Je hebt aan de hand van de checklist online event organiseren en de 4 stappen van het voortraject een stevig fundament gelegd voor jouw online event. Je format is gekozen. En dan moet je op zoek naar een geschikte en best passende online studio. Maar waar moet je op letten?

Veel pop-up studio's voor online events zijn er niet meer...

Veel pop-up studio’s die actief waren tijdens de corona-crisis zijn inmiddels weer opgedoekt. De studio’s in magazijnen van bijvoorbeeld AV-bedrijven en bij hotels en eventlocaties zijn langzaam maar zeker weer verdwenen. De meeste partijen zijn weer teruggegaan naar de core-business: locaties verhuren, catering en AV-support voor fysieke evenementen.

Vaak staan deze online studio's nog wel op de internetpagina’s van organisaties, maar is het aanbod er simpelweg niet meer. Toch is er nog best een aantal professionele partijen dat geïnvesteerd hebben in vaste studio-faciliteiten en die dagelijks online uitzendingen verzorgen voor de zakelijke en publieke markt. Zo ook de experts van AVEX die met AVEX STUDIO'S een label voor online studio's behouden heeft. Zij delen 8 aandachtspunten voor de keus van de juiste studio voor jouw online evenement.

Kies de juiste studio voor jouw online evenement: 8 stappen

Waar moet je op letten bij het kiezen van de juiste studio voor jouw digitale event:

1. Pop-up of vast

Onderzoek of de studio’s die worden aangeboden nog altijd ‘up-and-running’ zijn of dat het een pop-up studio is. Voorkeur gaat uit naar een vaste studio; hier worden regelmatig uitzendingen gedaan. Dus vlieguren én bedrijfszeker omdat het een vaste installatie betreft.

2. Welke setting of decor?

Afhankelijk van je format is dit meteen een goed tweede selectietool. Zoek je een studio voor een talkshow met 5 gasten aan tafel en een plek voor een stand-up gesprek? Dan vallen er gelijk flink wat studio’s af. Zoek je een greenscreen studio; ook weer een schifting. Of een compacte 1-camera studio nodig voor een kleine webinar? Of gaat het om een live stream evenement? Kortom format bepaalt de studio.*

* Nog geen idee over het format; gaan dan door naar tip 4

3. Met publiek of zonder publiek?

Net als bij de populaire late night talkshows als Jinek, Op1, Beau, Humberto of De Avondshow met Lubach kan publiek van toegevoegde waarde zijn voor je uitzending. Of organiseer je misschien een hybride evenement; waarbij een select groepje gasten live aanwezig kan zijn bij het online evenement? In dat geval kun je overwegen een hybride talkshow studio te gebruiken waar er ruimte is voor publiek.

Beelden van een online event met publiek zijn vaak dynamischer en ook is er een andere invulling van de omgeving en energie in de zaal.

Een goede studio is voorbereid op uitzendingen met publiek en beschikt over voldoende schermen voor het publiek. Deze zijn speciaal geschikt om mee te kunnen kijken met video’s en content in de online uitzending.

4. Ga ook bij een online studio op locatiebezoek

En net als bij een fysiek event: plan een locatiebezoek – of beter gezegd een studiobezoek. Bekijk de plekken voor en achter de schermen. Check de reguliere punten die je ook bij een fysiek event zou doen. Voldoende parkeerplaatsen, kleedkamers, productieruimten en ontvangst. Met een site-visit krijg je een gevoel van de ruimte en de verschillende mogelijkheden.

5. Branding

Onderzoek de mogelijkheden tot het verwerken van de huisstijl van je organisatie in de studio. Is de ruimte qua verlichting aan te passen? Kun je logo’s subtiel verwerken op de displays?

6. Content

Vaak zijn er veel schermen in een studio; hoe en op welke manier moet je content of sfeerbeelden ter ondersteuning van de online uitzending aanleveren? En is er een vast contactpersoon om hierover te kunnen communiceren tijdens het voortraject? Check op voorhand de juiste formaten en resoluties.

7. Projectbegeleiding

Een online event is net als een fysiek evenement een samenspel tussen verschillende disciplines. Een professionele studio levert altijd een goede projectmanager of studiomanager. Deze zal samen met jou ervoor zorgen dat alles in het voortraject is doorgenomen, het platform is ingeregeld, de content en instarts klaar staan en dat iedereen op de studiovloer weet wat de bedoeling is.

8. Wat kost een studio voor een online evenement?

Net als eventlocaties zijn studio’s er ook in verschillende prijscategorieën. De prijzen van een studio gaan vaak per dagdeel en zijn opgebouwd uit de huur van de studio, technische apparatuur, projectbegeleiding en natuurlijk het team dat nodig is om de uitzending of het online evenement technisch te produceren.

Prijs van een studio voor jouw online event:
De prijzen variëren van tussen de € 2.500,00 en € 10.000,00 excl. BTW en platform.

Uiteraard is het ook mogelijk om een uitzending op locatie te verzorgen waarbij de AV-leverancier bij jullie op locatie de studio op zal bouwen. Afhankelijk van wensen en eisen kun je er vanuit gaan dat dit vaak twee keer zo kostbaar is in vergelijking met het inzetten van een bestaande studio.