1. Kies tussen een professional of een DIY-aanpak

Wil je haarscherpe, professionele beelden met perfecte belichting en compositie? Huur dan een fotograaf of videograaf in. Professionals hebben de juiste apparatuur en weten precies hoe ze de sfeer van je event vastleggen.

Wil je kosten besparen en heb je een creatief team? Dan kun je zelf foto’s en video’s maken met een goede smartphone of camera. Zorg wel voor een duidelijke strategie en een paar handige hulpmiddelen, zoals een stabilizer en extra verlichting.

2. Brief je fotograaf/videograaf goed

Een professional inhuren betekent niet dat je achterover kunt leunen. Zorg voor een goede briefing! Geef aan welke momenten je zeker vastgelegd wilt hebben: de opening, keynote speakers, spontane interacties, of juist details zoals decor en catering. Denk ook aan de stijl: wil je journalistieke, spontane beelden of juist geposeerde foto’s?

3. Denk aan de belichting en setting

Licht is cruciaal voor mooie beelden. Evenementen met sfeerverlichting of donkere zalen kunnen een uitdaging zijn. Bespreek dit vooraf met je fotograaf, zodat hij of zij de juiste apparatuur meeneemt. Ook een mooie achtergrond of fotowand kan een groot verschil maken in hoe professioneel je beelden eruitzien.

4. Vergeet de rechten en nabewerking niet

Spreek vooraf af wie de rechten van de foto’s en video’s bezit en hoe je ze mag gebruiken. Mag je ze vrij delen op social media en in marketingmateriaal? En hoe zit het met herkenbare gezichten van bezoekers? Zorg ervoor dat je dit juridisch goed regelt, bijvoorbeeld met een disclaimer bij binnenkomst.

5. Gebruik je beelden slim na het evenement

Gefeliciteerd, je hebt nu een mooie verzameling foto’s en video’s! Maar wat nu? Gebruik ze strategisch:

• Social media: Deel de mooiste shots op Instagram, LinkedIn en Facebook om je event na te laten leven.
• Aftermovie: Laat een korte, dynamische video maken en deel deze als promotiemateriaal voor een volgende editie.
• Website en nieuwsbrieven: Een beeld zegt meer dan duizend woorden – gebruik je foto’s in je post-event communicatie.
• Pers en blogs: Lever pakketten met beeldmateriaal aan pers en bloggers om extra zichtbaarheid te genereren.