Waarom organiseren?

Hoe organiseren?

1. 1. Checklist
   In deze fase gebruik je de checklist op deze pagina om alle mogelijkheden op een rij te zetten. Je leest achtergrondinformatie waar nodig en je oriënteert je op locaties en benodigde leveranciers. Alles wat je tegenkomt verzamel je in het projectdocument.

2. 2. Projectdocument
   Maak het plannen van een evenement gemakkelijker en gebruik deze template om al je informatie op één plek te houden. Houd taken bij, vergelijk leveranciers, houd je budget in de gaten en plan het evenement. leder tabblad is geordend op categorie. Je kunt ze in elke gewenste volgorde invullen. Voel je vrij om informatie aan elk tabblad toe te voegen of om informatie te verwijderen of aan je specifieke behoeften aan te passen. Werk samen met bijvoorbeeld collega’s door dit blad met hen te delen. Vanuit dit projectboek ga je starten met het vullen van het draaiboek.

3. 3.Draaiboek
   Het draaiboek bestaat uit verschillende onderdelen: Overzicht contactgegevens toeleveranciers, overzicht benodigdheden en bijzonderheden per leverancier, overzicht aanwezige crew per leverancier, plattegronden, opbouw en afbouw etc. Uit het draaiboek gebruik je op de dag zelf ook het tijdschema.

4. Download draaiboek
    

5. 4.Tijdschema
   In het tijdschema zet je op een beknopte manier de doorloop van het evenement uiteen. Je gebruikt dit overzicht makkelijk op de dag zelf. Je gebruikt het bijvoorbeeld ook makkelijk voor een briefing van jouw leveranciers.

   Download tijdschema

VOORBEREIDEN OP HET EVENEMENT

Bij de voorbereiding op de uitvoering van het evenement komen logischerwijs alle zaken aan de orde die het evenement vormgeven. Hierbij hebben we het over elementen die zichtbaar zullen zijn aan de voorkant en elementen die ondersteunend zijn aan het evenement.

• Organisatie evenement opstarten

  Globaal stappenplan voor de start van het organiseren van uw evenement.

• Zelf organiseren of evenementenbureau?

  Zelf organiseren of een evenementenbureau inschakelen?

• Organisatieteam en taakverdeling

  Stel een gevarieerd organisatieteam samen met de juiste kwaliteiten en verdeel de taken.

• Doelgroep voor je evenement

  Beschrijf voor wie, voor welke doelgroep het evenement is bedoeld.

• Doelstelling evenement

  Een goed evenement kan niet zonder heldere doelstelling.

• Soort evenement

  Welk soort evenement ga jij organiseren?

• Datum bepalen van het evenement

  Waar hou je rekening mee met het bepalen van de ideale datum van jouw evenement?

• Deelnemerregistratie

  Basistips voor de deelnemerregistratie van uw evenement.

• Evenementen budget

  Budgetteren is voor elk evenement een must. Maar makkelijk is het niet.

• Creativiteit en evenementen

  Een succesvol en impactvol evenement kan niet zonder creativiteit.

• Concept ontwikkeling voor je evenement

  Het event concept is het idee voor jouw evenement om tot maximale impact te komen.

• Bijzondere doelgroepen op je evenement

  Hou rekening met bijzondere doelgroepen op je evenement.

• Programma

  Zorg voor goede opbouw, flow en doelgerichtheid in het event programma.

• Globale planning en deadlines

  In de voorbereidingsfase ontstaat een globale planning met deadlines.

• Samenwerken met leveranciers

  Hoe werk je samen met de toeleveranciers van jouw event?

• Evenementen locaties

  Vele tientallen evenementenlocaties? 11 basis eventlocatie tips of 60 tips van experts?

• Sprekers op je evenement

  De juiste sprekers geven een evenement meer glans.

• Amusement op je evenement

  Checklist samenwerking met artiestenbureau en entertainmentbureau

   

• Catering op het evenement

  Eten en drinken van groot belang voor jouw event. Bekijk de event catering checklist 

• Inrichting en sfeer van je evenement

  Alles over event decoratie en evenementen inrichting:

  - Event decoratie en standbouw bedrijven

  - Evenementen decoratie volgens de wetenschap

  - Inspiratie voor jouw evenementen inrichting

• Evenementen verzekering

  De juiste evenementenverzekering is nog niet zo simpel.

• Licht, geluid en video op je evenement

  Zonder audiovisuele techniek geen live communicatie en geen beleving:

  - 24 tips voor optimale audiovisuele techniek op jouw event

  - Bedrijven voor audiovisuele techniek

• Draaiboek voor je evenement

  Een draaiboek is onmisbaar voor elk evenement. Hier een eenvoudig voorbeeld draaiboek

• Locatie-inspectie van het evenement

  Het is belangrijk de eventlocatie vooraf te checken aan de hand van een checklist.

• Je evenement in een tent

  Een tijdelijke locatie of evenemententent is een prima oplossing

  - Aanbieders van evenementen tenten

  - Uw event in een tent? Dit is de checklist!

• Vuistregels aantal m2 voor je evenement

  Hoeveel vierkante meters heeft jouw evenement nodig?

• Artiesten boeken voor je evenement

  Boek je de artiesten zelf, of schakel je er een artiestenbureau voor in?

• Wanneer verstuur je de uitnodiging?

  Hoe ziet het uitnodigingstraject eruit? De beste dag en tijd voor jouw mailing

• Voorbeeld uitnodiging evenement

  Denk goed na over de doelgroep voor je de uitnodiging voor jouw evenement verstuurt. 

• Vooraankondiging van het evenement

  Een vooraankondiging geldt als een 'Save the date'.

• Uitnodiging evenement

  De uitnodiging voor jouw event is bijna letterlijk een visitekaartje.

• Kledingadvies voor je evenement

  Hoe vraag je je gasten zich passend te kleden? Geef een kledingadvies.

• Social media op je evenement

  Hoe vergroot je met social media de impact van je live evenement?

• MVO en evenementen organisatie

  Wat is de rol van evenementen binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen?

• Overtuig je manager van je evenement

  Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager?

• Podium Presentatie 2.0 op je evenement

  Wat is de rol van audiovisuele ondersteuning en live entertainment?

UITVOERING VAN HET EVENEMENT

• Garantie aantallen voor je evenement

  Neem goed kennis van de kleine lettertjes van de locatie-en horecavoorwaarden.

• Evenementen badges

  Maak je gebruik van badges? Zo ja, zorg dan voor de correcte gegevens.

• Evenementen Kist

  Stukje plakband of een touw nodig? Een evenementen kist is altijd handig.

• Tafelschikking tijdens evenement

  Wie zit naast wie. Besteed hier aandacht aan. Het kan je evenement maken en breken.

• Taakverdeling op je evenement

  Voor iedereen is helder wat er van hem of haar verwacht wordt tijdens het evenement.

• Locatiecheck voor je evenement begint

  Check tenminste een aantal standaardpunten op de locatie op de dag zelf.

• Jouw rol als evenementen organisator

  Wat is jouw rol tijdens het evenement en wat zijn je taken?

• Opbouw van je evenement

  De opbouw van een evenement kan ingewikkeld en zwaar zijn. Wees voorbereid.

• Registratie en ontvangst evenement

  Ontvangst: persoonlijk of geautomatiseerd? Wat past het beste bij jouw evenement?

• Briefing op evenementen locatie

  Probeer om alle medewerkers tegelijkertijd te spreken op de dag van het evenement.

• Artiestenbegeleiding op je evenement

  Artiesten performen beter als de voorbereiding op het optreden soepel verloopt.

• No-show van gasten op je evenement

  Probeer zo goed mogelijk rekening te houden met gasten die niet op komen dagen.

• Tijdschema van het evenement

  Wie bepaalt wanneer het evenement start? Jij! En wanneer en hoe?

• Vuistregels drankverbruik

  Bij het bepalen van de soort catering speelt de hoeveelhied drank een rol. 

• Fotograaf en verslag van je evenement

  Laat je evemenent op een professionele wijze registreren door een fotograaf.

• Afbouw van het evenement

  Niet vergeten mensen te vragen voor de afbouw. Dat voorkomt dat je zelf moet sjouwen.

• Rekeningen en fooien voor je evenement

  Als je fooien geeft, doe dat dan op de dag zelf aan de mensen die dan werken. 

• Pers en bloggers op je evenement

  Betrek de media bij je evenement. Mediawaarde is vaak goud.

NA AFLOOP VAN HET EVENEMENT

• Bedanken gasten van je evenement

  Een bedankje stuur je zo kort mogelijk na het evenement. Hoe actueler hoe waardevoller.

• Financieel verslag van je evenement

  Het evenement is afgelopen. Zorg voor een helder overzicht van inkomsten en uitgaven.

• Rendement evenement meten

  Leerzaam om inzicht te krijgen in het rendement van je evenement.

• Niet-meetbaar rendement inzichtelijk

  Niet alles is meetbaar, maar probeer deze zaken wel te benoemen.

• De fiscus en je evenement

  Twee fiscale zaken zijn belangrijk bij de organisatie: aftrekbaarheid en BTW.

• Opiniepeiling op je evenement

  Wat vonden je gasten ervan? Ook achteraf kun je nog met je doelgroep communiceren.

• Je evenement in de pers

  Media zijn van grote waarde. Denk behalve aan traditionele media ook aan social media.