De online evenement experts van AVEX STUDIO'S nemen ons aan de hand met tips en een checklist voor het organiseren van een online evenement. Maar laten we eerst maar eens kijken naar de definitie van een online evenement:

Wat is een online event?

Simpel gezegd: een online event is een gebeurtenis die op internet plaatsvindt. Dus in plaats van fysiek bij elkaar te komen. Deze events kunnen variëren van webinars, virtuele conferenties, live streams en virtuele beurzen tot online workshops en lezingen.

De deelnemers kunnen het evenement bijwonen via een computer, tablet of smartphone met internetverbinding. Wanneer een gedeelte van het publiek fysiek aanwezig is en een gedeelte online spreken we over een hybride evenement.

Checklist online event organiseren:

De audiovisuele specialisten van AVEX, hebben diverse experts op het gebied van online events en beschikken over online studio's onder het label AVEX STUDIO'S, waar alle soorten online evenementen opgenomen en uitgezonden kunnen worden. Zij komen met een zeer handige en bruikbare checklist voor het organiseren van een online event:

Een online event organiseren: waar begin je?

De basis van ieder online evenement organiseren is de techniek. Of je nu een webinar verzorgt vanuit een greenscreen ruimte of een talkshow met tafelgasten vanuit een studio: de techniek van jouw event moet allemaal tip-top in orde zijn. De foutmarges zijn namelijk nóg kleiner geworden omdat iedereen via de laptop veel dichter op ‘het podium’ zit en het gaat om een live uitzending…

De basistechniek – de ‘must-haves’ – voor het in beeld brengen van een aantrekkelijk online event bestaat uit:

• Diverse camera’s voor dynamische uitzending vanuit meerdere standpunten
• Perfect uitgebalanceerde audio – van zowel sprekers als muziek
• Goede belichting voor de camera’s
• Koppeling naar een online platform
• Mogelijkheid tot branding van de setting in huisstijl van jouw organisatie

Daarnaast is er een aantal ‘nice-to-haves’ om een online event zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor de online gasten:

• Video instarts van bumpers en naamtitels – net als bij een TV programma
• Picture-in-Pictures voor het in beeld brengen van sprekers en presentaties
• Mogelijkheid voor de host om vragen en uitslagen van polling te kunnen zien

Hoe complexer de wensen van een uitzending en aantal gasten; hoe sneller je bij een professionele studio uit zal komen. Groot voordeel van een studio is dat deze vaak al helemaal is ingericht. Startklaar om diverse soorten uitzendingen te kunnen faciliteren.

Ook is er een volledig ingerichte regieruimte die mogelijk maakt om al deze technische zaken perfect te kunnen uitvoeren. En werk je in de studio met een team dat ervaring heeft in de regieruimte en al vele uitzendingen en zakelijke evenementen met elkaar hebben gedaan.

Om je op weg te helpen waar te beginnen hebben wij een checklist voor je samengesteld:

Checklist start online event:

1. Bepaal het doel en wie jouw doelgroep is van het evenement. Dit zal helpen om de juiste platformen, tools en inhoud te selecteren.
    
2. Op basis van je doelstelling en doelgroep kies je het format van je online event. Is een talkshow setting geschikt; of een interview setting op een bank? Of een productpresentatie op locatie of vanuit een greenscreen studio, zoals onderstaande virtual studio in Utrecht?
   
   
    
3. Benader een professionele studio die past bij het format en doelstellingen van je online event.
   
   
    
4. Kies een digitaal platform voor het online evenement of succesvol webinar: Er zijn veel verschillende platforms beschikbaar, zoals Zoom, Webex, Microsoft Teams, en YouTube Live. Daarnaast zijn er verschillende platformen waar je een fee voor betaalt, maar die je uitgebreide features hebben als deelnemers registratie, veiligheidsprotocollen en interactieve mogelijkheden.

4 basisvoorwaarden waar je platform minimaal aan moet voldoen:

1. Compatibel met meest voorkomende browers zodat inloggen soepel verloopt – via desktop én mobile device
    
2. Interactie bieden voor online publiek voor een hoge betrokkenheid
    
3. Minimale vertraging om dit soepel te laten verlopen
    
4. Digitaal goed beveiligd zijn – is je data veilig en de opslag AVG-compliant?
    

In de volgende artikelen over online event organiseren met de experts van AVEX kijken we naar:

>> het voortraject van een online event

>> studio kiezen voor jouw online evenement

>> online events en interactie

>> Tips, do's en don'ts voor jouw online event