We beginnen bij het begin. Wat is nu eigenlijk een 'concept'. Als je op zoek gaat naar de betekenis kom je een aantal interessante beschrijvingen tegen. Bij EvenementOrganiseren.nl hanteren we de definitie van live communicatie-deskundige Sjoerd Weikamp. Hij definieert 'concept' als volgt:

Wat is een event concept?

"Een concept is de uitwerking van de experience, de beleving, de customer journey, de storytelling en dus de vorm van live communicatie en experience marketing (het event), om middels dit concept en de beleving en live communicatie-eravaring van de gast jouw marcom-doelstellingen te bereiken door binnen het event en de doelstelling jouw gasten / doelgroep de optimale beleving en meerwaarde te bieden."

Sjoerd Weikamp, hoofdredacteur van EventBranche.nl en EvenementOrganiseren.nl

Weikamp noemt onder meer creativiteit, strategisch denken, noviteiten en denken vanuit de customer journey als (basis)voorwaarde om te komen tot een goed evenementenconcept. De volgende stap van het concept is het in kaart brengen van het complete evenemententraject, voor, tijdens en na. Als dat staat vormt het evenementenconcept zelf niet alleen de ziel van het evenement, maar ook het hart van het traject en de strategie waarbinnen het event de maximale impact behaalt. Staat het concept voor jouw evenement binnen die strategie als een huis, dan leidt dat uiteindelijk tot het draaiboek voor jouw evenement, dat onmisbaar is in de uitvoering van ieder event.

Het Instituut voor Eventmarketing & Strategie hanteert de volgende definitief voor het concept van een evenement:

'Het concept is het overkoepelende idee, vertaald in elelementen en touchpoints, gebruikmakend van beeld, woord, geluid, smaak, geur en gevoel en gebaseerd op de strategie, doelstelling en doelgroep.

Het concept kun je met een gerust hart 'de rode draad' noemen of meer prententieus 'de ziel van het evenement'. Zoals uit de definitie blijkt, is het concept onlosmakelijk verbonden met de doelstelling en de doelgroep van het evenement. Keuzes binnen jouw evenementenconcept zou je dus bij iedere stap uitlegbaar moeten maken vanuit de doelstelling en doelgroep. Hoe zorg je voor de juiste  klantreis, beleving, communicatie, wow-momenten, ontspanning, interactie, inhoud, uitstraling en bijvoorbeeld netwerken. Die opsomming benadrukt nog maar eens hoe belangrijk een goed concept is om tot de gewenste impact te komen.

• TIP: Met deze checklist heb je maximale grip op je event.

Creativiteit als basisvoorwaarde
Om een goed concept te bedenken is creativiteit een eerste vereiste, net als de eigenschap om structureel en strategisch het evenement vorm te geven. Het kan natuurlijk zijn, dat je de vereisten in eigen huis hebt. Mocht dat niet het geval zijn, dan is het raadzaam een specialist in te schakelen. Er zijn tal van spelers met veel ervaring en een bewezen trackrecord, die van jouw event een onvergetelijke ervaring maken en ook leidend kunnen zijn en het opzetten van het gehele traject en de strategie. Vind je het juiste bureau voor deze belangrijke stappen, dan komt daar het meest ideale en wel overwogen concept uti voort.

Het concept is het fundament. Daar kun je beter niet op besparen, want wie bouwt er een huis op een krakkemikkige fundering?!

Meer weten over hoe je jouw event concept middels eventdesign en meetingdesign tot een succes maakt?

- 5 fundamenten voor een effectief experience design

- 7 tips hoe meetingdesign en eventdesign de gastbeleving versterken