Om te beginnen en voor alle zekerheid, alles rondom de werkkostenregeling voor einde 2023 en 2024 nog even op een rij:

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is bedoeld om als werkgever onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Dat kan onbelast binnen de zogeheten vrije ruimte. 

De vergoedingen die binnen de WKR vallen zijn zeer divers, zolang ze maar niet in geld worden uitgekeerd. Ook zaken waar een werknemer privé voordeel van kan hebben, vallen hieronder. Denk daarbij aan gereedschap, tables, sportabonnenementen of kerstpakketten, maar ook bedrijfsfeesten en kerstborrels vallen daar in principe onder.

Laten we eens kijken naar de haken en ogen van de WKR.

Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling (WKR)?

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever dus onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Dat kan onbelast zolang de werkgever binnen de vrije ruimte blijft, In 2023 was die vrije ruimte tijdelijk opgehoogd naar 3 procent. In 2024 is de vrije ruimte binnen de WKR vastgesteld op 1.92 procent.

Vrije ruimte werkkostenregeling

Maar wat betekenen die percentages? Daarbij gaat het allereerst om de totale loonsom van alle medewerkers. Stel de totale loonsom in jouw bedrijf is 400.000 euro, dan had je dus in 2023 een vrije ruimte om onbelast vergoedingen in op te nemen tot 12.000,- euro. In 2024 heb je bij dezelfde loonsom een vrije ruimte van 7680,- euro. 

Heeft jouw bedrijf een loonsom van meer dan 400.000 euro, dan geldt over 'de loonsom' boven dat bedrag een vrije ruimte van 1,18 procent.

• Als voorbeeld voor 2024, bijvoorbeeld voor een nieuwjaarsevenement begin 2024:

- Loonsom: 500.000,- euro

- 10 werknemers

- Vrije ruimte:
1.92 procent over 400.000,- euro = 7680,- euro
1.18 procent over 100.000,- euro = 1180,- euro
- Totale vrije ruimte 8.860,- euro
- Vrije ruimte voor onbelaste vergoeding per persoon: 886,- euro in 2024
 

• Als voorbeeld voor een eventuele kerstborrel of eindejaarsevenement die je eind 2023 organiseerde:

- Loonsom: 500.000,- euro

- 10 werknemers

- Vrije ruimte:
3.00 procent over 400.000,- euro = 12.000,- euro
1.18 procent over 100.000,- euro = 1.180,- euro
- Totale vrije ruimte 13.180,- euro
- Vrije ruimte voor onbelaste vergoeding per persoon: 1318,- euro in 2023

Het nieuwjaarsevent: verschil tussen werkplek en externe locatie

Daarbij is er een heel groot verschil tussen de kerstborrel op eigen kantoor/bedrijf of in een externe locatie. Als voorbeeld:

Kerstborrel op de eigen werkplek:
- Consumpties tijdens het feestje zijn onbelast
- Maaltijden tijdens het feest: maaltijd is loon, daarvoor breng je 3,35 per maaltijd onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling
- Kerstpakket bij het afscheid: de kosten van het kerstpakket kunnen ondergebracht worden in de vrije ruimte van de WKR

Kerstborrel op externe locatie:

- Alle kosten van het feestje/borrel en eventuele cadeaus vormen loon van de werknemer en worden dus als totaal bedrag in de vrije ruimte ondergebracht.

LET OP: kom je boven het bedrag in de vrije ruimte, dan betaalt de werkgever 80 procent eindheffing.