In grote lijnen ziet een uitnodigingstraject van een evenement er vrij simpel uit. Grofweg verdeel je het uitnodigingstraject in drie stappen:

- Save the Date en planning

• Planning van het uitnodigingstraject

- Uitnodigen, verleiden, overtuigen, inschrijven

• Tips voor de uitnodiging van jouw evenement
• Verleiden en overtuigen met schrijfstijl, opmaak en concurrentie-analyse

- Bevestigen, entreebewijs toesturen

• Basis tips voor jouw deelnameregistratie

In dit artikel krijg je middels een spoorboekje inzicht in de planning van jouw deelnemersregistratietraject of ook wel het uitnodigingstraject van jouw event, belangrijke houvast binnen de checklist voor het organiseren van een evenement. Nogmaals, dit verschilt per branche, per doelgroep en zeker ook in de tijd waar we leven, maar hieronder vind je interessante kennis en wetenswaardigheden om tot de perfecte planning te komen en antwoord te krijgen op de vraag: Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor mijn evenement?

1. Wanneer verstuur ik een Save the Date?

Dit is meteen de allerlastigste. Er is ook weinig data bekend over wat het meest effectief is gebleken. Hier zul je dus moeten varen op je eigen onderbuik. Daarbij is de gouden stelregel bijna te simpel om te vermelden, maar hopelijk biedt het een beetje houvast: stuur je de save the date te ver van te voren dan word je vergeten, wacht je te lang dan zit de agenda vol.

Voor de huidige tijdsgeest durven wij het volgende te stellen:

Save the Date: 6 tot 3 maanden voor het evenement

Mensen zijn enorm selectief geworden als het gaat om hun evenementenbezoek. Je moet ze niet alleen overtuigen en de meerwaarde van hun bezoek in het voortraject duidelijk maken, maar je moet ook op tijd zijn om uberhaupt in een agenda te komen. Wij raden daarom aan om een save the date bij zakelijke evenementen tussen de 6 en 3 maanden voor het evenement. Nogmaals, vele verschillende factoren hebben hier invloed op de juiste planning. Kort door de bocht: wie een management-meeting van een uurtje 6 maanden van te voren plant, slaat de plank mis, maar 3 maanden voor de Olympische Spelen vertellen dat ze er aan komen, is 'm ook niet...

• TIP: ga niet letterlijk voor een save the date, maar geef al wat prijs, trigger, vertel vanuit de leefwereld van jouw doelgroep en dus de ontvanger wat er straks te halen valt en waarom de datum geblokt moet worden. Dus missschien moet je jouw startpunt van dit traject wel gewoon een vooraankondiging noemen ipv een save the date...

2. Wanneer begint het uitnodigingstraject?

Er zijn voldoende tips om het voortraject van jouw evenement en dus de eventregistratie vorm te geven, maar hoe ziet dat traject er qua planning uit? Vooropgesteld: binnen dit traject moet je ook goed nadenken over de letterlijke productieplanning die bij het uitnodigingstraject hoort. Denk hierbij aan teksten, lay-out, etc. Meer daarover lees je in dit artikel over de planning van het uitnodigingstraject. 

Uitgaande van een save the date die 3 maanden voor het evenement verstuurd is, is daarmee officieel jouw uitnodigingstraject van start gegaan. Daarmee is ook meteen de fase van verleiden, overtuigen, uitnodigen en inschrijven begonnen. Hierbij mogen alle kanalen open: trigger met een video interview met een spreker, haal vragen en input op uit je doelgroep, mail, bel, stuur een nieuwsbrief en wees vooral ook actief op social media. Vul de weken vanaf de Save the Date met content met toegevoegde waarde en verval niet in een overkill.

3. Op welke dag in de week mail ik mijn eventuitnodiging?

Ja, er worden nog regelmatig uitnodigingen per post gestuurd en ook nabellen hoort bij dit traject maar om de vraag Wanneer verstuur je jouw event uitnodiging, concentreren wij ons nu even op communicatie via email. Daarbij is vraag 1: wat is de ideale dag om mails binnen mijn uitnodigingstraject te versturen? DDMA (branchevereniging voor datagedreven marketing) publiceert regelmatig de Nationale E-mail benchmark, inmiddels gebaseerd op bijna 20 miljard verzonden mails. Daarbij wordt verschil gemaakt tussen B2C en B2B, wij concenteren ons op B2B mailings.

De waarde van deze feitelijke cijfers zit hem in het feit dat bedrijven natuurlijk kijken wat voor hen het meest effectief is en daar het verzendmoment op aanpassen. Dus door te kijken naar de dagen en tijdstippen waarop het meest 'mailings' verstuurd worden, geeft een goede indicatie van het ideale mail-moment.

LET OP: ook onderstaande cijfers geven slechts houvast en het effect verschilt per doelgroep en industrie. Interessant is het zeker:

Op welke dag mail ik mijn event-uitnodiging: dinsdag of donderdag

(Bron: DDMA Nationale E-mail Benchmark)
 

4. Op welke dag is de Confirmed Open Rate (COR) en de Click Through Rate (CTR) van een event mailing het hoogst?

Wat is de Click Through Rate (CTR)? Wie een mailings verstuurd kan op twee manier meten of de mailing succesvol is: wat is het percentage van de ontvangers dat de mailing geopend heeft (COR) en wat is het percentage dat na openen ook daadwerkelijk actief heeft ondernomen en doorgeklikt heeft? Dat laatste noem je de CTR van jouw mailing. De officiele definities die DDMA hanteert:

Confirmed Open Rate: aantal unieke personen dat de email opende, gedeeld door het aantal succesvol afgeleverde emails.

Click Trhough Rate: aantal unieke personen dat op een link in de email klikte, gedeeldt door het aantal met succes afgeleverde emails.

Dan is er ook nog de Click to Open Rate, waar het aantal unieke personen dat op de link klikte gedeeld wordt door het aantal personen dat de mailing opende.

Waar de meeste mailcampagnes op dinsdag en donderdag verstuurd zijn, is de ranglijst van COR % en CTR % toch echt anders:

Confirmed Open Rate van mailings per dag:

1. Maandag: 39,46%
2. Vrijdag: 39,2%
3. Woensdag: 38,21%
4. Donderdag: 37,33%
5. Dinsdag: 37,04%
6. Zondag: 34,38%
7. Zaterdag: 34.36%

Click Through Rate van mailings per dag:

1. Maandag: 7,86%
2. Vrijdag: 7,53%
3. Woensdag 7,34%
4. Donderdag: 7,28%
5. Dinsdag: 7,27%
6. Zaterdag: 6,52%
7. Zondag: 5,97%

• In 2019 was volgende het benchmark onderzoek het gemiddelde Click Through Rate percentage van een mailing 7,28%. Volgens een andere benchmark onderzoek van teamitg.com is dit percentage in 2022 gedaald naar 3,63%

5. Het tijdstip van verzending: 12 uur 

Op Email-benchemark.nl kun je een benchmark onderzoek naar mailings in de B2B wereld downloaden, gebaseerd op eveneens miljarden mails. Zij trekken de volgende conclusie als het om een tijdstip van mailen gaat:

"In 2022 is donderdag de populairste dag om e-mails te versturen en 12:00 uur het populairste tijdstip hiervoor. Dat wil niet zeggen dat deze momenten ook de meeste directe conversies opleveren, maar het geeft ons een goed idee van hoe andere organisaties werken."