Met het maken van een globale planning met daaraan gekoppeld deadlines krijgt jouw event in deze voorbereidingsfase al echt vorm. Je hebt jouw doelgroep bepaald. De doelstellingen staan vast en je hebt goed nagedacht over het concept en de juiste locatie. Met het maken van een globale planning ontstaan ook de eerste contouren van het draaiboek. 

Gouden tip

De gouden tip is hier: Begin op tijd. Als je voorbereiding gekenmerkt wordt door haast, tijdsdruk en stress, dan is de kans groot dat jouw evenement een moment wordt, een vluchtig festijn wordt, dat voorbestemd is voor de vergetelheid. En dat is wel het laatste dat je wilt. Daar is de investering in geld en tijd te groot voor. Dus begin op tijd en maak van jouw event een impactvolle experience die waarde toevoegt aan je strategische marketing-  en communicatiemix. 

Hoeveel tijd heb je nodig om een goed evenement neer te zetten? Dat verschilt natuurlijk enorm per evenement. Voor grote producties adviseren we negen maanden tot een jaar. Een event met een gemiddelde omvang heeft in de meeste gevallen genoeg aan zes maanden.

Wat zijn dan belangrijke ijkpunten in het proces en heb je nodig om een goede globale planning op te zetten? Wij hebben een Top 10 voor je samengesteld op basis waarvan jij een effectieve globale planning kunt maken.

01. Team samenstellen

Wie gaat het evenement organiseren? Stel een team samen met de juiste skills, motivatie en draagvlak. Zorg ervoor dat er voldoende tijd is voor dit team om aandacht te geven aan de organisatietaken. Zorg ervoor dat dit team tenminste zes maanden voor het event aan de slag kan.

02. Doelgroep en doelstelling bepalen

Een van de eerste taken waarmee het organisatie aan de slag gaat, is het bepalen van de doelstellingen van het event en de doelgroep. Dit moet je echt helder voor de bril hebben alvorens je verdere stappen kunt gaan zetten. 

03. Conceptontwikkeling

Denk tijdig na over de vorm. Het concept hoeft echt niet tot in de puntjes uitgewerkt te zijn, maar het is wel goed om te weten of je gaat voor een hybride event of alleen live. En wat is de aard van het event? Heeft een festivalachtig karakter of is het meer een kennisevent, zoals een symposium; om maar twee uitersten te noemen. Zorg dat je zeker vier tot vijf maanden voor d-day dit helder hebt. Dit is namelijk van groot belang voor keuzes in het vervolgtraject.

04. Budgetten

Geld is natuurlijk essentieel. Het is lekker werken als er onbeperkt middelen beschikbaar zijn, maar dat is voor de meeste organisatieteams een utopie. Hoeveel budget er is, wil je ook zeker vier tot vijf maanden voor het evenement weten. Begin gelijk met het maken met een verdeling over een aantal stelposten. Naarmate het evenement dichterbij komt, kun je steeds nauwkeuriger aangeven waar het budget aan wordt uitgegeven.

• TIP: Evenement organiseren? Dan is deze checklist een onmisbare tool.

05. Datum event bepalen

Als het communicatie wordt opgestart is het belangrijk een datum te hebben. Zorg dat je toch zeker drie maanden van tevoren de exacte datum weet. Je tijden op die dag zijn dan nog net even iets minder belangrijk. Besef je wel dat als je de datum eenmaal gecommuniceerd hebt, het lastig en verwarrend kan werken om het event naar een andere dag te verschuiven.

06. Evenementenlocatie

Onderschat nooit de impact van een goede locatie. Kies je locatie met aandacht en zorg. Sluit de venue aan bij jouw wensen en wat je wilt uitstralen en hoe zit het met de bereikbaarheid. Wacht niet te lang met het vastleggen. Drie maanden van tevoren is wat ons betreft echt het minimum.  De definitieve keuze is een mijlpaal in het organisatieproces. Het geeft duidelijkheid en creeert ook stukje rust.

07. Offertes aanvragen

Het aanvragen van offertes schiet er vaak bij in. Daardoor wordt het vaak haastwerk en zoals algemeen bekend is: Haast is duur. Vraag zo'n twee maanden van tevoren offertes aan bij verschillende leveranciers. Kijk en vergelik en neem ook altijd even contact op. De laagste offerte is immers niet altijd de beste. Door op tijd offertes aan te vragen, wint je event aan kwaliteit omdat je goed kunt vergelijken welke leverancier het best bioj jou past. Overbodig te vermelden dat je in dit traject wat geld kunt besparen.

08. Uitnodigingen

Uitnodigingen versturen doe je in de regel een maand van tevoren. Je doet er wel goed aan om circa zes weken voor het event een 'save the date' te versturen.  Je kunt een uitnodiging ook te vroeg versturen. Kans is groot dat die dan ergens op de (digitale) hoop terechtkomt en vergeten wordt. Met het (te) laat versturen van de uitnodiging loop je het risico dat jouw doelgroep al wat anders in de agenda heeft staan.

09. Media

Of je de media inschakelt is natuurlijk afhankelijk van het soort event dat je organiseert. Als media belanglijk voor je is, benader ze dan zes weken voor je evenement. Er is dan voldoende tijd voor een aankondiging en een eventueel verdiepend artikel. En natuurlijk nodig je pers ook uit op het event zelf.

10. Evaluatie / natraject

Een goede evaluatie is zeer waardevol mits goed uitgevoerd. Gasten aan het eind - net voor het naar huis gaan - confronteren met een vragenformulier werkt niet. Je krijgt dan niet de kwalitatieve antwoorden die je wenst. Beter is kort na het event of een vragenlijst te sturen of beter nog persoonlijk contact te hebben. 
Het natraject kan een aanvulling zijn op je event. Het is een contactmoment, waarmee je een mogelijkheid creeert om een basis te leggen voor een community. Bedank de gasten bijvoorbeeld voor hun komst en stuur een korte video mee waarin een van de topsprekers nog een relevante aanvulling geeft op wat op het event is besproken.
Belangrijk is dat er niet veel tijd zitten tussen het event en het contactmoment. Het liefst niet meer dan enkele dagen. Enkele weken is echt te lang.