Tot enkele jaren geleden werd er nog maar mondjesmaat door een handvol organisaties gebruik gemaakt van de kracht van online communicatie. Vaak ging dit via de inzet van webinars en live streams om grote events en lanceringen te streamen. Op dit moment is de inzet van online evenementen niet meer weg te denken uit de nieuwe mix van live communicatie. Toch denken veel evenementenorganisatoren nog altijd aan het standaard webinar of talkshow gesprek. Maar een online event of uitzending kan veel meer zijn dan dat.

Voor Eventbranche.nl en EvenementenOrganiseren.nl pikte AVEX een paar praktische voorbeelden uit om van te leren. Eerder kwamen de experts van AVEX al tot een online evenement checklist, maar nu delen ze 5 praktische tips. Van heel simpel en snel toe te passen tot meer complex met veel voorbereiding maar goed uitgevoerd ook met veel impact.

5 tips en voorbeelden voor jouw online evenement:

• Content slim hergebruiken (eenvoudige tip)
• Trigger - promo vooraf opnemen (eenvoudige tip)
• Kick-off uitzending in opmaat naar live event – congres (gemiddelde tip)
• Vergroot je bereik door een online lancering – met live publiek (gemiddelde tip)
• Awardshow – studio verbonden met teams door het land of de rest van de wereld (complexe tip)

• #1 | Eenvoudig:

Online event: content slim hergebruiken

Live en on demand? Of zelfs meerdere keren uitzenden? Dat kan eenvoudig met een online event.

Je kunt een uitzending meerdere keren gebruiken. En snippets eruit halen om als content-‘snacks’ in kleine video’s op te delen. Dit kan voor dezelfde doelgroep (om het te herhalen) of om nieuwe doelgroepen te bereiken.

Bij AVEX verzorgen we bijvoorbeeld voor ABN AMRO bank de uitzendingen van de Beleggingsstrategie Sessies – een online programma waarbij Roelof Hemmen in gesprek gaat met enkele gasten over de stand van de economie en de invloed op beleggingen.

Dit programma wordt 1 x live uitgezonden en daarna nog in verschillende keren on demand aangeboden. Zo wordt er optimaal gebruik gemaakt van de investering in één uitzending/opname.

(Foto: Max ter Burg)

• #2 | Eenvoudig:

Online event: Trigger - promo vooraf opnemen

Je kent het wel; de aankondiging van een programma vlák voordat een ander programma begint.

Als trigger zodat je weet wat je na het tv-programma kunt verwachten. Waarom? Om jou te verleiden om vooral te blijven hangen op dezelfde zender en te kijken naar het volgende programma. Herkenbaar voorbeeld; voor de uitzending van ‘Even tot hier’ somt de presentator van Studio Sport ‘live’ vanuit de studio de inhoud van het programma van de uitzending samen. Tot zo rond de klok van 22:30 uur na “Even tot hier”.

Dit kun je natuurlijk ook doen bij jouw eigen (vooraf opgenomen) online uitzending. Alleen dan niet vlak voor de uitzending, maar slim gepland op de social media kanalen, je website óf e-mails. Het enige wat je hoeft te doen is het in te plannen in het draaiboek en regieschema. Dan nog de professionele host en presentator briefen voor de intro en dan zorgen dat je editor een losse video ervan maakt. Appeltje-Eitje toch?

Lees ook: Online event organiseren: 4 stappen voor een effectief voortraject

• #3 | Gemiddeld –basis event kennis nodig:

Online event: Kick-off uitzending in opmaat naar live bijeenkomst

En ander mooi voorbeeld vanuit een project voor een groot software bedrijf was de inzet van een online uitzending voorafgaand aan een groot live event.

Veel organisaties ervaren de uitdaging van last-minute afzeggingen of no-shows. Om dit te voorkomen en te zorgen dat de gasten er écht bij wilde zijn werd er 2 weken voorafgaand aan het event een online kick-off georganiseerd. In deze wervelende online show werden de gasten helemaal enthousiast gemaakt. Er werden insights gedeeld, een vette dronevideo van de eventlocatie vertoond en de key-note speakers werden kort geïnterviewd en gaven een teaser weg van hetgeen ze live zouden gaan delen.

Doel was om voorafgaand aan het live event extra betrokkenheid – of hip gezegd: engagement te creëren bij je gasten. Prettige bijkomstigheid: als je met sponsors werkt kun je op deze manier ook een extra exposure creëren met deze uitzending door een korte bumper met: “deze uitzending wordt mede mogelijk gemaakt door onze hoofdsponsor…”

• #4 | Gemiddeld –basis event kennis nodig:

Online event: Vergroot je bereik door een online lancering – met live publiek

Creëer je eigen live en online TV-show rondom je productlancering

Wie kent de wereldberoemde Apple Worldwide Developers Conference niet. Al sinds 2010 ook live te volgen. Inclusief de beroemde woorden van Steve Jobs: “One more thing”…met daarop volgende de aankondiging van de allereerste iPhone.

Bereik: een wereldwijd miljoenen publiek

Ook grote automerken maken hier gebruik van om nieuwe modellen met veel spektakel te lanceren. En F1 teams presenteren inmiddels zo ook de nieuwe auto’s voor het komende seizoen. Dit kun je zelf ook klein voor selecte doelgroep inzetten. Denk aan de Damen case (Gouden Giraffe!)

Bij AVEX faciliteerde wij de introductie van de 1e e-truck van één van de toonaangevende vrachtwagenfabrikanten in Europa ook eerst online. Daarna pas tournee door het land. Drie keer op één dag een unieke livestream: voor de pers, personeel en natuurlijk de potentiële klanten. Perfect om aandacht naar één dag te trekken; de grote première! In opmaat naar deze datum is er veel ruimte voor communicatie en aandacht rondom merk.

Ook perfect om via een tv-show emotie en beleving over te brengen in indrukwekkende content / video’s. Of via storytelling het verhaal over te brengen in een compacte show.

En door live publiek (kaartverkoop – VIP relaties – fans) krijgt een uitzending een extra dimensie.

Zorg in dat geval dan wel voor een goede ‘opwarmer’ van de zaal om tijdens de live uitzending de juiste dynamiek en vibe te kunnen overbrengen op de kijkers. Dit in combinatie met een camera op crane creëert een beleving voor het thuispubliek waarbij men denkt: “Daar had ik live bij willen zijn!”.

• #5 | Complex – expertise vereist:

Online event: Awardshow – studio verbonden met teams door het land (of de wereld )

Sommige formats blijken ook ná covid best goed te werken...soms zo goed dat men besluit om hiermee verder te gaan.

Een voorbeeld zijn de VodafoneZiggo Sales Awards; waarbij diverse teams en accountmanagers een award krijgen voor bijzondere prestaties. In corona-tijd voor het eerst 100% online georganiseerd; waarbij vanuit een centrale regie verschillende Microsoft Teams Rooms gekoppeld werden aan een online uitzending vanuit een talkshow studio.

(Foto: Max ter Burg)

Recent vond er weer een editie plaats. En nog steeds 100% online. Deze keer uit praktisch oogpunt – zo hoeven er geen winkels eerder dicht, zijn er geen reisafstanden én weten we tóch een community gevoel te creëren. Vanuit de Talkshow Studio werd een uitzending gemaakt met Humberto Tan als professionele talkshow host. De hele awardshow was voor iedereen te volgen. Alleen de 96 genomineerden werden middels een strakke regie om de beurt in één van de 16 Microsoft Teams Rooms naar binnen gehaald.

Zoals gezegd deed Humberto Tan de presentatie; hij stond in verbinding met de regieruimte en kon ook zo oproepen doen om bepaalde genomineerden te laten inbellen. Dit zorgde voor een mooie spanningsboog én gaf het de uitzending helemaal het gevoel van live! Naast de inzet van een bekende presentator zorgden ook de vlotte video instarts; van projecten en genomineerde maar ook de bumpers & leaders voor een perfect te volgen uitzending.

Lees ook: Hoe kies ik de juiste livestream studio?