1. Bepaal je doelstelling

• Waarom wilt u een evenement organiseren en wat wilt u bereiken? Hoe interactief moet het zijn?
• Bepaal aan de hand daarvan het soort evenement? Denk aan: livestream, virtueel event of hybride event.
• Kies een datum en tijd waarop uw doelgroep beschikbaar is.
• Denk na over de grootte van uw publiek. Hoeveel mensen zullen afstemmen? Hierop kunt u plannen hoe u omgaat met feedback en vragen die u mogelijk krijgt van kijkers.

2. Planning, Presentatie, Promotie, Programma

• Begin op tijd met een planning, wanneer moet de eventuele presentatie af zijn? Wanneer wil ik een gastspreker geregeld hebben?
• Denk op tijd na welke sprekers u wilt uitnodigen en wat de toegevoegde waarde hiervan is. Willen ze live in de studio zijn, of voelen ze zich veiliger thuis met hun eigen laptop?
• Welk streamingsprogramma moet ik kiezen? Verschillende voorbeelden kunnen zijn: Zoom, Webex of Microsoft Teams. Laat u bijvoorbeeld door uw AV-partner goed informeren wat het beste bij uw programma past.
• Onderzoek wie uw doelgroep is en pas daar uw marketingcampagne/promotie op aan.

3. Zorg voor de juiste apparatuur en omgeving

• De keuze voor een studio zorgt voor een juiste setting en garandeert dat er naast AV-technici ook kwalitatieve camera’s en microfoons aanwezig zijn. Laat u goed informeren over de gewenste geluidskwaliteit en hoe professioneel u die wilt hebben.
• Zet een professionele achtergrond op. Dit kan door uw bedrijfslogo op te nemen. Met een achtergrond voorziet u uw video’s direct van een merk.

4. Promoot de datum en tijd tijdig

• Promoot via mail of social media. Vooral een week voor het event is het belangrijk om te promoten, zo zit het vers in het geheugen van uw bezoekers. Enthousiasmeer door gedurende de aanloop steeds iets nieuws van waarde te melden.
• Creëer een pagina waar de stream wordt uitgezonden, zoals uw eigen website? Denk bijvoorbeeld ook aan een registratieformulier, dan weet u van te voren wie er aanwezig zijn en kunt u daar eventueel op inspelen.

5. De presentatie

• Maak een boeiende presentatie met de juiste beeldverhouding (16:9)! Mooie content zorgt ervoor dat uw bezoekers geïnteresseerd blijven.
• Plaats niet te veel tekst in een dia, gebruik 1 onderwerp per dia en zorg ervoor dat er niet meer dan 4 bulletpoints op staan.
• Hou het kort maar krachtig. De gemiddelde concentratieduur van een mens ligt tussen de 15 en 45 minuten, houdt hier rekening mee. Zorg tijdig voor een kleine pauze of een filmpje tussendoor. Zo houdt u de aandacht bij uw bezoekers.

6. Interactie

• Interactieve elementen zorgen voor enthousiaste bezoekers en dat is wat u wilt als organisator! Plaats tussendoor een poll waar de live bezoekers op kunnen reageren.
• Maak een Q&A. Bezoekers hebben altijd vragen en willen graag snel antwoord. Via een Q&A is dit snel en makkelijk te realiseren.

7. Oefening baart kunst

• Oefen de presentatie een paar keer en neem uzelf eens op. Is de presentatie niet te lang en kan het bezoek de aandacht erbij houden?
• Live content moet gepland worden en overeen komen met de spreker en presentatie. Klopt dit?
• Test de presentatie ook vanuit de stream studio en met de diverse sprekers. Zo bent u als spreker of organisator ook voorbereid op hoe het streamen in zijn werk gaat. Voorkom dat wanneer u onvoorbereid bent, u het publiek wegjaagt.

8. U gaat live

• Focus u op de online bezoeker. Het is raar, want u ziet uw publiek niet live in de zaal maar online vanaf een schermpje. Maar blijf gefocust! Misschien ziet u ze niet, maar zij zien u wel.
• Leg de livestream ook uit aan uw bezoekers. Niet iedereen weet hoe een livestream werkt of waar de mute knop zit. Leg vooraf helder uit hoe het in zijn werk gaat en ligt kort toe hoe bijvoorbeeld een Q&A werkt of een poll.

9. Na het live event uw bereik vergroten

• Het is mogelijk uw stream online te laten staan. Zo kan men 24 uur per dag, 7 dagen per week uw video terugkijken. Hiermee vergroot u ook na uw event nog uw bereik. Ook kunt u een aftermovie maken die voor diverse communicatiedoeleinden in te zetten is.
• Verzorg achteraf een enquête. Een sympathiek contact moment waarvan u kunt leren.
• Evalueer achteraf met het team. Wat ging goed, wat kon beter? Wat kunnen we meenemen voor een volgende stream?