Het congres was zeker tot voor enkele jaren terug bij uitstek een event voor live communicatie. Deelnemers konden live met elkaar in gesprek, konden elkaar zonder tussenkomst van een scherm in de ogen kijken en tot effectieve kennisoverdracht komen.

Het congres, kennis event, symposium of seminar is na corona weer op de weg terug. Congrescentra verwelkomen weer sprekers en gasten uit alle delen van de wereld en tegelijkertijd is het online of hybride congres of kennis event ook een blijvertje. 

En het lijkt wel of corona nog een extra zetje heeft gegeven, maar steeds vaker kiezen congressen en kennis events om het gebaande, ietwat standaard, pad te verlaten: langzaam maar zeker verschuift het congres en kennis event van zenden naar een totaalbeleving waarbinnen kennisoverdracht plaatsvindt. Sterker nog: we schuiven van congres en conferentie naar kennis event en dat is een goede zaak. En zo ontwikkelen congressen en kennis events zich stevig door. Toch is een groot deel van de checklist voor het organiseren van een congres hetzelfde gebleven:

Organiseren congres

Het organiseren van een congres is een evenement op zich. Het vergt veel tijd en een goede voorbereiding. Een draaiboek inclusief een goede checklist is onmisbaar. Elk congres is een uniek evenement. Toch heeft ook elk congres een geraamte, dat elke organisator van een kennisevent de nodige houvast geeft. We nemen je mee langs de belangrijkste zaken. Wil je persoonlijk advies, gratis en vrijblijvend, neem dan contact op met ons expertteam.

Lees ook:
De waarde van een speech of keynote vergroten op een evenement

Wat kost het organiseren van een congres?

De vraag wat kost een congres, net als de vraag wat kost een evenement, is niet te beantwoorden. De kosten van een congres zijn volledig afhankelijk van hoe je de grote kostenposten van een congres invult. Dit zijn in grote lijnen de kosten van een congres:

- Locatie, decoratie, inrichting, audiovisueel, hosts, eventpersoneel

- Catering, cateringpersoneel

- Sprekers en overige inhoud van het programma

- Conceptontwikkeling en projectmanagement

- Communicatie, PR en marketing van het congres

En ook al is een inschatting van de prijs per persoon bij het organiseren van een congres een onmogelijke vraag, toch kun je op basis van bovenstaande lijst rekening houden met minimaal een kostprijs van 100,- euro per persoon.

Conceptontwikkeling

Misschien een open deur. Toch kan het geen kwaad om je doelgroep zo nauwkeurig mogelijk te beschrijven. Nadat je die hebt bepaald, is het zaak je doelstelling te verwoorden. Vertaal het idee al in een vroeg stadium in een concreet programma. Bepaal ook of je alle touwtjes zelf in handen wilt houden qua organisatie, of dat je een bureau inhuurt of delen uitbesteedt. 

Als je het concept hebt staan, is het raadzaam dit door te nemen en af te stemmen met alle betrokkenen. Komen de verwachtingen overeen en is iedereen het eens over de doelstelling. Zo hou je alle stakeholders aangelijnd en betrokken. Dat voorkomt dat je later in het proces van de organisatie stappen terug moet. 

Congresbezoeker experience

En wie anno 2022 of 2023 of in welk jaar je ook gaat organiseren, denkt dat je met een kennis evenement of congres nog wegkomt met een grote zaal vol stoelen, een podium en een spreker, die moet toch echt nog een keer nadenken.

De kracht van live communicatie zit in beleving, in het prikkelen van zintuigen en het aanzetten van onze emoties waardoor onze hersenen wetenschappelijk bewezen veel actiever met de kennis omgaan. Dus, organiseer ook vanuit de klantreis op jouw evenement. Wat overkomt hem, haar? Welke beleving is de context waarbinnen de kennisoverdracht plaatsvindt? Hoe zorg ik voor het raken van het individu in die grote groep deelnemers? Waar voeg ik effectief entertainment, beleving, catering toe? Organiseer vanuit een slimme congresbezoeker experience.

Begroting

Het financiële management is eveneens een belangrijk onderdeel bij de organisatie van een congres. Meestal heb je niet de luxe van een ongelimiteerd budget. Daarom is het goed een begroting op te stellen. Bepaal ook wie er verantwoordelijk is voor het bewaken van het budget. 

Andere tips die handig zijn: Houd altijd rekening met onvoorziene posten, die zo'n 10% van je totale begroting bedragen. Met een begroting kun je ook een inschatting maken van de kosten voor deelnemers. Is het mogelijk om met partijen samen te werken, die mogelijk ook willen sponsoren.

Tijdsplanning

Het organiseren van een congres vergt veel tijd. Begin daarom op tijd. Het organiseren van een kennisevent van enige omvang kost gemiddeld zo’n zes tot twaalf maanden voorbereiding. Stel zo snel mogelijk een datum vast, waarbij je rekening houdt met je doelgroep, schoolvakanties, feestdagen en andere evenementen.

Evenementenlocatie

Waar gaat het congres gehouden worden? Onderschat nooit het belang van een goede locatie. Criteria waarmee je rekening moet houden zijn onder meer de bereikbaarheid, de technische voorzieningen, de kosten en natuurlijk de capaciteit. Zorg er ook voor dat de aard van de evenementenlocatie of congrescentrum past bij jouw congres.

Sprekers

Bij een congres, symposium en vrijwel elk ander kennisevent kan de lijst met sprekers jouw succes maken of breken. Een sterke dagvoorzitter is een vereiste. Werk hier bij voorkeur samen met een erkend sprekersbureau. 

Maak een concept-programma met een indeling van de sprekers, waarbij je rekening houdt met mogelijke deelsessies en workshops. En zorg dat interactie, input, conversaties, discussies, betrokkenheid van de congresbezoekers in je programma zijn opgenomen.

Projectmanagement

In deze fase moet de opzet, planning en het complete organisatie programma worden uitgewerkt. Denk hierbij aan:

• Samenstellen lijst genodigden
• Coördinatie en verzending uitnodigingen
• Opstellen en bewaken projectplan
• Samenstellen draaiboek
• Onderverdelen van de taken in de projectgroep
• Bepalen wie waar het aanspreekpunt voor is op de dag zelf

Marketing en promotie

Welke huisstijl hoort bij het evenement? Als je dat hebt bepaald, voer het dan consequent door in het communicatieplan, promotieplan en publiciteitsplan.

Zorg voor een goede informatieve website. Dit is een wezenlijk onderdeel van de communicatie. Dat geldt niet alleen tijdens het congres zelf, maar zeker ook in het voor- en natraject. Welke social media ga je gebruiken? LinkedIn vereist een andere strategie dan Facebook en Twitter. Maak een goede contentplanning, wanneer je wat naar buiten brengt.

Ook jouw congres is vast gebaat bij publiciteit. Mainstream media hebben een enorm bereik, dat misschien niet altijd even relevant is. Bepaal van welke media je aandacht wilt en vergeet daarbij zeker de vakmedia niet.

Free publicity is lekker, maar je hebt niet de regie. Als je adverteert bepaal je zelf je boodschap en het medium. Ook het opstellen van een mailinglist is een goede investering.

Lees ook:
Relatiemarketing - de impact van relatie evenementen

Toeleveranciers

Welke goederen en diensten heb je nodig voor je congres? Zorg voor een goed en compleet overzicht. Een cateraar is een uitstekend voorbeeld. Wordt het een traditionele cateraar of kies jij ook voor vegan catering. Denk bij toeleveranciers ook aan groendecoratie en audiovisuele techniek. Vaak heeft het congrescentrum de nodige basisvoorzieningen. Check dus goed wat er wel en wat er niet is.

Deelnemersregistratie

Voor een goede deelnemersregistratie is het raadzaam de journey van de deelnemer af te leggen. Maak een registratiesite of een deelnameformulier op je website. Bepaal samen met de deelnemerregistratie hoe het traject voorafgaand aan het evenement verloopt.

Beheer de financiële administratie en verstuur de facturen. Wie in je organisatieteam coordineert het produceren en leveren van de badges en deelnemerslijsten op locatie. Is de deelnemerslijst onderdeel van de evenementenapp? 

Bepaal hoe de ontvangst verloopt van de deelnemers, maar ook van sprekers, exposanten en andere betrokkenen. Zorg voor een goede instructie van hosts en hostesses.

Lees ook:
Dit zijn de do’s voor de uitnodiging van een evenement

Vlak voor het evenement

Zorg ervoor dat de actielijst kort voor het congres zo kort mogelijk is. Er gebeuren altijd onvoorziene zaken, dus daar kun je maar beter ruimte voor hebben. Zorg dat alle betrokkenen een heldere briefing krijgen. Loop alles – inclusief het hele draaiboek – goed door. Staat alles en iedereen, incusief toeleveranciers klaar, werkt alles? Een uiterst nauwkeurige finale check kan een boel ellende voorkomen.

• TIP: vergeet vooral niet in het voortraject input op te halen bij je congresbezoekers: welke vragen spelen er, wat willen zij weten, breng ze alvast in online sessies in contact met de sprekers, etc

Tijdens het congres 

Monitor tijdens het event voortdurend. Loopt het programma door, waar zie je mogelijke bottlenecks ontstaan en hoe reageren deelnemers. Belangrijk gedurende het hele congres is dat er voldoende zichtbare aanspreekpunten zijn. Je wilt te allen tijde eventuele knelpunten voor zijn, dus zorg dat je steeds vooruit denkt op het programma.

Nazorg en evaluatie

Een bedankje in elke vorm is zeer attent naar zowel deelnemers, toeleveranciers als sprekers. Een goede evaluatie met alle betrokken partijen is altijd leerzaam en kan een stevig fundament leggen voor een eventueel volgende editie. Verzamel de geproduceerde content en maak een plan hoe dit te gebruiken. Verzamel en verwerk alle data in de systemen, zodanig dat je dat bij een volgende editie tijd en moeite scheelt.

Belangrijk tijdens de evaluatie zijn zeker ook de financiën. Klopte de vooraf opgestelde begroting. Waar waren er afwijkingen en wat waren de oorzaken daar van.

LET OP:
En het allerbelangrijkste: laat jouw congres of kennis event niet een moment zijn. Dus richt een platform in, een community, waarbinnen de bezoekers, de sprekers en het thema elkaar binden en blijven vinden. Deel de kennis van het event, vul aan en werk langzaam toe naar de volgende editie. 

Lees ook:
De waarde van een speech of keynote vergroten op een evenement
 

Inspiratiecases:

In de categorie Congressen en kennis events won de case van Tata Steel:
Opdrachtgever: Tata Steel
Inzender: IDTV

IDTV case video 100 jaar Tata Steel - The Transformation Game from IDTV on Vimeo.

Learning: Door middel van een spelvorm kon iedereen uit de waardeketen van Tata Steel,  +/- 500 personen, meebeslissen over de ontwikkelingen van de staalfabriek voor de komende 50 jaar. Door de game en door het proces hebben de deelnemers meer inzicht gekregen in de uitdagingen waar Tata Steel nu en in de toekomst mee te maken heeft.

Lees meer over deze eventcase van Tata Steel. 

Genomineerde eventcase van de Gouden Giraffe Event Awards: 
Casenaam: Forward Thinking Leadership
Opdrachtgever: DenkProducties & AFAS Software

 
 

Lees meer over de eventcase Forward Thinking Leadership

Genomineerde eventcase van de Gouden Giraffe Event Awards: 
Casenaam: Klimaattop Zuid
Opdrachtgever: Gemeente Breda

Lees meer over de eventcase Klimaattop Zuid