid en snelheid van het team als meest waardevolle aspect. ‘Afspraak is afspraak bij Jaarbeurs,’ zegt hij. ‘Mensen denken hier oplossingsgericht. Uiteraard ook met duidelijke grenzen, maar binnen die kaders is er ruimte om te zoeken naar oplossingen. Ik maak ook weleens mee dat locaties snel de hakken in het zand zetten. Jaarbeurs doet dat niet.’

Samen voor het beste resultaat

 Beiden blikken terug op een bijzonder congres. Kelly: ‘Het was een unieke reis. Het is mooi als je vanaf dag één al aanwezig bent en bij de eerste gesprekken zit. Vervolgens ga je zoeken naar de juiste ruimtes en kijk je samen stukje bij stukje hoe je het gaat vormgeven. En dan komen er steeds meer partijen bij, met verschillende belangen. Dat is echt een behoorlijke organisatie. En dan komt het moment dat je denkt: we zijn er klaar voor. We mogen nu! En als het dan afgelopen is…? Dan begint het nagenieten.’ 

Internationaal succes

Al met al was Future Green City een groot succes. Het bracht een divers publiek samen, van stedenbouwkundigen tot milieuexperts, met één gemeenschappelijk doel: ideeën en oplossingen uitwisselen die bijdragen aan een groenere toekomst voor steden. De plenaire sessies en workshops zorgden voor inspiratie en lieten deelnemers zien hoe innovaties zoals groene daken, circulaire bouw en slimme stadsplanning toegepast kunnen worden. En ook deelnemers kijken er enthousiast op terug. Zowel het congres zelf, als de locatie werden beoordeeld met een dikke 8,5.

Foto's: Jaarbeurs