Het organiseren van een event behelst altijd meer, dan je op voorhand kunt bedenken. Dat is niet zo erg, als je maar de juiste mensen in de organisatie hebt. Dus zorg ervoor dat je al vroeg in het proces een organisatieteam samenstelt waar je op kunt bouwen.

** Evenement organiseren? Een checklist, alsjeblieft!

Kijk eerst goed naar de aard, de doelgroepen en de doelstellingen van het evenement. Wat heb je daar voor nodig. Welke vaardigheden en competities heb je nodig voor de verschillende taken. Hoeveel tijd is er gemoeid met die taken? Door het stellen van dit soort eenvoudige vragen, heb je al bijna vacatures voor mensen die je nodig hebt in je organisatieteam.

Competenties

Met die kennis op zak ga je eens kijken naar het potentieel binnen jouw bedrijf of omgeving. Ongewtijfeld zie je hier mensen met vele talenten en mensen met competenties, die mogelijk veel verder reiken dan puur voor het werk noodzakelijk is. Misschien is er wel een collega die in zijn vrije tijd betrokken is bij de organisatie van een muziekfestival of een motorcross.

De kunst is om de mensen te herkennen die in jouw organisatieteam passen. Ze voegen kennis toe en kunnen dingen voor elkaar krijgen, vanwege talent, expertise of vanwege hun netwerk. Ga met deze mensen in gesprek en check of je hun vaardigheden goed hebt ingeschat. Als je een toegevoegde waarde in deze mensen ziet voor je organisatieteam, vraag dan ook of ze echt gemotiveerd zijn om deel te nemen.  Alleen met mensen met een intrensieke motivatie kun je een geslaagd event organiseren.

Verantwoordelijkheid

Zoals in het begin van dit artikel genoemd, is een van de grote valkuilen om alles zelf te willen doen. Pas ook op voor de valkuil aan de andere kant. Als je organisatieteam uit teveel mensen bestaat, is dat ook niet goed. Teamleden hebben te weinig te doen, te weinig verantwoordelijkheid en verliezen interesse in hun taken voordat je er erg in hebt.

Ook hier draait alles om aandacht en de juiste balans. Zorg dat je tijd en aandacht aan het team besteedt, de leden laat doen waar ze goed in zijn en geef ze ook verantwoordelijkheid. Aan de hand van deze tips, zul je versteld staan waartoe de teamleden in staat zijn.

Bureau

We gaan er in deze situatie van uit dat je hier zelf de organisatie ter hand neemt of in ieder geval een groot deel van de touwtjes in handen houdt. Dat is een keuze, want je kunt natuurlijk ook een evenementenbureau inschakelen. Je wordt dan ontzorgd en haalt veel kennis en expertise in huis.