Kort samengevat leidt de WKR er toe dat alle vergoedingen en verstrekkingen die een werknemer ontvangt van zijn werkgever in beginsel leiden tot (belast) loon. En ja, daar vallen ook bedrijfsuitjes, bedrijfsfeestjes en alle andere fun evenementen voor de interne doelgroep ook onder. Dus dit is het minimale dat u moet weten...

In 2023 gaat de vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling naar 3 procent over de eerste 400.000 euro van de totale fiscale loonsom

Michel Kooij, Public Belastingadviseurs

Hierbij moet niet alleen worden gedacht aan vergoedingen en verstrekkingen die direct aan de werknemer worden gegeven, bijvoorbeeld een vergoeding voor scholing, verstrekking van een mobiele telefoon, maar ook aan bedrijfsuitjes/feestjes en andere fun evenementen die door de werkgever voor de werknemers worden georganiseerd. De werkgever heeft vervolgens de mogelijkheid om de vergoeding of verstrekking “aan te wijzen” en onder de WKR te brengen. 

De WKR kent voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen een gerichte vrijstelling of nihilwaardering, wat inhoudt dat deze posten “onbelast” worden gelaten. De overige aangewezen werkkosten komen ten laste van de vrije ruimte. De kosten voor een personeelsfeest of bedrijfsfeest op een externe locatie, kunnen dus tot een bepaalde hoogte in de vrije ruimte worden ondergebracht. Die vrije ruimte is een bepaald percentage over de totale fiscale loonsom van een bedrijf.

De vrije ruimte voor 2022 en 2023 ziet er als volgt uit bij een totale fiscale loonsom van 500.000,- euro:

Vrije ruimte WKR regeling 2022:

• 1,7 procent vrije ruimte over 400.000,- euro = 6.800,- euro
• 1,18 procent vrije ruimte over resterende 100.000,- euro: 1.800,- euro

In de huidige situatie zou een bedrijf dus 8.600,- euro vrij kunnen besteden.

Vrije ruimte WKR regeling 2023:

• 3% over 400.000,- euro: 12.000,- euro
• 1,18% over de overige 100.000,- euro: 1800.- euro

In de nieuwe situatie zou een bedrijf dus 13.800,- euro vrij kunnen besteden. Dit jaar ziet dat er nog als volgt uit:

Tov 2022 hebben bedrijven bij een totale fiscale loonsom volgend jaar 5.200 euro meer te besteden binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Indien na de jaarafsluiting blijkt dat er een overschrijding is van de vrije ruimte, moet over de overschrijding 80% eindheffing (“belasting”) worden afgedragen.
 

Eventbranche en de WKR

Voor de eventbranche is natuurlijk het meest belangrijke van de WKR de invloed op bedrijfsfeestjes, teambuilding uitjes, activiteiten bij jubilea en alle andere interne evenementen waar fun de boventoon voert tov het zakeljike aspect. Hierbij kunnen verschillende situaties (en de daarbij behorende gevolgen voor de WKR) worden onderscheiden:

• Evenement op de werkplek

Indien een feest wordt georganiseerd op de werkplek (lees: daar waar de Arbo-verantwoordelijkheid geldt, dit kan bijvoorbeeld ook een parkeerterrein betreffen) van de werkgever/opdrachtgever, geldt voor de kosten van dit feest de nihilwaardering. De nihilwaardering geldt ook voor eventuele consumpties (geen maaltijd!) tijdens een feest op de werkplek. Worden er naast consumpties ook maaltijden verstrekt, dan geldt voor de maaltijd een forfaitaire waarde van € 3,30 (in 2017) per werknemer. Dit bedrag moet in beginsel tot het loon van de werknemer worden gerekend. Uiteraard kan de werkgever kiezen om dit bedrag onder te brengen in de vrije ruimte.

• Evenement op een externe locatie

Niet alle werkgevers hebben de mogelijkheid om een feest te organiseren op de werkplek. Derhalve zijn velen toch snel aangewezen op een externe locatie. Indien een feest wordt georganiseerd voor uitsluitend medewerkers (en bijvoorbeeld hun partners en/of kinderen) zal de totale factuurwaarde (inclusief btw) van dit feest als belast loon kwalificeren voor de desbetreffende medewerkers. In de praktijk zal echter dit loon worden aangewezen door de werkgever en onder de vrije ruimte worden gebracht.

Let wel: het gaat hier om een factuurwaarde inclusief btw! In de praktijk zien wij hoge bedragen voorbij komen waardoor een eventuele overschrijding van de vrije ruimte snel kan worden bereikt. Hierover moet door de werkgever 80% heffing worden betaald.

• Zakelijk evenement

Indien een zakelijk evenement wordt georganiseerd (ongeacht de plek), waarbij naast de werknemers ook zakelijke relaties zijn uitgenodigd, zal doorgaans het zakelijk karakter van het evenement overheersen. Indien het zakelijk karakter overheerst en het feestelijke/consumptieve karakter “niet meer dan bijkomstig is” (lees: niet meer dan 10%), dan geldt er in zijn geheel een gerichte vrijstelling onder de WKR. Dit betekent dat het bedrag voor dit evenement niet ten laste gaat van de vrije ruimte. Wel is het belangrijk om te beseffen dat het evenement vooraf moet worden aangewezen als “werkkost”.

In het geval het consumptieve/feestelijke karakter wel meer dan bijkomstig is, dan zal er een knip moeten worden aangemaakt tussen het zakelijke gedeelte (en de kosten hiervoor) en het consumptieve gedeelte. Ten aanzien van het zakelijk deel geldt de gerichte vrijstelling. Met betrekking tot het consumptieve gedeelte geldt dat de factuurwaarde inclusief btw onder de WKR moet worden gebracht (ervan uitgaande dat er geen werkgever is die dit bedrag als belast loon wil hanteren voor haar medewerkers). Dit laatste geldt overigens alleen voor een evenement op een externe locatie. Indien het op de werkplek wordt georganiseerd geldt immers de nihilwaardering zoals omschreven onder het eerste voorbeeld.

Het aanbrengen van een “knip” kan tevens gelden voor (bijvoorbeeld):

• teamuitjes waarbij bijvoorbeeld de teambuilding voorop staat en er een zakelijk element is;
• een nieuwjaarsbijeenkomst waarbij het beleid voor de komende jaren wordt aangekondigd en wordt afgesloten met een feest;
• andere externe zakelijke evenementen/sessies voor alleen het personeel.

Het is dus van belang voor de werkgever/opdrachtgever om vooraf duidelijk te krijgen welke gevolgen er kunnen zijn voor de WKR. Zo kan achteraf een juiste splitsing gemaakt worden tussen het zakelijke deel en het consumptieve deel. Hiermee wordt voorkomen dat ten onrechte een te laag of een te hoog bedrag ten laste komt van de vrije ruimte. Op dit vlak kan het evenementenbureau een belangrijke rol vervullen en de meerwaarde laten zien aan de opdrachtgever. In de praktijk merken wij dat juist in dit voortraject de belangrijke beslissingen worden genomen.

Fout bij het bureau?
In de vorige paragraaf hebben we kunnen zien welke mogelijkheden er voor de WKR zijn om een feest/evenement te organiseren. Zoals aangegeven is het vooral in het voortraject belangrijk om de juiste beslissingen te nemen. De juiste beslissing is voor iedere opdrachtgever anders, aangezien ook de reden voor het organiseren van een feest/evenement elke keer weer anders kan zijn. Hoewel de meeste fouten in het boeken van de werkkosten worden gemaakt, zien wij (juist van belang voor evenementenbureaus!) dat ook in het voortraject bij het meedenken met de klant de plank kan worden misgeslagen. Een voorbeeld hiervan kan zijn:

Een klant wil graag een (extern) feest organiseren voor haar medewerkers. Hij schrijft een tender uit waarvoor verschillende evenementbureaus worden uitgenodigd. Een evenementenbureau, mede gespecialiseerd in de gevolgen voor de WKR, maakt een mooie planning met daarin zowel zakelijk als een consumptief deel. Dit zodat er een duidelijke knip is aan te brengen in de agenda en de opdrachtgever dus niet alle kosten ten laste van de vrije ruimte hoeft te brengen. Echter, de opdrachtgever heeft blijkbaar genoeg vrije ruimte in de WKR, wil geen zakelijk karakter maar wil zijn medewerkers belonen met een mooi feest. Dit leidt er toe dat het bureau dat juist alle mogelijkheden in de WKR in acht heeft genomen, deze opdracht misloopt.

• Onze tip is altijd om duidelijkheid te krijgen over de wensen van de opdrachtgever, uiteraard zal dit doorgaans ook worden gevraagd, maar houdt daarbij de WKR in het achterhoofd zodat de regels uit de WKR en de wens van de opdrachtgever kan worden gecombineerd. Want er zijn genoeg opdrachtgevers die voldoende vrije ruimte hebben (of wel de 80% eindheffing voor lief nemen) om een goed feest te organiseren voor hun medewerkers.