Waarom denken vanuit een doel?

Een inspirerende omgeving haalt het beste in mensen naar boven. De rust van groen om je heen, het idyllische uitzicht vanuit de vergaderzaal; bedenk voor jezelf waar de deelnemers de focus zullen vinden die ze nodig hebben tijdens hun vergadering. Waar voelen ze zich vrij om zich open te stellen en samen te werken? Op welke inspirerende plek durven ze elkaar uit te dagen en tegelijkertijd naar elkaar te luisteren? Stel al deze vragen af op het doel en u zult zien dat een goed begin daadwerkelijk het halve werk is!

Stappenplan voor het achterhalen van uw doel

Een goede vergadering valt of staat met de betrokkenheid van de deelnemers. Krijgt u hen mee dan zal de vergadering eerder een succes zijn. Door het stellen van onderstaande 10 vragen krijgt u het doel van de meeting helder.

1. Wie is de doelgroep?
Voor wie wordt deze vergadering georganiseerd? Hoe zou je deze groep omschrijven? Wat is de verbindende factor?

2. Waarom organiseert u deze meeting?
Is het een eenmalig of terugkerende vergadering? De aanleiding zegt veel over de context van de meeting.

3. Wat is het onderwerp?
Bedenk een onderwerp, thema en steekwoorden die bij de vergadering passen
 

4. Met welke factoren moet u rekening houden?
Zijn er zaken die al bepaald zijn en vastliggen zoals bijv. de datum, budget of aantal deelnemers? Wat mag bijv. de maximale reistijd zijn?

5. Welk gevoel wilt u dat ze overhouden aan de vergadering?
Wilt u dat de deelnemers geïnspireerd naar huis gaan of dat ze actief hebben deelgenomen aan het programma? Met wat voor een gevoel wilt u dat ze naar huis gaan?

6. Wat zijn de uitdagingen?
Zijn er uitdagingen waar u rekening mee moet houden? Bijv. budget, druk programma, ongeïnteresseerde deelnemers?

7. Hoe staan de deelnemers tegenover de vergadering?
Hebben ze een open of kritische houding? Zien ze de bijeenkomst als een verplicht nummer of willen ze alles uit de meeting halen?

8. Met wat voor een gevoel wilt u dat ze de bijeenkomst verlaten?
Wat wilt u de deelnemers meegeven? Wilt u ze een bepaalde visie overbrengen of juist kennis en vaardigheden? 

9. Welke actie moet er volgen?
Wat is de actie die de deelnemers na afloop van de vergadering moeten ondernemen? Wilt u dat ze anders gaan handelen of bepaalde acties ondernemen?

10. Omschrijf het doel van uw vergadering
Aan de hand van bovenstaande antwoorden kunt u nu het doel van de bijeenkomst omschrijven. 


Voordelen van denken vanuit een doel
Of u nu als doel heeft om te verbinden, te brainstormen of samen te werken, wanneer u het doel weet dan kunt u hier uw vergadering op afstemmen. U zult zien dat uw werk niet alleen makkelijker, maar ook leuker wordt! Waarom?

1. U vindt binnen no-time een geschikte locatie
U weet wat u zoekt, omdat u het doel helder heeft. Veel locaties vallen hierdoor logischerwijs al af.

2. Het briefen van de locatie was nog nooit zo makkelijk
Doordat u weet wat de wensen zijn en wat u wilt bereiken, kunt u de locatie heel gericht briefen.

3. U creëert een inspirerend programma met impact
Door met de locatie samen te werken, kunt u een programma samenstellen dat helemaal op maat is gemaakt voor uw organisatie. Hierdoor is de kans vele malen groter dat u uw doel behaalt.

4. U ontvangt geen algemene offerte, maar een offerte op maat
Doordat u uw wensen zo duidelijk heeft overgebracht, ontvangt u een offerte die hier helemaal op afgesteld is. Duidelijkheid voor u én uw opdrachtgever.

5. U ontvangt positieve en enthousiaste reacties op uw bijeenkomst
U heeft het doel centraal gezet en hier op ingespeeld. Met blije deelnemers als resultaat!

Bij Landgoed Te Werve en Kasteel De Hooge Vuursche