Een webinar is dus eigenlijk een Engels term voor iets dat wij in het proces van het organiseren van een evenement graag een online talkshow met interactie willen noemen. Om de meerwaarde van uw webinar zo groot mogelijk te laten zijn, is onderstaande informatie goed om op te slaan. De slimme inzet van een webinar op of rondom uw evenement kan echt goud waard zijn.

• Begin bij het begin
  Als u een webinar inzet rondom een evenement dan zijn er aantal zaken die afgevinkt moeten worden op de checklist voor een goed webinar. Neem ruim de tijd om alles in te plannen. Denk daarbij aan de inhoud, de expert of keynote die alles over het onderwerp weet, een goede presentator en vergeet vooral de promotie van het webinar niet. Het heeft daarbij niet zo heel veel zin om heel ver van te voren te promoten. De ervaring leert dat de promotiecampagne zo'n 3 weken voor het webinar het best kan beginnen, met een piek in de laatste week en zelfs op de dag zelf: attenderen dat het webinar gaat beginnen over een half uur, 15 minuten is niet alleen fijn voor de reeds ingeschreven kijkers, maar ook voor zij die alsnog tijd over hebben om mee te kijken. Overigens is de directe mailing, liefst vanuit een persoonlijk emailadres, vaak de meest effectieve promo, zeker als er een directe AANMELD-knop in de mail zit.
   
• Moderator
  Buiten de studio zitten een paar moderatoren. Zij chatten met de deelnemers en jagen de interactie aan. Bovendien bepalen de moderatoren welke vragen er worden doorgezet naar de spreker in de studio. De interactie bestaat uit open vragen / chat en polls (stemmingen). Door de interactie en de polls kan waardevolle informatie uit de doelgroep worden gehaald. Daarom is het ook zaak om op voorhand goed na te denken over welke polls en vragen u in ieder geval beantwoord wilt krijgen, los van de spontane interactie.
   
• TIP: de moderatoren spelen een belangrijke rol in de interactie. Het is daarom zaak dat er een moderator is die de techniek goed kent, maar die tevens goed ingevoerd is in het onderwerp van het webinar, om zo de vragen correct door te kunnen zetten. Dat kan dus betekenen dat er twee moderatoren noodzakelijk zijn.
   
• Hoe werkt het webinar
  Bij een webinar bestaat het beeld uit een videovenster, een presentatievenster (powerpoint, Youtubefilmpjes, computerapplicatie) en chat-venster. Veelal kun je als kijker middels een 'inhoudsopgave' zien waar je bent en welke onderwerpen nog zullen volgen. Dit menu is na afloop erg handig om snel te navigeren in de opgenomen versie.
   
• TIP: het is aan te raden om het webinar door minimaal twee personen te laten leiden: een expert en een presentator (die ook ingevoer moet zijn). De expert is veelal geen geboren spreker en al helemaal niet voor de camera, door een soort interviewvorm te kiezen komt enige vorm van onervarenheid of cameravrees meestal te vervallen.
   
• Data verzamelen en doelgroep
  Direct na afloop van het webinar start een enquête. Die kun je gebruiken om meer te weten te komen over je deelnemers. Ook kun je call-to-action buttons inzetten, daarmee kan men zich direct aanmelden voor je evenement of meer informatie ontvangen over een product of service.

Een webinar vult zichzelf niet zo maar. Zorg voor slimme werving in het voortraject. Dat kan via vakmedia, eigen media, social media of andere gerichte campagnes. Is de webinar onderdeel van het traject van uw evenement, zorg dan dat u direct in de goede doelgroep communiceert en maak duidelijk wat de meerwaarde van de webinar is.

• TIP: om aan te melden voor een webinar is gebleken dat mensen er geen moeite mee hebben om naam en emailadres in te vullen om toegang te krijgen tot de webinar. Daarmee ontstaat weer informatie en data waar u als organisator van een evenement veel mee kunt.
   
• Een webinar kun je op veel verschillende manieren inzetten:
  - Voortraject: Voor bezoekerswerving, zoals hierboven omschreven
  Ideaal om het onderwerp van uw congres of evenement alvast te laden. Alvast een keynote de interactie aan laten gaan met uw doelgroep? Slimme zet. Of de CEO alle vragen laten beantwoorden, voordat 'we' samen een week later het grote jaarcijfers-evenement hebben. Een sneakpreview van het nieuwe product, om relaties naar de productlancering te lokken of een BN'er die iets vertelt over het uitje waar uw relaties voor uitgenodigd worden en ondertussen vragen beantwoordt.

- Hybride: Je webinar vanuit een glazen box studio op de beursvloer of vanaf je evenement
Zet je het webinar live in dan ben je per direct bezig om het evenement te laten horen tot de hybride evenementen. Daar gelden bepaalde spelregels voor. Wees er van bewust dat het webinar het evenement is voor de mensen die er niet live aanwezig (kunnen) zijn. Dat betekent dat het een bepaalde regie behoeft, slimme momenten van interactie, goede samenvattingen en bovenal een goede presentator want om live mee te kijken gedurende een evenement moet het per definitie 'pakkend' zijn. Brief sprekers dat ze na afloop naar de webinar studio moeten komen, probeer innovaties en ontwikkeling van de evenementenvloer te plukken, etc. 

- Natraject: Om de impact van je evenement door te laten werken (terugkom-sessie)
Welke vragen zijn overgebleven? Hoe zorg je als organisator van een evenement dat het geleerde, of het gevoel van het event door blijft werken? Nog een keer herhalen? Het zijn allemaal logische doelstellingen voor een webinar in het natraject. Onderschat ook niet de waarde van een webinar in het natraject om te werven voor een volgend evenement. Tevens biedt het natraject de mogelijkheid om dingen samen te vatten en nog wat extra info te geven.
 

• Een goed voorbeeld: webinar over webinars
  AVEX, een grote audiovisuele toeleverancier voor evenementen, publiceerde samen met Company Webcast een webinar over event streaming, hybride events en webinars: