De impact van live communicatie en events is groot. Maar hoe groot? En hoe verhoudt die impact zich bijvoorbeeld tot een online event? Daar is recent een interessant onderzoek naar gedaan. Tijdens de Huishoudbeurs in 2020 hebben wetenschappers een experiment uitgevoerd met 24 bezoekers. Deze groep werd uitgerust met een soort badmuts met sensoren die de onbewuste beoordeling van waarnemingen registreert. Deze NIRS (Near Infra Red Spectography) geeft plastisch gezegd een kijkje in het brein van de uitverkoren bezoekers.

Neuromarketing

Behalve deze bezoekers, die op het event aanwezig waren, deed een tweede groep van 24 mensen mee. Zij zagen en hoorden precies hetzelfde als de eerste groep, alleen niet live op de beursvloer, maar middels een video in een MRI-scanner op de Universiteit van Amsterdam. Kort samengevat komt het er op neer dat de mensen die op de beursvloer aanwezig waren de informatie beter hebben opgenomen en waren meer koopbereid dan de groep, die de videobeelden bekeek. Je leest meer over dit neuromarketing onderzoek in dit artikel op EventBranche.nl.

Waardevolle informatie

Sjoerd Weikamp van EventBranche.nl is blij met de wetenschappelijke onderbouwing van iets dat misschien een open deur lijkt. "Dit onderzoek geeft waardevolle informatie, waarmee de branche z'n voordeel kan doen. Door live communicatie en experience marketing op de juiste manier in te zetten, kun je je boodschap maximale kracht meegeven."

Definitie fysiek event

Vanuit deze wetenschappelijke onderbouwing van de kracht van fysieke live evenementen, hebben we de voor- en nadelen van een fysiek event voor jou op een rijtje gezet. Maar wat is dat nou precies een 'fysiek event'? Wel goed om dat helder te hebben, omdat er de laatste jaren een groot aantal begrippen is bijgekomen, zoals hybride events, online events en multi hub events. Een Europees netwerk van mensen uit de eventsbranche heeft een poging gewaagd deze verschillende events te definieren. Alle definities vind je in dit artikel op Eventbranche.nl. De definitie van een fysiek event heeft dit netwerk als volgt verwoord: 'Een live evenement is een live experience, gepland in het voren, in een gelimiteerd tijdsbestek in de aanwezigheid van publiek/gasten op locatie, met als doelstelling het veranderen van perceptie of gedrag van de deelnemers aan het evenement. Een live event kan achteraf ook via andere dragers worden uitgezonden, maar de beleving/experience wordt ‘ontvangen’ door de mensen die fysiek aan het live event deelnemen.'

Tien voordelen

Positief ingesteld als we zijn, beginnen we met de tien voordelen van fysieke events:

1 - Warm en sociaal contact. Je kunt elkaar direct in de ogen kijken. Dat bij elkaar zijn, elkaar kunnen aanraken is van onschatbare waarde, zoals we tijdens de pandemie aan den lijve hebben kunnen ervaren;

2 - Je kunt mensen laten voelen, proeven en ruiken. De experience van een fysiek evens heeft juist door alle zintuigen te prikkelen de grootste impact;

3 - Een fysiek event zorgt ervoor dat bezoekers er echt even uit zijn. Het is een uitje en precies dat gevoel is goud waard als het gaat om effectief en impactvol communiceren;

4 - Er is tijd tijdens een fysiek event. Mensen komen naar een locatie voor een programma en dus is hun hele mindset erop gericht om tijd en aandacht te investeren;

5 - Je loopt tijdens een fysiek event letterlijk mensen tegen het lijf. Het geeft je de gelegenheid je netwerk te onderhouden, spontaan zaken te doen en om nieuwe mensen te leren kennen;

6 - Zoals blijkt uit het wetenschappelijk neuromarketing onderzoek, zoals hierboven beschreven, heeft een fysiek event meer impact. De gegeven boodschap beklijft. Zeker als je gedrag wilt veranderen of de kooplust wilt aanwakkeren;

7 - De bezoekers zijn lijfelijk aanwezig. Het is dus eenvoudig om ze iets - een goodiebag of een product - mee te geven;

8 - Minder kans op no-shows. Als mensen zich hebben aangemeld voor het fysieke event realiseert men zich dat er bijna een morele verplichting bestaat om ook daadwerkelijk te komen. Zonder afmelding niet komen opdagen voelt dan als a-sociaal.

9 - Je kunt op verschillende manieren data verzamelen over de bezoekers. Het fysieke event heeft een voortraject dat je data kan opleveren. Natuurlijk op het event zelf volg je de bezoeker en ook dat levert waardevolle informatie op. Het natraject biedt tot slot volop kansen om nog meer waardevolle gegevens te verzamelen en de eerder verzamelde data in te zetten.

10 - Connecties maken, mensen raken, mensen boeien. Juist door fysiek met mensen bijeen te zijn op een locatie heb je de kans je bezoeker emotioneel aan je te binden.

Tien nadelen

1 -  Het organiseren van een fysiek event is relatief kostbaar. De kosten per bezoeker liggen gemiddeld hoger dan bijvoorbeeld bij een online event;

2 - Er gaat meer tijd zitten in het organiseren van een fysiek event.

3 - Tijdens de organisatie van een fysiek evenementen kom je de nodige hobbels en bobbels tegen. Zo ben je bijvoorbeeld afhankelijk van de beschikbaarheid van de locatie. Is die locatie geen eventlocatie maar een plek in de openbare ruimte dan kun je ook nog eens te maken krijgen met een vaak tijdrovend vergunningstraject.

4 - Een fysiek event is in de regel minder duurzaam. Denk bijvoorbeeld aan de autobewegingen richting de locatie, de overgebleven catering en ook het afval dat bezoekers achterlaten;

5 - Het kost relatief veel tijd om een fysiek event te bezoeken. Hier speelt reistijd een belangrijke rol. Ook is het programma uitgebreider en minder efficient dan bijvoorbeeld bij een online event;

6 - De weersafhankelijk is zeker bij een buitenlocatie en/of buitenprogramma iets om rekening mee te houden. We hebben het over Nederland en daar kunnen de weergoden nog wel eens voor ongewenste verrassingen zorgen. Dit maakt meerdere scenario's noodzakelijk;

7 - Het is relatief moeilijk om mensen bij elkaar te krijgen op een vastgesteld tijdstip op een specifieke locatie. Je moet de bezoekers op voorhand weten te raken om ze de tijdsinvestering te willen laten doen;

8 - Fysiek brengt beperkingen met zich mee. Je loopt tegen grenzen aan, bijvoorbeeld al omdat je niet de hele wereld, zowel qua capaciteit van je locatie als internationale gasten, naar de locatie kunt halen;

9 - Je bent afhankelijk van de bereikbaarheid van de locatie. Natuurlijk kun je een plek uitzoeken met een goede ligging, maar tot het laatst toe kunnen factoren als files, weer en onverwachte wegopbrekingen voor verrassingen zorgen;

10 - Voor een fysiek event werk je veelal samen met verschillende partijen, waarmee je afspraken moet maken. Dat kost tijd en maakt je bovendien in meer of mindere mate afhankelijk van deze derde partijen.

EvenementOrganiseren.nl zet de voordelen en nadelen van de verschillende soorten evenementen op rij. Dat gebeurt in een serie artikelen, waarbij naast de fysieke events ook online events en hybride events worden behandeld.

Lees hier alles over de 10 voordelen en de 10 nadelen van online evenementen.