Waar je op moet letten als je kiest voor een registratie-app Door Azavista Je hebt nagedacht over elk aspect van je event. Je hebt doelen gesteld, het team georganiseerd, een datum geprikt, reclame gemaakt voor je event, partners en sponsors aangetrokken en een begroting gemaakt. Maar hoe zit het met het inchecken van gasten bij aankomst? Als organisator is een goede eerste indruk maken en jouw deelnemers een fantastische ervaring geven een uitstekende maatstaf voor jouw succes! Niemand houdt ervan om in de rij te staan, dus je wilt dat het incheckproces probleemloos en vloeiend verloopt. Daarom kiezen slimme eventplanners ervoor om papierwerk te vervangen door technologische oplossingen, die hen helpen om deelnemers een betere ervaring te geven. The Next Web schreef een hele blogpost over hoe je 10.000 mensen tevreden houdt, waarin ze hun ervaringen delen over het registreren en inchecken van deelnemers. Check het uit! Er zijn veel softwareoplossingen die je kunnen helpen met het incheckproces van je event. Er zijn er echter maar een paar die het perfect en vlekkeloos maken. Met dit in het achterhoofd hebben we de essentiële functies opgesomd die elke incheck-app moet hebben, om jou de informatie te geven die je nodig hebt om een oplossing te kiezen die het beste past bij jouw behoeften. VIP-meldingen De grote dag is aangebroken en je gasten beginnen te komen. Er zijn een heleboel mensen om in goede banen te leiden en het is tijd om te netwerken met je gasten en sprekers. Hoe weet je of die belangrijke gast is gearriveerd? Met een goede incheck-app kun je meldingen ontvangen wanneer bepaalde deelnemers aankomen bij het event, zodat jij of jouw team hen de speciale aandacht kunt geven die ze verdienen. Onverwachte gasten registreren en inchecken Tijdens events gebeuren er onvoorspelbare dingen, en onverwachte gasten zijn er één van. Je moet voorbereid zijn om ze te kunnen ontvangen. Zoek een app waarmee je nieuwe deelnemers direct bij aankomst kunt registreren en inchecken. Real-time rapporten en synchronisatie Real-time gegevens zijn erg belangrijk omdat je daarmee snel kunt zien welke gasten zijn aangekomen bij je event, welke sprekers nog niet zijn aankomen, VIP's die je binnenkort verwacht, enzovoort. De gegevens moeten real-time worden bijgewerkt en gesynchroniseerd tussen alle incheckapparaten. Eenvoudig je gastenlijst beheren Om beter aan jouw behoeften te voldoen, moet de app die je kiest het mogelijk maken om nieuwe mensen toe te voegen aan je lijst, gasteninformatie bij te werken (en real-time te synchroniseren) en aangepaste rapporten aan te maken. Extra's Na het analyseren van de essentiële functies die elke incheck-app moet hebben, is het belangrijk om na te denken over de implementatie ervan. Het moet eenvoudig zijn om de app te installeren, te implementeren en om je gastenlijst ernaar te uploaden. Wees ook niet bang om de leverancier te vragen om je te ondersteunen en in te werken. Dat is nog een belangrijk aspect om in overweging te nemen bij de keuze voor jouw tool! Conclusie Er zijn veel on-site incheck-oplossingen op de markt waar je uit kunt kiezen. Het is echter belangrijk om wat onderzoek te doen naar de tools die beschikbaar zijn op de markt en om te bepalen welke functies je nodig hebt, voordat je een investering doet. Al met al moet de incheck-app de wachttijd in rijen reduceren, voor een professionelere uitstraling van jouw event zorgen en je meer tijd geven om je gasten te spreken. Azavista’s on-site oplossing Wij bieden een set van professionele, krachtige en geïntegreerde on-site tools waarmee je alle deelnemers een uitstekende ervaring kunt geven. Onze gecombineerde incheck-app, barcodescanners en badgeprinters zijn eenvoudig om te gebruiken en te installeren en stellen je in staat om efficiënter en productiever te zijn en de kwaliteit van jouw events te verhogen. Klik hier voor meer informatie over onze incheck-app en on-site oplossingen voor het printen van badges.