Relatie evenement organiseren: wat en waarom?

Een relatie evenement is het hoogtepunt van jouw relatiemarketingstrategie. Met een goed relatie event kun je als bedrijf of organisatie jouw klanten en relaties echt aan je binden. Wie slim, effectief en strategisch te werk gaat kan zelfs van relaties ambassadeurs maken. Is dat lastig? Nee, zeggen de experts bij D&B Eventmarketing, maar dan moet je wel de juiste strategie bewandelen. In een reeks artikelen het antwoord op de vraag: relatie evenement organiseren, hoe doe je dat? Eerst maar eens kijken wat relatiemarketing is en waarom je er in wilt investeren als bedrijf?

Wat is relatiemarketing

'Het doel van relatiemarketing is om nieuwe relaties aan te gaan, bestaande relaties te onderhouden en/of te verbeteren. Relaties zijn hierbij zowel klanten als andere partners. Dit wordt bereikt door onderlinge uitwisseling en nakoming van beloften. Dergelijke relaties zijn meestal, maar niet noodzakelijk altijd, lange termijn verhoudingen.' (Grönroos)

Relatiemarketing is zo oud als de weg naar Rome. Investeren in langdurige en duurzame relaties met klanten, afnemers of partners is voor ieder bedrijf of organisaties essentieel. Voor effectieve relatiemarketing is een set van middelen nodig, van regelmatig live contact op individuele basis tot evenementen die in jouw relatiemarketing-strategie het hoogtepunt kunnen zijn. Wie denkt dat je er bent wanneer je jouw relatie fêteert met een VIP-avond bij een concert of sportwedstrijd, die kan de plank wel eens mooi misslaan. Maar wie strategisch te werk gaat, slim, creatief en effectief kan juist met een relatie evenement de relatie duurzaam maken.

Download de whitepaper Relatiemarketing van D&B Eventmarketing:

Waarom investeren in relatiemarketing en klantenrelaties?

Wist je dat gemiddeld 80 procent van de omzet gegenereerd wordt bij 20 procent van klanten? En dat de meeste omzet ook nog eens bij bestaande klanten vandaan komt? “Het is dus echt waardevol om te investeren in een goede klantrelatie”, benadrukt een bevlogen Sabine Dijkema, commercieel directeur van D&B Eventmarketing. “Als klanten een goed woordje over jouw bedrijf doen bij anderen, scheelt dat weer marketing- en PR-budget. En denk vooral ook aan de negatieve gevolgen als je de band met je relaties niet onderhoudt en je hen op een bepaald moment nodig hebt om bijvoorbeeld een koerswijziging te realiseren!”

Redenen genoeg dus om met relatiemarketing aan de slag te gaan of je aanpak te verbeteren. Goede relatiemarketing vraagt om een doelgerichte, strategische, campagnematige aanpak, vindt Sabine. “Het houdt beslist meer in dan eenmaal per jaar je relaties uitnodigen voor dat welbekende evenement dat al jaren op dezelfde manier wordt georganiseerd.”

Waarom een relatie evenement organiseren?

D&B Eventmarketing heeft in de afgelopen decennia vele opdrachtgevers meegenomen aan de hand: van een relatie moment, laat het bureau uit Hilversum zien hoe je in een traject tot veel grotere meerwaarde en impact kunt komen. Maar laten we eerste eens kijken wat de doelstellingen van een relatie event kunnen zijn.

Een relatie event is er om een duurzame relatie op te bouwen, maar het relatie event kan ook invulling geven aan dit rijtje van doelstellingen:

Een mooi moment om publiciteit te genereren
Een uitgelezen kans om bij je doelgroep langs te gaan
Een doeltreffend middel om je imago te verbeteren
Een mooi gebaar om bevlogen mensen te belonen
Een strategisch middel om thought leadership te claimen

Wat heb je nodig voor effectieve relatiemarketing?

“Om maximale impact met relatiemarketing te bewerkstelligen, heb je een aantal belangrijke ingrediënten nodig en moet je aan verschillende knoppen draaien”, aldus Sabine. Als basis voor goede relatiemarketing en relatie evenementen is dit een ideale checklist:

Duidelijke visie en doelen
Betrokken sales- en accountmanagers
Up-to-date en compleet CRM-systeem
Continu klantonderzoek
Brainstormsessies
Conceptontwikkeling
Relatiemarketing jaarkalender
Duidelijke signatuur
Budget

Hoe kom je tot het grootst mogelijk effect van jouw relatie evenement?

Het verhaal van jouw bedrijf is de basis voor je marketingcommunicatie en dus je relatiemarketing-activiteiten. “Het event is de springplank van je ambities, maar je hoeft niet te wachten tot het event om je verhaal te vertellen”, vertelt Sabine. “Juist in het uitnodigingstraject kun je al teasen en betrokkenheid genereren. Datzelfde geldt voor de periode na je evenement. Want wat doe je met de 50 tot 85 procent aan relaties die je evenement niet heeft bezocht? Die kun je alsnog betrekken door bijvoorbeeld een aftermovie te sturen, zodat de genodigden weten wat ze gemist hebben. Of stuur een compilatie van de belangrijkste tips van de sprekers.”

Relatie-event als contentgenerator

Als je een lijn zou trekken van de uitnodiging tot aan het event en van het event tot de ‘nasleep’, dan vormt zich een mooie tent waarin de hele relatiecampagne ondergebracht kan worden.

“De schuine scheerlijn van de tent geeft de intensiteit van de communicatie weer. Meestal neemt deze toe in aanloop naar het evenement en wordt die daarna weer minder. De horizontale lijn is de communicatiestrategie van de organisatie. Een evenement is een piek; het geeft een impuls aan de communicatie.”