1. Wie zijn je VIP’s?

Voordat je begint met plannen, is het belangrijk om te weten wie je VIP’s zijn. Zijn het zakelijke grootheden die netwerken als hoogste prioriteit hebben, of zijn het artiesten die rust en privacy nodig hebben? Maak een profiel van je VIP’s en pas je planning daarop aan.

2. Creëer een oase

Een VIP wil zich speciaal voelen, en niets doet dat beter dan een exclusieve ruimte. Denk aan een luxe lounge met comfortabele meubels, gepersonaliseerde decoraties en misschien zelfs een privébar. Zorg ervoor dat de ruimte niet alleen uitnodigend, maar ook strategisch geplaatst is. Een VIP wil makkelijk toegang tot het evenement, maar zonder constant bekeken te worden. Bonuspunten voor een eigen ingang of parkeerplek; niemand wil in de rij staan achter een foodtruck!

3. Rode loper vibes

VIP’s verdienen een ontvangst die net wat anders is dan de rest. Zet een teamlid in dat hen persoonlijk begroet, hun jas aanneemt en hen begeleidt naar hun exclusieve ruimte of gereserveerde plek. Geef hen een duidelijk contactpersoon voor vragen of verzoeken, zodat ze zich geen nummer voelen.

Een extra touch? Een welkomstcadeau, zoals een mooie fles wijn of een gepersonaliseerd item, laat zien dat je hun aanwezigheid waardeert.

4. Speciaal programma

VIP’s willen vaak een iets ander programma dan reguliere gasten. Denk aan exclusieve sessies, meet-and-greets met belangrijke sprekers, of een backstage tour. Zorg ervoor dat ze zich betrokken voelen zonder dat ze het gevoel krijgen dat ze continu ‘aan’ moeten staan. Communiceer dit programma duidelijk van tevoren, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

5. Aandacht zonder overdrijven

Er is een dunne lijn tussen een VIP zich speciaal laten voelen en hen overweldigen met aandacht. Zorg ervoor dat je team discreet en professioneel is. Houd ook rekening met hun privacy: niet iedereen wil de hele avond gefotografeerd worden of continu aangesproken worden. Een voorbeeld: als je een beroemdheid hebt uitgenodigd, bespreek dan vooraf hun wensen rondom interacties met andere gasten of media.

6. Details, details, details

Bij een VIP-behandeling draait alles om de details. Denk aan hun favoriete snacks in de lounge, een oplaadpunt voor hun telefoon, of zelfs een speciaal samengesteld menu. Kleine, gepersonaliseerde gebaren maken een groot verschil.

7. Aftercare: VIP’s na het evenement

Net zoals bij gewone gasten, stopt het werk niet zodra het evenement afgelopen is. Stuur een persoonlijk bedankje, zoals een e-mail of een handgeschreven kaart, en voeg iets toe wat specifiek is voor hun ervaring. Bijvoorbeeld: ‘We waarderen uw aanwezigheid bij de openingsceremonie, waar u het hoogtepunt was!’ Voor VIP’s met zakelijke belangen kun je een follow-up aanbieden om verder te praten over samenwerking of toekomstige evenementen.