De eerste stap om de Return on Investment (ROI) van je evenement te vergroten, is het begrijpen en gebruiken van de unieke voordelen van live evenementen. Zo kunnen o.a. de opzet van je evenement en de manier waarop je een boodschap communiceert, bijdragen aan het verbeteren van je ROI:
 

• Creëer focus
  Eén van de voordelen van live evenementen is de stimulans voor iedereen om de tijd zo productief mogelijk te gebruiken. Dit kun je doen door te zorgen voor een kwalitatief programma met persoonlijke interactie, gerichte discussies of bijvoorbeeld het ‘unplugged’ maken van je evenement. Dit zorgt namelijk voor minder ruis, wat betekent dat deelnemers volledig aandacht hebben bij dat wat er gebeurd, en jij deelnemers jouw volledige aandacht kunt geven. 
• Zorg voor vertrouwen
  Het verkopen van jouw merk, product of dienst gaat over verbindingen, relaties en partnerschappen. Vertrouwen in het merk en de service zijn essentieel. Een menselijk touch verzekert deelnemers ervan dat ze niet alleen geld geven aan een anonieme organisatie. Eenmaal in gesprek kan een deelnemer, klant of lead een gezicht geven aan de bedrijven waarmee ze zaken willen doen. Dit is vooral belangrijk in een B2B-context, waar ondersteuning en één aanspreekpunt de sleutel zijn van een lang en gelukkig partnerschap.
• Sterke indrukken
  Persoonlijke betrokkenheid is een kans voor bedrijven en organisaties om zichzelf voor te stellen en een professioneel en competent gezicht te presenteren aan belangrijke prospects. Met een live moment kun je jouw oplossingen, merkbelofte en persoonlijkheid beter overbrengen.
• Dialoog
  Voor belangrijke contacten bieden live events de kans om een ??realtime, diepgaand gesprek te voeren. Een dialoog over hun grootste uitdagingen en een demonstratie van hoe jij specifiek kunt helpen deze op te lossen. Zo ontstaat er interesse en betrokkenheid.

Het verkrijgen van data op jouw evenement 
 

Eén van de meest besproken trends van dit moment is het verkrijgen van data door het automatiseren van evenementen. Op deze manier kun je het aantal en de kwaliteit van de klantbetrokkenheid vergroten. Dit kan o.a. door een Meeting Automation Platform. 


Wat zijn ‘Meeting Automation Platforms’ precies?
Eventorganisatoren steken veel tijd in het plannen en beheren van evenementen, maar handmatige processen zijn meestal foutgevoelig en leveren een minder dan optimaal resultaat op. Meeting Automation Platforms (MAP's) zijn platforms die specifiek zijn ontworpen voor het uitvoeren van kritieke taken, zoals het plannen en organiseren van evenementen, die in realtime statistieken kunnen analyseren. Deze systemen kunnen het handmatige werk, dat nodig is om aan een goede planning te voldoen, met wel 80 procent verminderen. Met een paar klikken plannen, beheren en analyseren, betekent dat je het meeste uit je tijd kunt halen. Je hoeft niet langer te vertrouwen op  ongeorganiseerde notities en informatie; automatiseringssystemen voor evenementen houden alles op één plek.
 

Automatisering betekent betere gegevensbeveiliging, compliance en integriteit
Het automatiseren van je evenement zorgt ook voor veiligere live momenten en meer naleving van strikte privacy- en beveiligingsvoorschriften. E-mails en spreadsheets zijn gewoon niet meer de meest betrouwbare tools als het gaat om bedrijfsgevoelige gegevens. Er zijn hoge alternatieve kosten in geval van fouten en met de GDPR-regels kun je problemen ondervinden met het gebruik van e-mail. Met minder handmatige administratie en taakbeheer kunnen dezelfde taken worden uitgevoerd door minder mensen met een hoger beveiligingsniveau.

Bovendien, met gegevens die van systeem naar systeem stromen zonder handmatige invoer, hoeven gegevensbeheerders zich alleen bezig te houden met de integriteit van de brongegevens en lopen ze niet het risico deze te beschadigen, omdat ze deze op verschillende plaatsen handmatig reproduceren.

De concrete stappen

Nu we de voordelen van Meeting Automation Systems hebben besproken, delen we een aantal tips om zowel vooraf, tijdens als na een evenement het meeste uit je automatiseringssysteem te halen:

VOOR HET EVENEMENT

1. Inventariseer wie het evenement bijwoont en gebruik een automatiseringsplatform om evenementen te organiseren. te plannen en te organiseren. Sommige automatiseringssystemen kunnen zelfs voorspellen wat voor soort deelnemers het evenement zullen bezoeken, waardoor je de kans krijgt om bepaalde demografische gegevens te verzamelen. 
2. Wanneer je een duidelijk beeld hebt van wie er aanwezig is, heb je beter zicht op wie er een lead is en op wie je je moet richten tijdens het evenement. 

TIJDENS HET EVENEMENT

3. Blijf op de hoogte van boekingen. MAP’s of automatiseringssystemen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat iedereen, van verkoopmedewerkers tot leidinggevenden, een overzicht heeft van wat er waar gebeurd. Hierdoor voorkom je dat er dubbele zalen worden geboekt. 
4. Door een automatiseringssysteem weet je meteen wanneer vergaderingen hebben plaatsgevonden en kun je notities in realtime bekijken. 
5. Moet je op het laatste moment een aanpassing maken? Automatiseringssystemen zijn flexibel en events kunnen indien nodig worden gewijzigd.

NA AFLOOP

6. Houd statistieken bij en analyseer welke aspecten het meest en het minst effectief waren.
7. Evalueer eenvoudig de bedrijfsresultaten en zie hoe je jouw ROI hebt gemaximaliseerd.
8. Versterk de teamaansprakelijkheid dankzij de transparante beschikbare gegevens.
9. Vergelijk de prestaties in de loop van de tijd en kijk hoeveel je groeit.

4 Reasons Why Events Are The Best Marketing Investment is a sponsered post by Jifflenow and first appeared on Eventmanagerblog.com

 EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.