Op weg naar een succesvol evenement begin je met het bepalen van je doelstelling. Wat wil je bereiken? Met een heldere doelstelling is het veel makkelijker om verderop in het proces de juiste keuzes te maken. Het helpt bovendien bij de evaluatie. Achteraf kun je namelijk heel goed analyseren of de activiteit de doelstelling heeft behaald of niet.

Doelgroep

Met de duidelijke doelstelling ga je je doelgroep bepalen. Soms wijst het zich vanzelf. Neem bijvoorbeeld een personeelsfeest. Bij een open dag is dat al een stuk lastiger. Zorg ervoor dat je de doelgroep zo nauwkeurig mogelijk in beeld hebt. Hou rekening met de wensen van deze doelgroep. Wat speelt er en wat houdt deze doelgroep bezig? 

Budget

De volgende stap is het bepalen van het budget. Inventariseer wat je allemaal nodig hebt. Dat is heel breed en gaat van locatie tot catering en van geluidsapparatuur tot het ontwerpen en versturen van de uitnodiging. In deze fase bepaal je ook of - en zo ja wat voor soort bureau - je inhuurt.

Projecteleider

Onderschat nooit het werk dat komt kijken bij het organiseren van een evenement. Dat is vrijwel altijd meer dan dat je denkt. Zorg dat er voldoende capaciteit in menskracht is om alles goed van de grond te krijgen. Benoem een verantwoordelijke, een projectleider, die alle touwtjes in handen heeft en de regie voert. Hij of zij moet daar voldoende tijd en gelegenheid voor hebben. Afhankelijk van de omvang van het evenement, kun je een organisatieteam samenstellen.

Bepaal het moment

Wanneer wordt het evenement gehouden? Het lijkt niet de moeilijkste vraag. Dat is het ook niet, maar hou wel rekening met zaken als feestdagen en vakanties. Valt het evenement samen met andere activiteiten, waarbij je elkaar mogelijk in de weg kunt zitten. Is er op dat moment capaciteit beschikbaar.

Het programma

Vanaf het moment dat je wist dat je bezig zou gaan met het evenement zijn er al 1000 en 1 dingen door je hoofd geschoten die in het programma thuishoren. Natuurlijk heb je notitie gemaakt van de beste brainwaves. Nu is het moment om ze erbij te pakken en te komen tot een inhoudelijk programma.

Zorg bij het samenstellen van het programma voor een goede en logische opbouw. Zorg voor de juiste spanningsboog en de juiste rustmomenten en pauzes. Altijd verstandig om rond de pauzes wat extra tijd te nemen voor het geval het programma uitloopt.

Locatie

Je bent al ver gevorderd met het evenement. Aan de hand van alle informatie die je nu al hebt, kun je weloverwogen een locatie kiezen. Informeer je goed en maak keuzes voor een goede professionele venue. Dan weet je dat de zaken goed geregeld zijn en je niet voor verrassingen komt te staan. Goedkoop is vaak duurkoop als het op de locatie aankomt.

Draaiboek

Een draaiboek voor een event met enige omvang is onmisbaar. Zeker als je met meerdere partijen werkt moet je alles vastleggen in een draaiboek en die ook delen met de relevante mensen en partijen. Zo weet iedereen wat er wanneer van hem of haar wordt verlangd. Als er iets onverwachts gebeurt, dan heb je met een goed draaiboek overzicht en kun je makkelijker anticiperen.

Evalueren

Vaak is het evenement niet een eenmalige gebeurtenis. Neem daarom altijd de tijd voor een grondige evaluatie. Vraag om feedback van deelnemers. Dat gaat verder dan net voor het scheiden van de markt een ingevuld evaluatieformulier vragen in ruil voor een cadeautje.
Leg vast wat er goed ging en wat er beter kan. Beschrijf of je tevreden bent met de samenwerkingspartners en maak een lijst met zaken die je een volgende keer anders zou doen.

Zo zie je maar hoeveel er komt kijken bij een evenement. En natuurlijk, het ene evenement is het andere niet. De invulling is altijd maatwerk, maar hou je je aan dit raamwerk, dan creeer je rust en overzicht en zal de kwaliteit van je evenement vele malen beter zijn, dan als je voor de vuist weg iets organiseert.

Veel succes en mocht je onderweg ergens tegenaan lopen, dan staat ons expertteam altijd voor je klaar met gratis en vrijblijvend advies. Heb je bijoorbeeld onze checklist al gezien? Met ons enorme netwerk kom je verder.