Corry Neggers en Anke Verstraten hebben met meer dan 10 jaar gezamenlijke ervaring bij het realiseren van succesvolle evenementen. Ze begeleiden je van intake tot aftercare, waardoor je kunt profiteren van hun jarenlange ervaring. Speciaal voor dit artikel delen Corry en Anke hun ervaring en geven ze tips om de vier grootste pijnpunten bij het organiseren van een evenement aan te pakken.
 

#1 Gebrek aan ervaring

Het kan spannend zijn om voor de eerste keer een evenement te organiseren. Je wilt iets indrukwekkends neerzetten, tevreden bezoekers én je doelstellingen bereiken. Anke merkt op dat gebrek aan ervaring vaak een pijnpunt is voor organisatoren: "Je ziet vaak dat organisatoren nog nooit een grootschalig zakelijk evenement hebben georganiseerd."

De gouden tip: zorg voor een sparringpartner! Maak gebruik van de kennis van iemand met ervaring. Corry en Anke doen dit als Congrescoach door te vragen: "Wat zoek je, waar loop je tegenaan, heb je hier al aan gedacht?" Ze zorgen ervoor dat je niets over het hoofd ziet en helpen je de juiste voorbereidingen te treffen.

Computable Awards 2023 | Maandag 30 oktober 2023 | Photo’s by: Jeancarlo Nunes dos Anjos

#2 Tijd en planning

Wanneer begin je met de organisatie? "Begin ruim van tevoren," adviseert Corry. "Neem de tijd om deelnemers te benaderen en een blok in hun agenda te zetten." Hoewel snel schakelen mogelijk is, geef jezelf en je partners enkele maanden om alles goed te plannen. Maak een checklist met verschillende tijdsblokken voor taken en afspraken met stakeholders zoals locatie, catering en techniek. Tijdens het evenement zelf is een gedetailleerd draaiboek essentieel. Deel dit draaiboek met alle betrokken partijen om fouten te voorkomen. Volgens Corry kan een Congrescoach hierbij helpen door het draaiboek te controleren en eventuele ontbrekende details aan te vullen. “Hoe completer het draaiboek, hoe beter!”

#3 Budget

Een evenement organiseren kan kostbaar zijn. Het maken van budgetkeuzes kan lastig zijn, vooral als je niet weet welke prijzen normaal zijn. Vraag offertes aan en vergelijk wat je krijgt voor welk bedrag.

Een handige tip is om een lijst te maken van essentiële onderdelen om van jouw event een succes te maken. Onderscheid tussen behoeften en wensen (must-haves en nice-to-haves) helpt je prioriteiten te stellen.

Creatieve samenwerkingen met partners, digitalisering in plaats van papier en de inzet van vrijwilligers of werkstudenten kunnen ook helpen om slim om te gaan met je budget. Overweeg ook om je evenement tijdens het low season of op minder populaire dagen te organiseren, mits dit past bij het doel van je evenement en je bezoekers.

Koninklijke Jaarbeurs

#4 Bezoekers aantrekken

Een veelvoorkomende nachtmerrie: je organiseert een event voor 500 mensen, maar slechts 150 komen opdagen. Voorkom dit door te weten wat er bij je doelgroep speelt en hoe je hen het beste kunt benaderen. Maak een communicatieplan waarin je beschrijft welk middel je wanneer inzet, zoals e-mails, social media en influencers.

Volgens Anke is het belangrijk om te begrijpen waarom mensen naar jouw evenement willen komen. "Je moet echt de essentie zoeken. Waarom willen mensen komen? Voor inspiratie, informatie, of netwerken?" Zorg ervoor dat je doelgroep jouw event niet wil missen door duidelijk te communiceren wat het hen oplevert. Creëer FOMO (Fear of Missing Out) door exclusiviteit en schaarste in je communicatie te benadrukken. Gebruik termen als "vol = vol" en "beperkt aantal plekken" om dit effect te versterken.

Dag voor Doendenkers, 9 juni 2023. Foto Photo Republic / Marco De Swart

Benieuwd naar meer congreshacks?

Bij Jaarbeurs begrijpen we dat er veel komt kijken bij het organiseren van een event. Met de ingenieuze congreshacks helpen de Congrescoaches je het maximale uit je evenement te halen, zelfs als je geen dagelijkse organisator bent. Ontdek de congrescoaches hier of neem contact op!