Hybride evenementen: tips voor een hosted buyer programma Door Krowden Hybride evenementen zijn tijdens de corona-pandemie in no time gemeengoed geworden. Ze bestonden al langere tijd, want evenementen waar fysieke aanwezigheid van gasten gecombineerde werden met online componenten vond al sinds de jaren 90 plaats, maar nu, nu hoort het hybride event simpelweg bij het keuze palet van jouw live communicatie: fysiek, online of een hybride vorm. In die laatste groep heeft de eventbranche een aantal ervaren expertis die al langere tijd hun expertise ontwikkeld hebben. NetworkTables is zo’n expert. In deze serie artikelen laten zij heel praktische zien hoe hybride een oplossing kan zijn voor vele doelstellingen. In deel 1: de hosted buyer en seller meetings. Voorop gesteld: de fysieke ontmoeting heeft alle mogelijkheid om met live interactie, non-verbale communicatie en een goed doordacht concept mensen aan je te binden. Maar de toevoeging van de online of digitale component maakt die impact alleen nog maar groter. Zeker als het gaat om hosted buyer events. Eigenlijk zijn hosted buyer concepten en seller meetings van grote eenvoud in de doelstelling: koppel inkopers/opdrachtgevers aan de juiste verkoper, producten of services. NetworkTables geeft een praktijkvoorbeeld van hoe de mix van fysiek live ontmoeten en digitale aanvulling tot de grootste impact kunnen leiden: ‘Inkopers en opdrachtgevers moeten bij een dergelijk evenement zo veel mogelijk te weten komen van de verkopers om zo vaak in een kort tijdsbestek te achterhalen of dit de juist partner is voor hun behoefte. En voor verkopers is het doel ook simpel: proberen zo veel mogelijk inkopers aan zich te binden en als summum letterlijk aan te verkopen.' Meest gemaakte fout 'De meest gemaakte fout bij hosted buyer events is om de groep hosted buyers als een kip zonder kop op jouw evenement of beurs rond te laten lopen, zonder ze proactief op weg te helpen naar de juiste ‘verkopende partij’. Dit behoeft regie, een slim concept en het faciliteren van dergelijke ontmoetingen. Laat de hosted buyers niet aan hun lot over’, is de stellige overtuiging van Matthijs Otto van NetworkTables. Voorbeelden van aan het lot over laten: Fysiek worden mensen vaak in een ruimte gegooid met tafels en wordt er gerouleerd van tafel naar tafel. Je spreekt dan 15 mensen voor 2 minuten waarvan er vaak maar 2 interessant zijn. Je had dan veel beter 2 meetings van 15 minuten kunnen hebben – hier haal je veel meer uit! Of wat te denken van de virtuele hype “roulette” – hier doe je hetzelfde maar dan in video calls: ontmoetingen at random – dit was even leuk maar dit moet je dus echt niet doen. Je laat je verkopers en kopers totaal aan hun lot over en als je 3 oninterssante gesprekken hebt gehad, haak je al snel af. ‘Daarom is het enorm belangrijk om beide groepen (inkopers en verkopers) al op voorhand duidelijk te maken wie welke vraag heeft en wie welk aanbod of welke oplossing. Doe je dat op een slimme en effectieve manier dan kunnen je in jouw eventconcept zorgen voor een prettige flow waarbij inkopers en verkopers een schema van ontmoetingen hebben voor op het evenement zelf.' 'Daarvoor kun je gebruik maken van een tool als NetworkTables waar je online de mogelijkheid biedt om als verkoper duidelijk te maken wat je te bieden hebt, daar een schema van ‘meeting points’ en ontmoetingsmomenten voor aan te bieden, waarna de inkoper online ontmoetingen kan inplannen met de juiste verkopers. Dat online gemaakte schema is vervolgens de agenda voor op het evenement zelf.' Voorbeeld Een eventprogramma binnen het hosted buyer / seller meetings event kan er dan als volgt, zeer compact, uit zien: 13:00 - 13:15 Introduction keynote/opening session 13:15 - 14:15 4 x 15-minute meetings (pre-scheduled) tussen beide groepen 14:15 - 15:15 4 x 15-minute meetings (pre-scheduled) tussen beide groepen What’s next? Wat is een hybride hosted buyer programma? Een hybride hosted buyer programma werkt niet door het tegelijkertijd te organiseren. Je wilt niet dat je sponsor met z'n telefoon in zijn hand aan het bellen is op zijn stand. Splitsen in online deelnemers vs offline? Nee ook niet doen, want dan ontmoet je net die internationale buyer niet, omdat die in Tokio zit terwijl jij alleen mensen op de beurs kunt ontmoeten. Wat wil je dan wel? Plak er een extra online dag achteraan, bijvoorbeeld 2 dagen later. Zo kan iedereen (ook de fysieke deelnemers) elkaar online ontmoeten. De een zal dit gebruiken als de eerste ontmoeting met die buyer uit Tokio. Terwijl de ander misschien op deze manier een follow-up online kan doen met een buyer die je tijdens de beurs hebt ontmoet. Wat is belangrijk voor success? Zorg dat het van te voren ingepland kan worden (net als de fysieke meetings) ander komt niemand tijdens het online event opdagen. Automatische reminders (email/sms) om mensen naar het meeting platform te krijgen op het moment dat de meeting start Zorg dat je automatisch van meeting naar meeting gaat in het virtuele platform zodat je niet met linkjes loopt kloten en daardoor misschien meetings mist. >> Meer informatie en inspiratie voor jouw effectieve hosted buyer concept: networktables.com Je verder verdiepen in de mogelijkheden? Hoe creëer je een programma van effectieve 1-op-1 meetings tijdens B2B events Waarom jouw standhouders een matchmaking tool nodig hebben Netwerkevenementen: do’s en don’ts Checklist hybride evenementen (I): 12 tips en do's In no time vond live communicatie en experience marketing haar weg naar online. En veel merken... Hoe organiseer je een hybride evenement (II)? Niet zo! Hybride evenementen zijn de talk of the town. Nu er weer live evenementen georganiseerd mogen... Tip: lees ook deze artikelen Hybride evenementen: 10 voordelen en 10 nadelen Hoe organiseer je een hybride evenement (II)? Niet zo! Checklist hybride evenementen (I): 12 tips en do's