Er is een simpele reden voor het woord geen bij de fouten die we maken in het samenwerken met een bureau: niet iedereen weet waar de meerwaarde zit bij de inzet van een bureau. Terwijl daar zoveel kennis en expertise zit, juist zo veel meerwaarde!

In dit artikel 20 van de meest gemaakte fouten bij de inzet van een bureau voor jouw evenement. Maar laten we eerst even kijken naar de soorten bureaus. In grote lijn kun je ze in 3 groepen scheiden:

Soorten bureaus
Veel bureaus in de eventbranche gebruiken nog altijd het 'wij organiseren alles'-principe. Al zijn er steeds meer bureaus die zich openlijk segmenteren. Voor jouzelf kunt je evenementenbureaus, naast reclame-, communicatie- of marketingbureaus die ook events doen, in grote lijnen onderverdelen in 3 categorieen:

• Eventmarketingbureaus - deze bureaus kunnen jouw evenement perfect inpassen in jouw communicatie- en marketingmix. Deze bureaus zetten zich vaak in de markt als bureau voor live communicatie, experience marketing, brand experience of vergelijkbare termen
   
• Organisatiebureaus - de meerwaarde van een organisatiebureau zit hem vooral in de handjes, het logistieke en creatieve deel. Deze bureaus beschikken over enorm veel kennis en kunde voor het strak, goed en veilige laten verlopen van jouw evenement
   
• Bedrijfsuitjes - evenementenbureaus gespecialiseerd in bedrijfsuitjes beschikken over kant-en-klare producten. Omdat ook het bedrijfsuitje of teambuildings event meer en meer in een strategie gegoten wordt, zie je hier ook een verdere verbreding van de diensten.

De 20 meest gemaakte fouten bij het samenwerken met een bureau voor jouw evenement:

• Geen gebruik maken van de creatieve ideeën van een bureau
• Geen gebruik maken van het bureau om u te adviseren bij het integreren van het evenement in uw marcom-mix
• Geen gebruik maken van de adviesrol van het bureau om aan de hand van uw doelstelling tot de grootst mogelijke impact te komen
• Geen gebruik maken van bureaupartners onder de toeleveranciers (kan veel schelen)
• Offertes opvragen zonder duidelijke doelstelling of briefing
• Grote plannen maar geen realistisch budget hebben
• Een intern bedrijfsevenement laten organiseren zonder rekening te houden met de Werkkostenregeling
• Als opdrachtgever volledig meegaan in de tot standkoming van het concept/evenement, maar uiteindelijk niet beslissingsbevoegd zijn
• Een evenementenbureau kiezen op basis van hun website, zonder te checken wat er achter zit
• Te veel bureaus in een pitch stoppen
• Strategische bureaus verwarren met organiserende bureaus
• Te korte leadtijd
• Onduidelijke/ te algemene briefing
• Briefing zonder DNA, doelstelling, gewenste gedragsverandering te bespreken
• Geen middenweg vinden in eigen controle behouden en vrijheid geven aan het bureau
• Geen 'wat als' plan
• Geen referenties van het bureau checken
• Geen openheid bieden aan het bureau, in alles!
• Het bureau zien als toeleverancier in plaats van partner
• Een goed bureau, goede hulp, advies, concepten, etc, het kost geld, onderschat dat niet