WKR regeling: verschil personeelsfeest op eigen locatie of extern

De werkkostenregeling (WKR) is er al sinds 2015, maar nu de vrije ruimte voor 2023 verhoogd is naar 3 procent, is het goed om nog meer eens de in wat voorbeelden te duiken. Werkkostenregeling personeelsfeest bijvoorbeeld: is de WKR voor personeelsfeest op eigen locatie anders dan op een externe locatie? Hoe bizar ook, maar daar zit een wereld van verschil in.

Onlangs werd bekend gemaakt dat de de vrije ruimte in 2023 verhoogd zal worden tot 3 procent van de totale fiscale loonsom van een bedrijf: WKR regeling personeelsfeest: vrije ruimte in 2023 naar 3 procent. Dat betekent meer ruimte om belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers uit te keren. En ja, daar vallen ook personeelsfeesten onder. Maar binnen de Werkkostenregeling is er een groot verschil tussen een personeelsfeest op de werkvloer of eigen locatie, of een personeelsfeest op een externe locatie. "Het blijft een bizar onderscheid

WKR regeling personeelsfeest op eigen locatie / werkplek

Voorbeeld personeelsfeest:
Ik organiseer een personeelsfeest op de werkplek. Naast hapjes en drankjes is er ook een lopend buffet. Is er sprake van belast loon voor mijn werknemer?

Reactie Belastingdienst:
Bij een feest op de werkplek (ARBO) geldt een nihilwaardering. Dit geldt voor zowel de kosten voor de werknemers als de partners van de werknemers. Voor de consumpties, maar ook het amusement of andere kosten van het feest geldt een nihilwaardering. Bij een lopend buffet of andere catering in de vorm van een maaltijd verstrekt, rekent u sinds 2018 € 3,35 tot het loon. U kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon.

Visie Michel Kooij, Publiq Belastingadviseurs:

Maaltijden etc op de werkplek zijn € 3,35 (forfaitaire waardering 2022) en consumpties nihil.

Werkkostenregeling personeelsfeest externe locatie

Voorbeeld bedrijfsfeest:
Bedrijfsfeest op een externe locatie. Diverse kantoren per bus naar de feestlocatie. Feest ter ere van 50 jarig bestaan van het bedrijf. Eten, drinken, entertainment, inclusief een overnachting.

Reactie Belastingdienst:
Bij een extern gehouden activiteit is de invulling van het programma doorslaggevend bij de beoordeling van het karakter. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf en reiskosten.

Het feest is zonder meer een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van het feest zijn loon voor uw werknemers. U kunt dit loon als eindheffingsloon aanwijzen. Het gaat
hierbij om de kosten voor het eten, het entertainment, de overnachting en eventuele andere consumpties.

Visie Michel Kooij, Publiq Belastingadviseurs:
Wanneer de werkgever aan kan tonen dat ook gedurende het feest een zakelijk karakter overheerst, kan ook op de kosten van het feest een gerichte vrijstelling van toepassing zijn. Een verdeling naar rato van zakelijkheid versus consumptief is ook hier mogelijk. Zoals de Belastingdienst ook aangeeft in eerdere antwoorden, is het raadzaam dit vooraf af te stemmen met de betreffende inspecteur.

Zelfde case als hierboven, maar tijdens het feest zijn 3 inhoudelijke momenten

Zelfde feest maar op 3 momenten tijdens het feest wordt het entertainment stil gelegd en worden jaarcijfers gepresenteerd, input gevraagd en Q&A sessie gehouden in een feestelijke en ontspannen sfeer.

Reactie Belastingdienst:
Identiek antwoord aan vorige. Het op 3 momenten stilleggen van het feest ontneemt het feest in beginsel niet het consumptieve karakter. Als u van mening bent dat dit anders is dan kunt u dit navragen bij uw belastingkantoor. Je kunt het vergelijken met drie reclameblokken in een film.

Visie Michel Kooij, Publiq Belastingadviseurs:
Wij menen dat het presenteren van de jaarcijfers, het vragen van input aan werknemers en Q&A sessies ervoor kunnen zorgen dat het zakelijke karakter gaat overheersen. Wanneer de medewerkers immers niet naar het feest komen, weten zij niet hoe de onderneming of instelling waarvoor zij werken er voor staat en zijn zij niet op de hoogte van de zaken die binnen uw onderneming of instelling spelen. De bewijslast in deze ligt volledigheidshalve bij de werkgever.