Sowieso vervullen alle soorten van ‘verbindende communicatie’ voor, tijdens en na het evenement een steeds belangrijkere rol. Maar met de trend van de integratie van sociale media, en uitgebreidere vormen van deelnameregistratie, is de internetverbinding en goede wifi op evenementen met stip gestegen in de top van benodigdheden op evenementen. Wat te denken van live videoverbindingen, live streaming, bezoekersstromen monitoren, betaal/ Pinsystemen, gebruik van een app door je bezoeker, kaart- en ticketverkoop en controle, camera-beveiliging, narrowcasting en noodoproepsystemen; het heeft allemaal verbinding nodig met internet waardoor wifi in veel gevallen cruciaal is voor een goed verloop van het evenement.

1. Maar bijna iedereen heeft toch wel 4G op zijn mobiel?

4G is alleen geschikt tijdens een klein evenement in een gebied met een perfecte dekking en waarbij alleen het gebruik van de mobiele telefoon door de bezoeker voldoende is voor het goed verlopen van het evenement. Bij het werken met laptops en tablets voor bijvoorbeeld de interactie tussen publiek en spreker of bij een mobiel PIN-betaalsysteem of je wilt dat de bezoekers massaal online gaan reageren via alle devices (laptop, tablets en mobiele telefoons) naar alle beschikbare socials dan is een goede wifi een absolute must en daarmee een directe ondersteuning van het hele evenement. 4 G op je telefoon is leuk en makkelijk voor jezelf maar niet echt bruikbaar voor eventorganisatie.

2. Waarom wordt je internetverbinding slechter naar mate de gebruikersgroep, het evenement groter wordt? En b: zijn er andere storende factoren als het om wifi op locatie gaat?

Voor zowel 4 G als ook wifi op evenementen geldt dat het een medium is dat gedeeld wordt. Elk verbonden apparaat deelt de capaciteit van de zender. Meer apparaten op het totale evenement zorgen voor een slechtere verbinding. Het voordeel dat je hebt als je alleen 4 G nodig hebt op je evenement is dat dit een verbinding is met een vaste licentie. Dat wil zeggen dat niemand anders op deze frequentie mag uitzenden. Er is dan slechts één storende factor mogelijk: de dikte van de muren. Zit je op een kasteel of een industriële locatie met je evenement dan kan de dikte en de hoeveelheid muren een storende factor zijn voor de wifi-verbinding voor dat specifieke evenement op die locatie.

3. Bestaat 100% optimale verbinding op elke locatie? Zit er ook een maximum aan de grootte van een gebied dat je wilt voorzien van wifi?

Dat is een lastige direct te beantwoorden vraag. In principe kun je op elke evenementenlocatie in Nederland een breedband-verbinding (5GHz) bewerkstelligen en daarop een wifi-netwerk aansluiten. Maar er zijn altijd uitdagingen: midden in de stad, tijdens andere evenementen in de directe omgeving en obstakels als dikke muren vragen om meer zenders ter ondersteuning. Er zit daarom ook nauwelijks een beperking aan de grootte van een gebied.

4. Wat kost tijdelijke wifi op locatie tijdens een evenement eigenlijk? En heb je dan ook garantie?

Het is niet mogelijk een vaste prijs af te geven. De prijs van tijdelijke wifi tijdens een evenement is, zoals al eerder genoemd, afhankelijk van de antwoorden op de volgende vragen:

• hoe is de ruimte en locatie waar tijdelijke wifi gewenst is (muren, in de stad)?
• welke (andere) draadloze apparaten gaan er gebruikt worden tijdens het evenement?
• wat voor type apparaten zijn dat?
• is er al internet op de locatie aanwezig en heeft deze voldoende bandbreedte?

Om toch een idee te geven een voorbeeld van tijdelijke wifi op locatie:

Een bioscoop wil voor alle aanwezigen (ongeveer 250 personen) een goede wifi verbinding krijgen i.v.m. het gebruik van social media. Een goede internetverbinding is al aanwezig. Prijsindicatie: 500 euro. Incl. huur van de apparatuur (router, firewall, switches en wifi-zenders), bekabeling arbeid en transportkosten.

5. Hoeveel tijd moet er zijn tussen het opvragen van een offerte en het moment dat er tijdelijke wifi op locatie moet zijn?

Voor een eenvoudige klus (zoals het prijsvoorbeeld) dient de organisator rekening te houden     met een maximum van een werkweek. Om een goede wifi op een evenement te krijgen als een groot festival of een compleet congres met honderden zo niet duizenden bezoekers moet de eventmanager rekening houden met 4 weken. Dat is inclusief het goed onderzoeken of kan worden voldaan aan alle randvoorwaarden om tot een goede internetverbinding te komen.

6. Wat kan een goed bedrijf dat tijdelijke wifi op locatie levert vaak nog meer?

Een goede leverancier van wifi levert naast wifi op festivals, tijdens congressen en allerlei andere evenementen ook complete ICT-diensten die te maken hebben met communicatie tijdens allerlei diverse soorten evenementen. Het leveren van internet en Wifi- verbindingen voor telefonie voor bijvoorbeeld tijdelijke callcenters kunnen onderdelen zijn van het dienstenpakket. Maar ook live videoverbindingen, geluid en videoregistraties behoren vaak tot de mogelijkheden.

Tip: Een leuke bijkomstigheid van wifi is dat via het verbinden van de bezoeker er allerlei data aan de bezoeker/ deelnemer  gevraagd kan worden. Deze kunnen vervolgens gebruikt worden voor aftersales en allerlei marketingdoeleinden. Daarnaast kan wifi ook ingezet worden voor het monitoren van bezoekersstromen.