Dit of komend jaar aan de slag met de organisatie van een zakelijk evenement? Dan is het handig als je een goed startpunt hebt in jouw oriëntatiefase. Een bedrijfsevenement organiseren is niet iets wat je er zomaar even bij doet. Hier komt veel bij kijken, zeker als je jouw event naar een hoger plan wilt tillen en het een wow-factor wilt geven. Daarom helpen we ambitieuze bedrijven, jij als lezer, graag op weg. Met de juiste voorbereidingen kun je namelijk echt het verschil maken bij de organisatie van jouw eerstvolgende bedrijfsevent.

Wel of niet samenwerken met een evenementenbureau?
Een feestje bouwen, dat kan iedereen, toch? We kennen allemaal wel collega’s en/of vrijwilligers die met veel plezier de jaarlijkse zomer-BBQ, of gezellige borrel met wat hapjes en drankjes in de bedrijfskantine organiseren. Die overigens ook zeker dikke credits horen te verdienen voor hun inspanningen. Laat daar geen twijfel over bestaan. 

Echter, in deze context zoomen we in op het organiseren van bedrijfsevenementen die in perceptie groter en complexer van aard zijn, waarbij meer op het spel staat. Denk aan de reputatie van het bedrijf, de tevredenheid (en veiligheid) van medewerkers en eventueel uitgenodigde klanten. Het gaat hier om zakelijke evenementen met inhoud en ambitieuze doelstellingen. Kortom, we spreken over events waarbij de belangen en verantwoordelijkheden groot zijn.

Sta je voor de taak om een groot en belangrijk bedrijfsevenement te organiseren? Overweeg dan serieus om samen te werken met een professioneel evenementenbureau. Een groot of belangrijk zakelijk event ‘even tussen de bedrijven door’ organiseren klinkt goed, maar lukt zelden.

Selecteer een eventbureau met (liefst) flink wat ervaring, die de nodige creativiteit in huis lijkt te hebben, en een bewezen staat van dienst (actuele trackrecord/referenties) heeft. Houd bij je overwegingen rekening met knowhow, creativiteit, timing/planning, budgetten, ambities en risico’s. Met de juiste eventpartner til je jouw zakelijk event naar een hoger plan. Samen maak je echt het verschil. 

Bureauselectie en het uitzetten van pitches
“Pitches are bitches,” “To pitch or not to pitch? That’s the question!” Dit zijn typische uitspraken die je vaak tegenkomt in blogs of artikelen, en niet zonder reden. Naast dat het lekker bekt, zit er een kern van waarheid in.
In de eventbranche horen bureaupitches er nu eenmaal bij. Er is echter een wereld van verschil tussen een pitch die goed verloopt en een die slecht verloopt. Een pitch op de juiste manier uitzetten kan veel opleveren voor alle betrokken partijen en resulteren in een mooie, langdurige samenwerking. Een slechte pitch daarentegen wordt al snel een hoofdpijn project met uiteindelijk niet gewenste eindresultaten.
 

Het belang van een goede pitch en briefing
Jouw event naar een hoger plan tillen? Dat begint met het uitzetten van een goede pitch. En een goede pitch begint altijd met het opstellen van een complete en heldere briefing.

Garbage in is garbage out. Dit betekent dat slechte input leidt tot slechte output. Hoe beter de briefing, hoe beter de pitch, en hoe beter de uiteindelijke match en resultaten.

Maar hoe stel je een goede briefing op? Heel handig is deze online briefingmodule. Met deze module doorloop je stap voor stap alle onderdelen die samen een complete briefing vormen. Zo weet je zeker dat je alle belangrijke zaken hebt verwerkt en niets over het hoofd ziet. Maak ook een vliegende start met jouw eerstvolgende event.

Bonus Tip
Een zakelijk evenement moet tegenwoordig een wow-factor hebben. Met een zesje of zeventje (het typische ‘oké-gevoel’) maak je geen indruk meer. Een event moet bij wijze van spreken minimaal een negen waard zijn om echt impact te maken en blijvende herinneringen te creëren. 
Dit betekent dat je beter eens in de twee jaar iets goeds kunt organiseren dan elk jaar iets dat middelmatig is. Kies daarnaast voor een professionele eventpartner. Ga voor de wow-factor. Altijd.