Een periode waar het oude vertrouwde fysieke evenement naast online events ook in no time hybride evenementen erbij kreeg, is het belangrijk om te weten waar we over spreken. EvenementOrganiseren.nl vond al snel 15 definities van een hybride evenement. Dit is wat ons betreft de meest heldere definitie:

Definitie hybride evenement

Een hybride evenement is een event dat een combinatie vormt van een fysiek evenement en een online event. De mix van die twee events vorm het hybride evenement, waarbij digitale elementen gebruikt worden om een online publiek te boeien en met ze te communcieren. Voor de bezoekers van het fysieke evenement is weer een aparte regie om de live bezoekers te raken en te boeien. Zo biedt het hybride evenement de optimale ervaring voor zowel de online als de fysieke bezoekersgroep. In de praktijk gaat het dan over 1 paraplu waar beide regie-stromen (online en fysiek) samen hun effect hebben en zelfs op bepaalde momenten volledig samenkomen.

Sjoerd Weikamp, hoofdredacteur van EventBranche.nl zit de hype rondom de hybride events in perspectief: 'Het klopt, hybride events werden in de vorige eeuw al georganiseerd. Eind jaren 90 organiseerde een groot automotive merk de introductie van een nieuwe auto in zes hoofdsteden tegelijkertijd, met eigen eventprogramma's en een online programma, dat op gezette tijden de verschillende steden met elkaar verbond. Nu, in de naweeen van de corona-pandemie lijkt het hybride evenement de oplossing voor alles. En met alle voordelen en nadelen op een rij, zou dat ook best wel eens zo zijn. Maar onze boodschap is toch wel: denk niet in een vorm, ook niet de hybride vorm, maar kijk goed naar je uitdaging, doelstelling, doelgroep en zoek daar de passende vorm bij. Dus de afweging tussen het fysieke evenement, het online evenement of de combinatie in het hybride evenement, moet je steeds weer maken.'

Laten we de 10 voordelen en 10 nadelen van een hybride event maar eens op een rij zetten om je te helpen bij die afweging:

10 voordelen van een hybride event

• Bereik

Het ultieme voordeel van een hybride evenement is het extra bereik. De wereld ligt opeens letterlijk aan je voeten. Doordat er online onbeperkt ruimte is, kun je jouw bereik enorm vergroten.

• Interactie

Niet alleen door de wereld opeens toegang te geven tot jouw evenement ontstaan nieuwe interactie-mogelijkheden, maar juist ook door op het fysieke event plekken in te richten om met de rest van de wereld te communiceren. Daarnaast kunnen live en online interactietools ingezet worden.

• Contentmotor

Doordat alles op het fysieke event ingericht is om ook voor de online doelgroep tot een beleving en communicatie te komen, ligt alle content veelal in video voor je klaar om na het evenement tot een krachtige contentmotor te komen.

• Data

Waar de link op het fysieke evenement met datadriven natrajecten soms nog lastig te leggen is, zit de data bij de online component van het hybride event meteen aan de oppervlakte.

• Netwerk

Opeens is niet de maximum capaciteit van de evenementenlocatie de grens van je potentiele netwerk, maar kun je in contact komen met gelijkgestemden over de hele wereld.

• Beleving

Ja, het gaat om twee aparte eventproductie die samen tot een hybride event komen, maar in alles staat het fysieke event en haar live beleving centraal, dat is een stok achter de deur om ook online die beleving over te brengen.

• Keuze bezoeker

Wat een genot voor jouw bezoeker: ik kies zelf wel of ik er fysiek aanwezig wil zijn of online.

• Oneindige mogelijkheden

Door de digitale en online doelgroep toe te voegen, maak je automatisch gebruik van de oneindige mogelijkheden van alles dat digitaal is. Die kennis en inzichten vertaal je eenvoudig naar zowel de online als fysieke doelgroep.

• Extra inkomsten / sponsoring

Voor beide doelgroepen kunnen tickets verkocht worden en voor je sponsoren heb je er opeens een nieuw kanaal bij en een veel grotere doelgroep. Tel uit je winst.

• Voordelen van zowel fysiek als online samen

De 10 voordelen van fysieke evenementen en de 10 voordelen van online events komen samen.

10 nadelen van een hybride event

• Kosten

Buiten kijf: je organiseert 2 evenement ineen en dus ook 2 kostenposten in 1.

• Een event, twee programma's

Onderschat het niet: om effectief en impactvol te zien voor beide doelgroepen moet je dus ook echt twee aparte programma's neerzetten.

• Nieuwe experts

De eventmanager of het bureau van 4 jaar geleden, die dat live event zo mooi neerzette is niet genoeg voor het hybride event. Daar heb je nieuwe experts voor nodig, van topverbinding, tot digitale eventmanagers, tot AV-experts etc.

• Plank mis slaan

Het ligt meer dan ooit op de loer bij hybride events: de plank volledig misslaan. Dat kan komen door allebei een beetje goed te doen in plaats van volledig goed. Of denken dat het streamen van een fysiek event leidt tot een hybride event. Nee, het is een vak apart, anders sla je de plank mis.

• De ene groep bevoordelen over de ander

Het is een bekend probleem bij hybride evenement: de fysiek aanwezige groep haalt veel meer, maar dan ook echt veel meer uit het event dan de online groep. Andersom is ook al voorgevallen, waarbij bijvoorbeeld sprekers die gelijktijdig live geprogrammeerd stonden nu opeens 1 voor 1 in de online studio kwamen en ruim de tijd namen voor de online bezoekers, waardoor de online groep enorm tevreden was en de fysieke groep niet.

• Afhankelijk van techniek

Het blijft een gevaar: de online verbinding. Zeker in combinatie met het fysieke event, waar het wegvallen van de online stream, de interactie-tool, en alles dat hoort bij de online eventproductie vanuit de fysieke locatie in stand moet blijven.

• Te weinig aandacht voor contact online en fysieke doelgroep

Er zijn maar weinig hybride events die ook echt beide doelgroepen met elkaar verbinden. Terwijl daar een prachtkans ligt.

• Tijdzones

Nadeel van een grote groep internationale online bezoekers op je hybride event zijn de verschillende timezones.

• Houd beide groepen 'engaget' 

Blijf gedurende het evenement voor beide doelgroepen inzetten op engagement. Waarbij de online bezoekers nou eenmaal sneller en makkelijker afgeleid is of afhaakt. Daar moet aandacht aan besteed worden.

• Nadelen van zowel fysiek als online samen

De tien nadelen van het online evenement en de 10 nadelen van het fysiek evenement komen in het hybride evenement samen.

EvenementOrganiseren.nl zet de voordelen en nadelen van de verschillende soorten evenementen op rij. Dat gebeurt in een serie artikelen, waarbij naast de hybride events ook online events en fysieke events worden behandeld: