Weersomstandigheden; hoe bereid je je voor? 7 tips voor evenementorganisatoren! Een buitenevenement organiseren is fantastisch—zonnestralen, een open lucht en misschien zelfs een lichte bries. Totdat... je naar buiten kijkt en ziet dat regenwolken zich ophopen. Als organisator wil je vooral dat je evenement soepel verloopt, ongeacht het weer. Met een sterk plan B en wat slimme voorzorgsmaatregelen sta je klaar voor zonneschijn én regenbuien. Dus pak dat weerbericht erbij, zorg voor een paar tenten en onthoud: het enige wat je niet kunt controleren is het weer, maar je reactie daarop wel! We delen tips om jouw evenement zo weerproof mogelijk te maken! 1. Een plan B? Absoluut! Een plan B is niet alleen een back-up; het is je reddingsboei. Als het onverwacht begint te regenen of stormen, moet je een ruimte hebben waar je evenement naar kan verplaatsen. Denk hierbij aan een overdekte tent of een nabijgelegen binnenlocatie die beschikbaar is. Informeer hiernaar en zorg dat je tijdig contact hebt met deze locatie om ze als back-up te boeken. 2. Live weersvoorspellingen monitoren We kennen allemaal de kracht van het weerbericht, maar als je echt op safe wilt spelen, stel dan een teamlid aan om live weerupdates in de gaten te houden. Gebruik weer-apps met realtime meldingen en houd de lokale voorspellingen in de gaten, vooral vlak voor en tijdens je evenement. Zo kun je snel schakelen als het weer omslaat. 3. Bescherming voor gasten en apparatuur Paraplu’s zijn leuk, maar ze gaan niet werken als het harder regent of waait. Investeer in tenten die tegen een stootje kunnen, of ga voor regencapes die gasten bij aankomst kunnen krijgen. En vergeet niet: apparatuur, zoals geluidssystemen en verlichting, zijn vaak niet bestand tegen vocht! Huur waterdichte hoezen voor de belangrijkste apparatuur of zorg dat er iemand standby is om de apparatuur te verplaatsen als het gaat regenen. 4. Communiceer het weerbeleid met gasten Heb je een plan B? Mooi! Maar weten je gasten dat ook? Maak duidelijk wat er gebeurt als het weer verandert. Voeg bijvoorbeeld een sectie toe aan je event-website of uitnodiging waarin je uitlegt hoe je met slecht weer omgaat. Zo weten je bezoekers waar ze aan toe zijn en voorkom je verwarring op de dag zelf. 5. Kies slimme locatie-instellingen Sommige buitenlocaties hebben van zichzelf al een ‘plan B’-optie, zoals een terras met overkapping of een gebouw waar je snel naartoe kunt verplaatsen. Kies, indien mogelijk, voor een locatie met die flexibiliteit en bespreek met de locatie-eigenaar welke opties er zijn in het geval van onverwacht weer. 6. Verwarmings- en koelingsopties Weer gaat niet alleen over regen; denk ook aan de temperatuur. In de zomer kunnen ventilatoren, schaduwrijke plekken en extra drinkwater een groot verschil maken, terwijl in de herfst of winter terrasverwarmers essentieel zijn. Overleg met je locatie en leverancier over mobiele verwarmings- of koelingsopties. 7. Zorg voor veiligheid Zorg altijd voor veiligheid, ook in je weerplan. Bij storm of onweer kan het gevaarlijk zijn om onder tenten te staan. Overweeg ook om nooduitgangen te markeren en zorg voor een snelle evacuatie-optie als het weer echt uit de hand loopt. Communiceer deze veiligheidsmaatregelen met je team en vrijwilligers.