Ondanks alle veranderingen in onze wereld heeft de dag van een eventmanager, net als bij ieder ander, echt nog altijd 24 uur in de dag. Wat zou het mooi zijn om de tijd heel even op pauze te kunnen zetten. Met de deadline in zicht even wat tijd kopen. Totdat we die uitvinding gedaan hebben, zul je op andere manier tijd moeten besparen. Misschien helpen deze 25 tips:
 

1.       Als iets korter dan twee minuten duurt, doe het dan direct. Het opzij schuiven van deze kleine taken brengen je productiviteit in gevaar.

2.       Neem belangrijke beslissingen vroeg op de dag. Wij mensen zijn zo geprogrammeerd dat wij 's ochtends beter in staat zijn om dit te doen. 

3.       Gun jezelf de tijd om te zorgen dat je op tijd het kantoor kan verlaten. Als je weet dat je om 18:00 uur moet vertrekken ben je productiever omdat je beseft dat je niet kunt blijven om het voor elkaar te krijgen. Verhoog de productiviteit met een dreigende deadline.

4.       Delegeer alles, behalve waar u het beste in bent. Je hebt namelijk een uurtarief. Als je tarief hoger is dan iemand die iets voor jou kan afhandelen en de activiteit geen directe inkomsten genereert, is het zinvol om deze taken aan iemand anders toe te wijzen. Zo kan je focussen op dat wat echt aandacht nodig heeft.

5.       Iets afronden is in de meeste gevallen beter dan iets perfect afronden. Perfectie kost veel tijd en het eindresultaat is voor anderen vaak niet heel veel anders. Zorg ervoor dat iets afkomt, moet er later nog wat geperfectioneerd worden, dan kan dat.

6.       Plan alles, ook een taak zonder deadline moet ingepland worden. Taken zonder einddatum worden vaak minder snel afgerond dan taken met een datum.

7.       Stuur een mail of een sms ter vervanging van een telefoontje. Dit scheelt uitleg en daarmee ook tijd.

8.    Maak korte metten met verleidingen. We hebben ze allemaal en iedereen weet van zichzelf wel wat ze zijn. Misschien is het wel Facebook, Pinterest of Instagram. Of misschien controleer je veelvuldig je mail. Wat je verleiding ook is, het brengt je productiviteit in gevaar. Sluit alle tabbladen en plaats je telefoon buiten bereik. Maak het moeilijker om te bezwijken voor de grootste afleidingen tijdens belangrijke taken. Beloon jezelf wel als het af is.


9.    Gemiste oproepen? Bel deze mensen in etappes terug en doe dit niet telkens tussendoor. Houd je telefoon op stil om onderbrekingen te voorkomen. Zie je toch een telefoontje van iemand die je , stuur dan een automatisch sms-bericht dat je later terug belt.

10.    Controleer je persoonlijke e-mail 1 tot 2 maal per dag. Als het niet van cruciaal belang is voor je werk dan zijn dit twee onnodige clicks. Plan op de dag twee blokken/pauzes waarin je je mail wel mag controleren.

11.    Controleer de geschiedenis van uw webbrowser. Gebruik een app om sites te blokkeren waar je te veel tijd aan besteedt, tijd die je niet in uw werk steekt.

12.    Skip vergaderen over zaken die ook per mail of via Google Docs bestand afgedaan kunnen worden. Statusupdates van projecten kunnen eenvoudig digitaal gedaan worden, tenzij er gediscussieerd moet worden. Zorg er in dat laatste geval wel voor dat alleen de mensen aansluiten bij de vergadering die echt aanwezig moeten zijn.
 

13.    Probeer eens een vergadering waarbij iedereen staat. Hierdoor duren ze vaak minder lang en iedereen heeft een actievere houding.

14.    Wat is het uurtarief van iedere werknemer? Probeer op basis hiervan eens te berekenen wat de kosten van een vergadering zijn. Is dit het wel waard? Maak deze afweging voordat je weer een vergadering in de agenda zet. 

15.    Schoon je mailbox op; Archiveer of verwijder oude e-mails aan het begin van elke maand. Dit geeft een beter overzicht.

16.    Houd een doorlopende takenlijst bij van dingen om te doen als je een paar gestolen momenten hebt. Aan deze dingen zit geen tijdslimiet vast, maar ze kunnen heel goed even tussendoor. Schrijf bijvoorbeeld een recensie voor een locatie of ruim je bureau op.

17.    Via podcasts en audioboeken verrijk je je kennis, door te luisteren. Tijdens het luisteren kun je ook tussentijds andere taken voltooien en het kost minder tijd en concentratie dan bij lezen bijvoorbeeld.

18.    Zorg ervoor dat je per uur factureert. Wanneer je dit doet zult u de tijd nauwlettender in de gaten houden. Waar gaat je tijd naar toe en hoe deel je deze in? Schrijf dit op en bekijk waar je efficiënter kan zijn.

19.    Wanneer je absoluut niet gestoord wil worden, gebruik dan een koptelefoon. Ook collega’s zien dat je gefocust aan het werk bent en zullen je met rust laten.

20.    Je inbox is niet je takenlijst. Hierin verschijnen namelijk continu nieuwe to-do’s en daarmee is focussen moeilijker. Wanneer je per ongeluk een mail verwijderd is deze ook uit de takenlijst verdwenen. Maak gebruik van een CRM systeem om een takenlijst bij te houden en de mailbox om vanuit te verzenden en archiveren. Een mailbox en een CRM-systeem kan ook aan elkaar gekoppeld zijn, dat is ook handig.

21.    Organiseer je takenlijst in; must, should of could. "Moet" moet vandaag worden gedaan. "Should" kan worden gedaan als er tijd is en "could" is een aanduiding voor items met de laagste prioriteit.

22.    Ontdek je kracht. Stel jezelf de vraag wat het krachtigste is wat je vandaag kunt doen om je bedrijf of het bedrijf van jouw klant te transformeren. Ben je erachter? Focus daarop en ga daarmee aan de slag. 

23.    Ben je niet snel in typen? Neem typeles, want dit kan enorm veel tijd besparen. Je kunt zoveel beter dan 35 woorden per minuut.



24.    Gebruik standaard e-mailsjablonen. Zijn er e-mailreacties die je vaak verzendt? Maak kant en klare berichten voor dit soort dingen en voeg vervolgens een paar persoonlijke regels toe. Waarom opnieuw de groeten en de belangrijkste stukken tekst opnieuw uitvinden?

25.    Sta een paar momenten van de dag even stil. Gebruik dan deze tijd om even een adempauze te nemen. Als de drukte in je brein afneemt, lossen sommige proberen automatisch op.  Parkeer bijvoorbeeld wat verder weg en loop naar je afspraak.