Alleen al het ministerie van Buitenlandse Zaken organiseert honderden evenementen per jaar, in Nederland en op de meer dan 140 posten wereldwijd. Dat in combinatie met de rol van Peek in het duurzaamheidsprogramma en de werkgroep, maken haar 10 tips super interessant:

• Tip 1: Kies een strategische locatie – of ga volledig digitaal, nog beter!

“Een strategische locatie is goed bereikbaar met het openbaar vervoer én ligt in de buurt van je doelgroep. Zo beperk je de vervoersbewegingen. De lockdowns leerden ons ook dat digitale evenementen goed werken, zeker voor sessies waarin kennisoverdracht centraal staat. Een variant hierop zijn hybride evenementen; zeer effectief met een online moderator die vragen in de chat kan beantwoorden. Dit kan bovendien een dynamische wisselwerking opleveren tussen de zaal en de online deelnemers.”

• Tip 2: Een succesvol evenement hangt niet af van het aantal deelnemers

“Een congres met vijfhonderd bezoekers staat niet gelijk aan een succesvol evenement. Het meest duurzame evenement, is namelijk géén evenement. Wees dus kritisch op je publiek. Welk doel wil je ermee bereiken en welke doelgroep past daarbij? Maak duidelijk wat je van bezoekers verwacht, zodat zij een goede afweging kunnen maken om wel of niet te komen. Dit voorkomt teleurstellingen en zorgt voor betere sessies, blijvende impact en minder verspilling.”

• Tip 3: No show is je grootste vijand

“Soms loopt het aantal no shows op tot wel twintig procent van het aantal deelnemers. Mensen beseffen vaak niet hoeveel moeite en grondstoffen er verloren gaan als zij last minute niet komen opdagen op een evenement. Maak je deelnemers daar bewust van door hun verantwoordelijkheid in je uitnodiging te benoemen. Als organisator kun je hier goed op inspelen door herinneringen te versturen in aanloop naar je evenement, inclusief duidelijke instructies voor een afmelding.”

• Tip 4: Stop met (duurzame) goodies

“De doppers en kaarten vol bloemzaadjes stapelen zich op in mijn huis. Ik denk dat we moeten beseffen dat alles wat we kopen ooit afval wordt. Ik snap de goede bedoelingen achter de presentjes, maar besef: een goed evenement is een cadeautje op zich.” 

• Tip 5: Beperk het inkopen voor de aankleding

“Spullen voor de aankleding kun je vaak ook ergens lenen of huren. Ook tweedehands aanschaffen is vaak mogelijk. Zo niet, dan is het goed om te zoeken naar duurzame en herbruikbare materialen. Zo is een datum op een banner echt een misser. Een banner met ‘Duurzaam event 2023’ kan daarna de prullenbak in.  Zo zonde! Dit uitgangspunt geldt natuurlijk ook voor bekers, borden en bestek: gebruik daarvoor geen wegwerpartikelen, maar gewoon servies en bestek dat je kunt afwassen.” 

• Tip 6: Omarm de digitale revolutie

“Ik zie nog veel papieren uitnodigingen, programmaboekjes en flyers. Tijd om daarmee te stoppen! Zorg in plaats daarvan voor een scherm met informatie op de locatie en eventueel QR-codes die mensen met hun telefoon kunnen scannen. Voor grote events bestaan ook handige evenementen-apps die mensen kunnen downloaden voor de gelegenheid.”

• Tip 7: Zoek naar lokale leveranciers

“Dit geldt niet alleen voor de leveranciers van fysieke producten, zoals de catering of attributen voor de aankleding, maar ook voor cameramannen en de techniek. Zorg dat de vervoersbewegingen voor iedere leverancier zo kort mogelijk zijn. En als dat kan, serveer dan ook lokale voeding die in het seizoen past.” 

• Tip 8: Maak duidelijke afspraken met de cateraar om verspilling tegen te gaan

“Een flexibele cateraar is je beste vriend! Je voorkomt verspilling door goede afspraken met een cateraar te maken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met mensen die niet komen opdagen? Is het mogelijk om het eten ter plekke op locatie te bereiden, zodat je precies weet hoeveel eten nodig is? Of kan een deel van het eten langer houdbaar zijn, zodat het na één dag niet weg hoeft? En tot slot: wat doe je met eten dat over is?”

• Tip 9: Draai de sociale norm om: vegetarisch als standaard

“De grootste milieu-impact van de catering zit in het serveren van vlees, vis en zuivel. Als je dit drastisch wilt beperken, moet je op plantaardige voeding overgaan. Maar verplichte plantaardige maaltijden roepen vaak weerstand op. Een mooie tussenweg is de huidige sociale norm om te draaien: vegetarisch als standaard. Wil je vlees? Dan kun je dit als dieetwens aangeven.” 

• Tip 10: Afhankelijk van het thema: communiceer of show, don’t tell

“Als je een evenement organiseert dat over duurzaamheid gaat, wees dan transparant over duurzame keuzes in de organisatie en maak het expliciet. Maar heeft een evenement inhoudelijk niets met duurzaamheid te maken, dan kan het slim zijn om je mond te houden over duurzaamheid. Doe het gewoon zonder het te vertellen! Zo voorkom je ook weerstand.”