Tijdens de opbouw:

1. Communicatiespil
Tijdens de opbouw ben je het aanspreekpunt voor de toeleveranciers, de evenementenlocatie en iedereen die ook maar iets met het evenement te maken heeft. Zorg dus dat je goed bereikbaar en zichtbaar bent. Je bent de communicatiespil.

• Communicatiemiddelen zijn heel erg belangrijk. Daar zijn heel veel oplossingen voor, maar een mooi  nieuw alternatief is LineApp

2. Aanvoer planning
Maak van te voren een logische planning van de aanvoer van leveranciers; de leverancier die het tapijt levert komt natuurlijk eerder dan de leverancier van het evenementen meubilair. Door deze planning bent u ook de logische regisseur van de opbouw.

3. Logisch draaiboek
Zorg dat je een logisch en goed te volgen evenementen draaiboek hebt gemaakt dat voor iedereen duidelijk is. Er moet natuurlijk een kloppende tijdsindeling instaan maar ook contact- en adresgegevens van je leveranciers en sprekers.

4. Dubbelcheck afspraken
Dubbelcheck alle afspraken van te voren om misverstanden te voorkomen en doe dit zo veel mogelijk per email want dan heb je alles zwart op wit staan. 

• Ook een WhatsApp-groep kan heel effectief zijn.

Op de dag zelf:

5. Ochtend briefing
Organiseer bijvoorbeeld in de ochtend van het evenement een briefing met je hostessen en/of ander personeel om iedereen zo goed mogelijk te informeren over de bedoelingen van het evenement.

• Laat jouw team en alle toeleveranciers ook even kennis maken met elkaar

6. Technische doorloop
Techniek is mensen werk, zorg dat alle evenemententechniek getest is. Brief de technicus  en doe een goede soundcheck. Loop de techniek ook door met de dagvoorzitter en de sprekers. 

7. Handen vrij houden
Tijdens het evenement moet je flexibel zijn en zo weinig mogelijk taken hebben. Want als er iets aan de hand is, moet je zo snel mogelijk kunnen ingrijpen. Houd je handen daarom vrij en loop zoveel mogelijk rond om alles in de gaten te houden. Zorg dat je werkzaamheden delegeert. Ga alleen in een uiterst noodgeval zelf met drankjes de zaal rond. Zorg dat je dit soort taken uitbesteed aan anderen en delegeer dit goed. Vaak heb je de neiging om in stresssituaties zelf taken op te pakken maar hierdoor verlies je het overzicht.  

8. Praktische kleding
Qua kleding is het handig om praktische kleding te dragen, een broek met zakken of een jasje waar je wat in kunt stoppen zodat je ook altijd het draaiboek bij je kunt houden. Platte schoenen dragen of in ieder geval bij je hebben is een must.

• Het kan ook echt een pre zijn om die dag herkenbaar te zijn voor iedereen

9. Draaiboek x 10
Print het draaiboek meerdere keren uit, want je laat het soms ergens liggen of iemand anders is vergeten het uit te printen. Zo heb je er altijd een aantal achter de hand.

10. Contact met keuken
Houd veel contact met de keuken en partycateraar, mocht het programma uitlopen of eerder afgelopen zijn, kunnen zij hier op inspelen.

11. Analyseer de social media
Als je social media inzet, zoals bijvoorbeeld twitter, is het noodzakelijk om ook tijdens het evenement dit in de gaten te houden. Als gasten wat twitteren over bijvoorbeeld de temperatuur in de zaal kun je daar meteen op inspelen.

• Wil je echt het social media verkeer analyseren, reageren en sturing geven, dan is het aan te raden om hier 1 of meerdere personen verantwoordelijk voor te maken. Zij kunnen eventuele gewenste aanpassingen aan je doorgeven

12. Geef aandacht
Gedurende het evenement mag je ook best de rol van moeder overste op je nemen. Check of alles gaat zoals het moet gaan, zijn er mensen, partners, sponsoren waar je nog iets voor kunt verbeteren. Kortom: geef aandacht.

13. Zichtbaar bij afscheid
Zorg dat je aan het einde van het evenement door de bezoekers te zien bent. Feedback is belangrijk en dit is een goed moment om de stemming van de bezoekers te peilen. Zorg dat ze met een goed gevoel het pand verlaten.