Bij EvenementOrganiseren.nl hebben we een draaiboek en andere handige tools, die je helpen bij het organiseren van evenementen. Belangrijkste les is om gestructureerd te werk te gaan. Voordat je begint met het invullen van het programma voor je bedrijfsfeest is het handig te weten hoeveel budget er persoon beschikbaar is. Hoeveel budget perpersoon reeel is, is afhankelijk van verschillende factoren. De volgende stappen helpen je het juiste budget per persoon te bepalen.

1. Totaalbudget - Hoeveel geld is er beschikbaar voor het totale evenement. Dit bedrag is je budgetlimiet. Dit bedrag moet alle kosten dekken, zoals de catering, locatie, entertainment, decor, av en alle andere kosten.

2. Bepaal het aantal gasten dat je wilt uitnodigen. Het aantal gasten is uiteraard zeer bepalend voor het uiteindelijke budget per persoon. Hoe meer gasten je verwelkomt op op je bedrijfsfeest hoe lager het budget per persoon.

3. Stel een overzicht samen waarbij je alle kosten op een rijtje zet. Belangrijkste kostenposten zijn locatiehuur, catering en entertainment.  Breng alle andere kosten zo nauwkeurig mogelijk in kaart. Hou ook altijd rekening met onvoorziene kosten. De post 'Onvoorzien' is vaak 10 tot 15 procent van totaalbudget.

4. Met de lijst kosten die je nu voor hebt liggen, heb je een goed beeld van het totaalbudget dat je nodig hebt. Dit bedrag gedeeld door het aantal gasten is het bedrag dat je persoon kunt uitgeven.

Ga bij het bepalen van het budget uit van de realiteit. Natuurlijk is er een wensenlijst, maar zorg er voor dat het geen onrealistische, onbetaalbare dromen zijn. Wilde dromen kosten veel tijd en dat is zonde. Het is verstandig om verschillende offertes te vergelijken om te zorgen dat je niet te veel betaalt voor bepaalde diensten en producten. Op deze manier kun je het budget per persoon zo goed mogelijk bepalen en een fantastisch bedrijfsfeest organiseren dat binnen het budget past.