Van intern evenement naar employee engagement in 8 stappen

Veel interne evenementen, bedrijfsfeesten of jubileum events, hebben een hoger doel. Employee engagement, of ook wel werknemersbetrokkenheid. Maar hoe komt jouw evenement voor collega’s tot dat hogere doel? In dit artikel nemen de experts van D&B Eventmarketing jou stap voor stap mee. In 8 stappen van intern event naar employee engagement en meld je meteen aan voor de masterclass. (Foto's: awardwinnend evenement Bonusan)

Laat één ding kraakhelder zijn: het interne evenement is nog veel krachtiger dan dat event waar iedereen nog weken over praat en mee bezig is. Het is zelfs nog veel groter dan het interne communicatietraject waar het onderdeel van uitmaakt. En waarbinnen het misschien wel de allerbelangrijkste impact-schakel is. Het interne evenement dat op jouw bordje ligt, draagt namelijk bij aan een groot goed: employee engagement. Wie zich dat beseft, ziet voor altijd door grote kracht van het interne event.

Dit zijn de 8 stappen om van intern evenement naar employee engagement te komen, samengesteld door de experts van D&B Eventmarketing:

Kritische intake: blijf de vraag waarom stellen
Onderschat het belang van live events niet
Betrek collega’s bij het interne evenement
Integreer het evenement in een groter communicatieplan
Zorg dat jouw evenement ook echt alleen voor jouw organisatie is
Verplaats je in jouw interne doelgroep en subdoelgroepen
Leg de trots van werknemers bloot
Maak de doelstelling van jouw interne event SMART

In onderstaande artikel nemen de internal branding experts van D&B jou mee langs de 8 stappen, hoe je dit vertaalt naar de praktijk en natuurlijk met een helder beginpunt, want wat betekent employee engagement eigenlijk?

DEFINITIE:

Wat is employee engagement?

Werknemersbetrokkenheid in jouw organisatie. Een op het eerste oog simpele vertaling en definitie, maar wel met verschillende lagen. Het gaat om de mate van betrokkenheid bij het succes van het merk, bedrijf of de organisatie. Die betrokkenheid ontstaat vanuit werknemerstevredenheid.

Waarom bedrijven juist nu in interne evenementen en employee engagement investeren? Dat weten ze bij D&B Eventmarketing maar al te goed:

“In deze tijd van arbeidsmarktkrapte en remote werken lijkt de loyaliteit van medewerkers af te nemen Uit onderzoek blijkt dat betrokken en bevlogen medewerkers zorgen voor hogere productiviteit en minder verloop. Wij geloven dat dit begint met verbondenheid: Met de organisatie, de cultuur en met elkaar."

"Maar hoe zorg je voor die verbinding? Wat is de verbindende factor??Hoe zorg je ervoor dat iedereen de cultuur gaat voelen en dit ook uitdraagt? En wat is de rol van events hierin?”

In 8 stappen van intern evenement naar employee engagement:

1. Kritische intake: minimaal 5 keer vragen waarom

Iedere organisatie kan een evenement organiseren met catering, inhoud en entertainment. Maar een evenement laten bijdragen aan employee engagement vraagt meer dan alleen locaties zoeken en sprekers boeken.

Een succesvol evenement begint bij de vraag “Waarom?”. Daarom is een gesprek met je opdrachtgever van cruciaal belang. Stel bij de opdracht “Organiseer een evenement om de strategie te delen” dus minimaal 3x de waarom vraag. Dan achterhaal je wat de echte vraag is en wat er moet gebeuren.

Zo krijgt het event meer body en kans van slagen.

2. Onderschat het belang van live evenementen niet

Wat herinner je je beter? Het mailtje van je CEO van vorige week? Of het gesprek wat je had tijdens de lunch?: Het is het bewijs dat LIVE communicatie veel beter werkt! Bedrijfstrots, teambuilding en teamgevoel, maar zeker ook betrokkenheid en tevredenheid kun je nou eenmaal niet via het intranet doen, of met een mailtje. Daar hoort live contact bij. Kies je voor een event, waar je met alle collega’s samenkomt, dan raak je mensen in hoofd en hart.

Het activeren van de zintuigen, het prikkelen van de emoties, het zorgt voor een veel sterker effect dan een online boodschap. (zie Neuro onderzoek naar kracht van live). Kortom:

Een evenement is één van de meest effectieve communicatiemiddelen;
Events brengen mensen in beweging en zorgen voor een verandering;
Events zorgen voor verbinding: tussen medewerkers, maar ook met je bedrijf;

3. Betrek collega’s en alle medewerkers bij het interne event traject en concept

Bij de totstandkoming en het uitwerken van een intern event concept of zelfs interne event strategie, is het heel wijs om collega’s daar bij te betrekken. Dan voorkom je in een communicatie-valkuil te vallen: alleen zenden. Niet alleen vertellen, maar in gesprek gaan, dat is het credo. Door collega’s te betrekken bij het eventconcept en het gehele traject rondom het interne event, maak je ze onderdeel van de boodschap en de doelstelling. Collega’s kunnen het meest vertellen over het bedrijf, de cultuur, de gebruiken en de kenmerken. Haal bij je collega’s op wat er speelt én zorg je voor betrokkenheid al voor het event begonnen is.

Of het nou gaat om het concept, de input of bijvoorbeeld de kernwaarden die tot leven komen: brainstorm! Met verschillende vertegenwoordigers uit de organisatie. Daar zit namelijk de sleutel tot betrokkenheid. Kom vanuit de brainstorms tot cocreatie met je collega’s. Dan sta je op weg naar employee engagement al met 3-0 voor.

4. Integreer het event in een groter intern communicatieplan

Eigenlijk hoort het evenement thuis in het rijtje van “Intranet, interne nieuwsbrieven en e-learnings”. Een communicatiemiddel, onderdeel van het communicatieplan.Realiseer je daarbij dat het event een zeer groot en impactvol touchpoint is binnen de communicatiestrategie. Het live moment is daarbij het eindpunt van een voortraject en het begin van een natraject.

5. Zorg dat je het event alleen voor jouw organisatie kan organiseren

Waarom werken mensen bij jouw bedrijf? Wat is het DNA? En hoe onderscheid dit DNA zich van de concurrent? Vragen die je jezelf kan stellen om te zorgen dat je evenement perfect aansluit bij jouw bedrijf.

Als je dit DNA vervolgens gebruikt als basis en combineert met de boodschap vanuit de strategie, heb je een event wat 100% bij je merk past.

6. Verplaats je in je doelgroep

Bij externe communicatie en evenementen is het een must: de doelgroep analyse. Door je te verdiepen in de doelgroep kun je het event en de customer journey aanpassen op de kenmerken van de doelgroep om sneller en krachtiger tot impact te komen.

Dat geldt 1 op 1 ook voor de interne doelgroep. Die is namelijk net zo min homogeen als de externe doelgroep. Dus achterhaal naast de demografische gegevens (Leeftijd, opleidingsniveau, woonplaats), ook de zachtere gegevens: Wat drijft hen? Wat zoeken ze op een evenement? Wat willen zij van jou? Als je weet wat jij wil bereiken, en wat je doelgroep wil krijgen, vind je de perfecte sweet spot voor de inhoud van je event. Zo creëer je betrokkenheid en zet je de eerste stappen naar employee engagement op persoonlijk niveau.

7. Leg de trots van werknemers bloot

Trots, tevredenheid en betrokkenheid zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dus wie richting een sterkere employee engagement wil, zal eerst goed moeten onderzoeken wat collega’s trots maakt.

Wat betekent trots voor jou? Wat maakt jou trots op jouw werk, jouw baan, jouw bedrijf? Een collega van de afdeling ICT is waarschijnlijk trots op de toepassing die ze hebben ontwikkeld, de CEO is trots op de impact van zijn of haar onderneming. Bepaal wat de gemene deler is en laat dit terugkomen op jouw evenement.

8. Maak de doelstelling SMART

Employee engagement is niet te vangen in 10 procent meer sales, of 5 nieuwe collega’s. Nee hier gaat het om een groter doel dat niet direct tastbaar is. De kunst is om het wel tastbaar te maken.

Maak de doelstelling meetbaar en meet het ook daadwerkelijk! Maar even zo belangrijk: kijk bij iedere stap terug naar wat de doelstelling is en hoe die stap daar aan bijdraagt.