Als het gaat om een wetenschappelijke congres dan zijn de meeste bezoekers op zoek naar:

• Een duidelijke, krachtige agenda met interessante onderwerpen, mogelijkheden voor permanente educatie en geavanceerde technieken of behandelingen
• Hands-on learning of ander interactief leren
• De mogelijkheid om te netwerken met andere wetenschappelijke professionals
• Een ervaring op maat van hun loopbaanniveau

Hier zijn enkele ideeën over hoe je hen kan bieden waar ze naar op zoek zijn.

1. Wetenschap is het belangrijkste ding op uw evenement

Hoewel veel elementen belangrijk zijn voor een succesvolle wetenschappelijke conferentie, overtreft deze ze allemaal. De kwaliteit van leren en het uitwisselen van ideeën bepalen het succes van jouw evenement in de ogen van de bezoekers. Je hebt 'goede wetenschap' nodig. Meer specifiek verwijzen we naar:

- Gewilde sprekers en onderzoekers, de beste in hun vakgebied

- Een combinatie van verdiepende oefeningen naast algemenere sessies

- Sessies en activiteiten voor alle loopbaanfasen

- Cursussen voortgezet onderwijs

- Meerdere ’tracks’ zodat deelnemers hun leerproces kunnen kiezen

- Hands-on interactief leren en presentaties over bevindingen van publicaties

- Een oproep voor papers (zodat bezoekers hun bevindingen ook kunnen delen)

- Minstens één netwerk- of awards-sessie gericht op nieuw onderzoek en bevindingen


Sommige wetenschappelijke conferentieplanners hosten pre- en post-sessies of mini-tracks van speciale interesse binnen hun grotere conferentie. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst van de Canadian Society of Otolaryngology in het Québec City Convention Center 2018 organiseren ze bijvoorbeeld een speciale (gratis) interactieve workshop op de dag voor de officiële start van de conferentie.

2. Maak het bezoeken van jouw evenement zo gemakkelijk en interessant mogelijk

Als eventplanner voor een wetenschappelijke conferentie weet je dat leren en netwerken de belangrijke onderdelen van het evenement zijn. De concurrentie is groot en je wilt een evenement creëren dat de beste internationale deelnemers aantrekt. Om die reden moet je zorgen dat op jouw conferentie echt iets geleerd kan worden. De kans is het grootst dat bezoekers jouw evenement zullen kiezen wanneer het event plaatsvindt op een eventlocatie die goed te bereiken is. Zeker als er ook internationale gasten komen. Een gunstige ligging ten opzichte van het vliegveld is belangrijk maar ook met trein en auto moet het event goed te bereiken zijn.

3. De tijdvoorkeuren van deelnemers

Een grote beslissende factor in het proces of een bezoeker wel of niet naar jouw wetenschappelijke event komt is het vermogen om te begrijpen welke tijden je moet aanhouden. Zowel de tijdinvestering als het gaat om de keuze voor de dagen als de duur van het evenement in totaal.

Ondervraag jouw doelgroep, zo kan een medische conferentie voor artsen soms beter in de weekenden gepland worden. Zorg ervoor dat je inzicht hebt in de drukke schema’s van jouw potentiële bezoekers. Dit is van cruciaal belang om in te zien of ze wel of niet op jouw evenement zullen komen.
Vraag de volgende voorkeuren op:

• Het ideale aantal dagen voor de duur van de conferentie
• Aan welke dagen geven ze de voorkeur (een conferentie alleen in het weekend of op werkdagen)
• Volledige dagen of halve dagen (als je veel lokale bezoekers hebt, hebben ze misschien liever wat tijd op kantoor, ziekenhuis, kliniek, etc.)
• Een laatste opmerking over timing, houd er rekening mee dat er tijdens een kalenderjaar nog iets anders aan de hand is dat het moeilijk kan maken voor bepaalde secties van uw demografische deelnemers om deel te nemen, zoals tentamens (als er veel medische studenten komen bijvoorbeeld), nieuwe ingezeten opdrachten, enz. .
• Het is ook belangrijk om wetenschappelijke conferenties ver vooruit te plannen om te zorgen dat er om jouw evenement heen gepland kan worden. Het is minder waarschijnlijk dat jouw doelgroep op het laatste moment nog op een vlucht springt om naar jouw conferentie te gaan. Plan ten minste negen maanden van te voren, bij voorkeur 15 maanden.

4.  Ontwikkel extra leermogelijkheden

Onderzoekers, wetenschappers en artsen worden gebombardeerd met mogelijkheden om conferenties bij te wonen. De conferentiewedstrijd is groot en het is moeilijk voor deze professionals om vrij te nemen van hun onderzoek, wetenschappelijke activiteiten of praktijk, om nog maar te zwijgen over planningsconflicten en budgettaire beperkingen. Het meest belangrijke facet om boven de rest uit te springen is de kwaliteit van de wetenschappelijk programma’s. Voor de bezoekers zijn de volgende zaken het meest belangrijk:

• Welke onderwerpen komen aan bod
• Wie zal presenteren
• Hoe wordt de informatie behandeld (lezingstijl of praktijkgericht leren)
• Welke influencers zullen aanwezig zijn
• Extra leermogelijkheden aangeboden door de wetenschappelijke conferentie

Andere leermogelijkheden hoeven niet beperkt te blijven tot de eigenlijke conferentie en kunnen zijn:

• Een online community of groep opzetten waarin op hun gemak samenwerkend leren buiten de wetenschappelijke conferentie kan plaatsvinden.
• Video’s van het leren van de conferentie dat na het symposium met collega's kon worden gedeeld. Deze kunnen gratis voor deelnemers zijn of als pakket worden verkocht.
• Virtual reality-simulatiepakketten van de concepten en trainingen die tijdens de conferentie worden behandeld.
• Podcasts van het leren over geavanceerde onderwerpen.
• ‘Borden’ waar onderzoeksmaterialen kunnen worden gedeeld.
• Mogelijkheden om live te gaan op de conferentie voor studenten thuis

Binnenkort meer tips over het organiseren van een wetenschappelijk congres. 

Ook interessant:
Regelgeving rondom farmaceutische congressen en events; KIT als praktijkvoorbeeld