Zonder doelstelling, geen event! Hopelijk is dit artikel voor u volkomen overbodig, maar de praktijk leert helaas: er worden heel veel evenementen en live momenten georganiseerd zonder dat het organiserende bedrijf of organisatie een duidelijke, heldere en haalbare doelstelling heeft beschreven. Voor het organiseren van een evenement is dan ook slechts één allesoverheersende gouden regel: begin bij de doelstelling. Zo maar een feestje geven of een evenement organiseren? Wat wilt u nou precies met dat teambuildingsuitje? Een productintroductie zonder er dieper over na te denken? Een klein event, creatief en vol verrassingen (zie foto), maar zonder een duidelijk doel? Het is er echt niet meer bij. Het is absolute noodzaak om als eerste stap in de organisatie van een evenement een duidelijk overzicht te maken van de doelstelling van het event en de bijhorende doelgroep af te bakenen. Zonder doelstelling geen event. En let op, evenementen kosten geld, dus moet het organiserende bedrijf of instantie wel heel goed weten waarom een evenement georganiseerd wordt, wat de doelstelling is en hoe die doelstelling bereikt kan worden. Om bij deze eerste stap een beetje houvast te krijgen, hierbij een kort stappenplan: Formuleer een probleemstelling of aanleiding voor het evenement Bepaal de doelstelling en doelgroep zo concreet mogelijk. Wees met name bij het bepalen van de doelgroep zo specifiek mogelijk. De doelstelling is leidend: een evenement zonder doel, moet niet georganiseerd worden, maar ook doelgroep denken is zeer essentieel. Daarbij is het onderscheid tussen intern en extern essentieel, maar ook binnen deze grove scheiding is het aan te bevelen de doelgroep dieper uit splitsen en het programma op de specifieke doelgroep toe te spitsen. Bekijk de mogelijkheden die er zijn om de doelstelling te bereiken (brainstormen), denk hierbij aan welk traject voor en na het evenement noodzakelijk zijn, welke live vorm het meest effectief is voor de doelstelling, wat u uit het event moet halen en hoe, etc etc. Voor inspiratie kunt u natuurlijk een kijkje nemen in de keuken van andere bedrijven door het nieuws op EventBranche.nl in de gaten te houden, of voorbeeldcases in EventBranche Magazine te bestuderen. Bepaal uw budget Werk een globale programma opzet uit. Hierbij valt te denken aan de opbouw van het programma, het aantal gasten, datum, gewenste locatie, soorten entertainment, catering etc. Legt u de organisatie bij een extern evenementenbureau zet dan een briefing op papier. Begin hier pas met de daadwerkelijke organisatie van uw evenement. TIP: Maak bij iedere stap ook een stap terug en pas aldoende uw stappenplan aan. En let op, een evenement kan en mag nooit een moment zijn, dus zorg voor slimme voor- en natrajecten, waarbij het grootste effect van een event/live moment er is, als u het event inpast in uw marcom-mix en er dus een strategische gedachtegang achter het live moment zit!