Stem de inhoud van jouw evenement af op de doelgroep:

Er zijn twee soorten doelgroepen te onderscheiden:

• Interne doelgroep: personeelsleden, oud-medewerkers, partners en/of familie van (oud)medewerkers, bestuurders, etc.
• Externe doelgroep: klanten, prospects, leveranciers, omwonenden, pers, overheid, financiers, etc.
   
• Lees meer: bekijk een aantal do's, don'ts en tips met betrekking tot uw doelgroep

Eigen 
INTERNE DOELGROEP

Personeel

• Worden parttimers en oproepkrachten ook uitgenodigd? Als het bedrijf vaak een beroep op hen doet is dat wel aan te bevelen. Zo laat u als bedrijf blijken dat ze er helemaal bij horen.
• Denk ook aan medewerkers van andere bedrijven die voor langere tijd gedetacheerd zijn binnen het bedrijf.

Oud-medewerkers

• Oud-medewerkers zijn: iedereen die ooit bij het bedrijf in dienst is geweest of passief nog steeds is. Gepensioneerden, mensen in de WIA en mensen die een andere werkgever hebben gevonden.
• Voor de gepensioneerden wordt vaak een apart evenement georganiseerd omdat deze groep specifieke eisen stelt aan het evenement. Ook vinden deze oud-mederwerkers het fijn met oud-collega’s onder elkaar te zijn, zonder anderen erbij.

Partners van (oud-)medewerkers

• Als het evenement georganiseerd wordt om het personeel te bedanken voor de inzet over een afgeronde periode, dan worden partners meestal uitgenodigd.
• Als de doelstelling van het evenement is: elkaar beter leren kennen, dan blijven de partners vaak thuis.
   
• De beslissing wel of geen partners uit te nodigen ligt gevoelig. Voor sommigen is een feest pas een feest als de partners ook welkom zijn. Voor anderen is het misschien wel juist andersom. Het beschikbare budget mag in eerste instantie geen bepalende factor zijn de partners wel of niet uit te nodigen. De bepalende factor moet altijd terug te voeren zijn naar de doelstelling van jouw evenement.

Familieleden van (oud-)medewerkers
Meestal worden hier de kinderen mee bedoeld. Steeds vaker worden er familiedagen georganiseerd met een apart kinderprogramma. Het uitnodigen van de kinderen kan twee doelen dienen:

• De ouders eerder zullen komen als de kinderen mee mogen.
• Het uitnodigen van de kinderen geeft een positieve uitstraling naar buiten.
   
• Gaat je voor een familiedag, zorg dan ook dat de faciliteiten perfect zijn voor personeel, partners én kinderen

Bestuurders
De raad van bestuur of de raad van commissarissen wordt nogal eens vergeten. Maar de aanwezigheid van deze betrokkenen bij evenementen voor medewerkers, is soms zeker functioneel. In de praktijk wordt voor deze doelgroep vaak een apart evenement met een hoger budget per persoon georganiseerd, al roept de huidige tijd juist om een één voor allen intern evenement.

EXTERNE DOELGROEP

Klanten
Welke klanten nodig je wel uit, welke niet? Meestal wordt een onderscheid gemaakt op basis van omzetgrootte. Voor topklanten wordt soms een ander evenement georganiseerd dan voor klanten die incidenteel een kleine order plaatsten. Ook kun je klanten definiëren als beslissers, gebruikers of beïnvloeders.

• Een grote groep klanten is prima onder te verdelen in subgroepen. Voor die groepen, verdeeld op alle mogelijke manier en data, kunt u per subgroep ook andere programma's of zelfs andere events organiseren. Op maat werkt.

Prospects

Prospects zijn potentiële klanten of kleine klanten met groeipotentie. Er worden weinig evenementen georganiseerd met alleen prospects. Bijna altijd wordt de combinatie klanten/prospects gemaakt. Dat heeft een voordeel: de klanten hebben contact met de prospects en kunnen hun positieve ervaringen op hen overbrengen. Nadeel: het zijn toch echt twee verschillende doelgroepen. Focus je jouw evenement louter op prospects, dan kan het hele evenement daar ook daadwerkelijk daarop worden ingericht. Ook hier is de persoonlijke benadering effectief. 

Leveranciers
Trouwe leveranciers zijn van cruciaal belang voor een organisatie. Ook dat zijn potentiele ambassadeurs. Nodig ze uit bij feestelijke momenten, zoals een jubileum, als blijk van waardering. Doel: een (nog) betere samenwerking. Wellicht kunnen ze het evenement sponsoren?

Omwonenden
Omwonenden nodig je bijvoorbeeld uit als tegenprestatie voor de overlast tijdens de bouw van een nieuwbouwpand of verbouwing.

Pers
Heeft het evenement nieuwswaarde? Of vindt het organiserende bedrijf dat er nieuwswaarde is? Nodig dan ook de pers uit. Soms wordt redactionele aandacht gekocht, zodat er gegarandeerd aandacht in de pers is. Riscio: als de pers de kans heeft zich onder de gasten te begeven, is informatie niet meer te sturen. Negatieve berichtgeving kan het gevolg zijn. Maar ach, dat risico loop je natuurlijk sowieso in het tijdperk van sociale media, waarin iedereen journalist is. Dus zorg gewoon dat je jouwzaken goed op orde hebt.

• Jouw gast is tegenwoordig ook jouw 'pers'. Dankzij de smartphone en social media is elke bezoeker een mediabedrijf, die over jouw bedrijf kunnen berichten. Faciliteer ze daarbij. Bijvoorbeeld door na te denken wat je kunt met selfies op jouw evenement. Met een creatieve insteekl maak je van jouw gasten ambassadeurs.

Overheid
Soms is het raadzaam of diplomatiek om vertegenwoordigers van landelijke / provinciale / gemeentelijke instanties uit te nodigen voor een evenement. Realiseer je wel dat politici en ambtenaren aan strenge regels gebonden zijn, daar waar het gaat om het bezoeken van events en het aannemen van geschenken. 

Financiers

• Banken worden uitgenodigd als zij bijvoorbeeld een groot project gefinancierd of begeleid hebben of dit nog moeten gaan doen.
• Denk ook aan de aandeelhouders.

Zowel bij interne als externe evenementen kan de hele doelgroep of een gedeelte ervan uitgenodigd worden. Een combinatie van interne en externe doelgroep komt niet zo vaak voor. Althans niet met het voltallige personeel. Wel een combinatie van klanten en buitendienstmedewerkers bijvoorbeeld.

• Zelf een evenement organiseren? Hanteer dan deze onmisbare checklist.

Informatie over de doelgroep verzamelen
Om een goed programma te kunnen maken, is het belangrijk een aantal basisgegevens van jouw doelgroep te hebben. Voor de interne doelgroep zijn deze gegevens meestal (deels) bij personeelszaken bekend. Voor de externe doelgroep kun je te rade gaan bij de buitendienst, accountmanagers en andere contactpersonen. Maak ook gebruik van CRM-systemen en de verzamelde data in jouw bedrijf. Hoe meer voorkennis van de doelgroep, hoe effectiever jouw event kan worden.

• Heb je te weinig informatie over jouw doelgroep? Betrek ze dan in het voortraject door vragen te stellen, of laat ze een spel spelen waar ze info achter moeten laten. Je kunt jouw potentiele gast ook vragen wat ze uit het evenement willen halen.

Standaardvragen mbt jouw doelgroep zijn:

• De verhouding tussen mannen/vrouwen?
• De leeftijdsopbouw?
• Het opleidingsniveau van de gasten?
• Het sociaal niveau?
• Kennen de gasten elkaar?
• In welke afhankelijkheidsrelatie staan de gasten tot het bedrijf?
• Hoe frequent bezoeken de potentiële gasten een evenement?
• Welke luxegraad zijn de genodigden gewend?
• Wat is er voor deze groep in het verleden al georganiseerd door het bedrijf?
• Wat verwachten de gasten van het bedrijf?

Daarnaast is voor sommige evenementen belangrijk te weten:

• Waar wonen de gasten?
• Welke nationaliteit hebben ze?
• Hoe is hun lichamelijke conditie?

Vragenlijst

• Organiseer je voor de eerste keer iets voor een interne doelgroep? Overweeg dan om een vragenlijst te laten circuleren. Je vraagt dan rechtstreeks aan je gasten wat ze graag zouden willen doen, wat ze uit het evenement willen halen of van/over wie of wat ze meer willen horen.
• Voor een bekende doelgroep wordt dit als een zwaktebod ervaren. Vaak zijn de wensen van de gasten niet haalbaar en moet je af gaan op je eigen inschattingen en ervaringen. Ook het verrassingseffect is weg en een goede waard kent zijn gasten. Er is dus een dun lijntje tussen vragen en mee laten denken, mee laten 'regisseren' en jouw eigen kennis en professie bij het organiseren van een evenement.