De autoriteit persoonsgegevens deelt op haar website de kennis over Fotograferen en filmen op evenementen en vooral ook over de grondslagen om dergelijke persoonsgegevens te mogen verwerken:

AVG Algemeen:

Sinds 25 mei 2018 is in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving van toepassing. De belangrijkste privacywet is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Bij dit onderwerp  vindt u de basisinformatie over deze wet.

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Door de komst van de AVG geldt er nog maar één privacywet in de hele EU in plaats van veel verschillende nationale wetten. Ook is de AVG meer toegespitst op de gedigitaliseerde samenleving.

>> Lees meer over de AVG wetgeving

Toestemming vragen

U mag alleen foto’s en filmpjes maken en publiceren waarop uw bezoekers, collega’s of leerlingen herkenbaar in beeld komen als u daarvoor een wettelijke grondslag heeft. In de AVG staan 6 grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken.

U moet zelf beoordelen welke grondslag voor u van toepassing is. Dat is uw eigen verantwoordelijkheid. De AP kan u hierover geen advies geven. U bepaalt de grondslag voordat u begint met gegevens verwerken.

De 6 grondslagen

In de AVG staan de volgende 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

• U heeft toestemming van de persoon om wie het gaat.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken omdat u dit wettelijk verplicht bent.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen.
• Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om uw gerechtvaardigde belang te behartigen.

• Tip: grondslag vermelden

Heeft u een grondslag voor uw verwerking? Dan is het aan te raden dat u de grondslag vermeldt op de volgende plekken:

• In uw privacyverklaring. Zo weten de mensen van wie u gegevens verwerkt waarom u dit mag. En komen zij niet voor verrassingen te staan. Dit kan u helpen om aan uw informatieplicht te voldoen.
• In uw privacybeleid (als u dit heeft, want niet elke organisatie is verplicht om een privacybeleid te hebben). Dit kan helpen om aan uw verantwoordingsplicht te voldoen.
• Neem de grondslag eventueel ook op in uw verwerkingsregister.

Zorg er ook voor dat u goed kunt onderbouwen waarom u voor deze grondslag heeft gekozen.

>> Lees meer over de Grondslagen AVG

De grondslag die veruit het meest voor de hand ligt bij het maken en publiceren van beeldmateriaal, is toestemming. Dat betekent dat u toestemming moet hebben van uw bezoekers, collega’s of leerlingen om foto’s en filmpjes van hen te mogen maken en publiceren.

Uw bezoekers moeten hun toestemming bovendien geven met een duidelijke, actieve handeling. Uit deze handeling moet blijken dat een bezoeker er goed geïnformeerd mee instemt dat u tijdens uw evenement foto’s of filmpjes maakt en die eventueel publiceert.

Deze handeling kan een mondelinge of schriftelijke verklaring zijn. Maar de toestemming mag ook af te leiden zijn uit gedrag. Bijvoorbeeld dat de bezoeker een deel van het terrein van uw evenement betreedt via een toegangspoortje of een route die onmiskenbaar duidelijk maakt dat de bezoeker daardoor toestemming geeft. Een bezoeker hoeft dus niet per se schriftelijk toestemming te geven.

• Let op: u moet hierbij wel kunnen aantonen dat u uw bezoekers goed heeft geïnformeerd over de specifieke verwerking van hun persoonsgegevens.

Toestemming vragen

De AVG schrijft niet precies voor in welke vorm u toestemming moet vragen. Dus u mag zelf weten hoe u toestemming vraagt.

Een van de manieren om toestemming te vragen is de betrokkene een schriftelijke verklaring laten invullen en ondertekenen.

In een online omgeving kunt u mensen vragen om toestemming te geven door bijvoorbeeld:

• actief een vakje aan te vinken;
• op een knop of een link te klikken;
• een elektronisch formulier in te vullen;
• een e-mail aan u te sturen;
• een elektronische handtekening te zetten;
• een gescand document met handtekening te uploaden.

Een mondelinge verklaring kan ook voldoende zijn om geldige toestemming te krijgen. Maar hierbij kan het voor u moeilijk te bewijzen zijn dat u daadwerkelijk toestemming heeft gekregen.

U kunt bijvoorbeeld toestemming krijgen met een opgenomen telefoongesprek. U moet daarbij dan wel duidelijke informatie geven. En om een specifieke bevestiging vragen van de persoon. Bijvoorbeeld dat iemand een knop indrukt of duidelijk ‘ja’ of ‘nee’ zegt.

>> Daarbij moet u wel kunnen aantonen dat u toestemming heeft

Bezoekers informeren

Vraagt u toestemming aan uw bezoekers om foto’s en filmpjes te maken tijdens uw evenement? Dan moet u uw bezoekers de volgende informatie geven:

• de identiteit van u als organisatie (naam en adres);
• het doel van de verwerking waarvoor u toestemming vraagt;
• welke persoonsgegevens u verzamelt en gebruikt;
• dat uw bezoekers het recht hebben om hun toestemming in te trekken.

U moet de informatie in een toegankelijke vorm aanbieden. Ook moet de informatie in duidelijke en eenvoudige taal  zijn, zodat al uw bezoekers een weloverwogen keuze kunnen maken.

U  kunt de informatie bijvoorbeeld geven via een informatiebord bij de entree en/of de kaartverkoop van uw evenement.

Krijgt u geen toestemming?

U mag iemand niet onder druk zetten om toestemming te geven. U mag ook niemand benadelen die geen toestemming geeft.

Dit kunt u oplossen door bijvoorbeeld een indeling te maken van uw zaal of evenemententerrein. Op bepaalde plekken fotografeert en/of filmt u dan wel en op andere plekken niet.  Ook kunt u bijvoorbeeld op foto's de bezoekers blurren die niet op de foto willen.

• Let op: het alternatief voor de mensen die niet gefotografeerd of gefilmd willen worden, moet gelijkwaardig zijn aan wat u biedt aan het publiek dat hiervoor wél toestemming geeft.
   
• Let op: tussen u en uw werknemers bestaat een ongelijke machtsverhouding. Als een werknemer geen toestemming geeft, mag dit geen negatieve gevolgen hebben voor die persoon.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over bijvoorbeeld iemands gezondheid, religie, ras/etniciteit, seksuele geaardheid en politieke voorkeur krijgen door hun gevoelige aard extra bescherming van de privacywet. We noemen dit bijzondere persoonsgegevens.

Er zijn situaties waarin door het maken en publiceren van foto’s of filmpjes bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Bijvoorbeeld:

• Een restaurant dat erop gericht is om mensen in dienst te hebben met een geestelijke of lichamelijke beperking, dat deze mensen op de foto zet of filmt voor een promotieactie om nieuw personeel aan te trekken.
• Een leraar die foto’s maakt van een bijeenkomst waarin kinderen aan het bidden zijn en deze foto’s deelt op de website van de school.
• Een organisator die een godsdienstig evenement wil promoten onder gelovigen met fotomateriaal waarop bezoekers herkenbaar in beeld zijn gebracht.

Bron en startpunt voor meer informatie: Autoriteit Persoonsgegevens Fotograferen en filmen op evenementen