Om goed te kunnen budgetteren moet het glashelder zijn hoe jouw evenement eruit komt te zien, is het verstandig aan de hand van voorgaande events jouw budget op voorhand procentueel al een beetje in te delen*. Toch geldt vooral: hoe concreter de invulling van jouw evenement hoe beter te budgetteren. Volg daarom onderstaande stappen en tips op of maak gebruik van de budgettool van EvenementOrganiseren.nl.

Stap 1: de grootte van de doelgroep

• Uitgebreide, realistische lijst met namen en instanties
• Controleer de lijst met de diverse contactpersonen binnen uw bedrijf
• Maak een goede schatting van het opkomstpercentage aan de hand van afhankelijkheid en verbondenheid die de potentiele gasten hebben met uw bedrijf en het soort evenement
   
• Organiseer je een evenement dat al eerder is georganiseerd, probeer dan de genodigdengroep en de werkelijk aanwezigen te achterhalen. Houd, wanneer je een evenement organiseert, altijd een overzicht bij van:
• aantal genodigden
• aantal ingeschrevenen
• aantal werkelijk aanwezigen

• TIP: Met deze checklist heb je maximale cotrole over jouw event.

Stap 2: de doelstelling

Het is absolute noodzaak om als eerste stap in de organisatie van een evenement een duidelijk overzicht te maken van de doelstelling van het event en de bijhorende doelgroep afbakenen. Zonder doelstelling geen event. Om bij deze eerste stap een beetje houvast te krijgen, hierbij een kort stappenplan: doelstelling evenement

Stap 3: stel het budget vast

In een eerste plan van aanpak is het zaak om zo snel als mogelijk een selectie te maken van de juiste toeleveranciers en daar offertes aan te vragen. Zo wordt de verdeling van het budget heel snel concreet en kan daarop verder gebudgetteerd worden. Met onderstaande checklist wordt het verdelen van het budget eenvoudiger, hierin vindt u vrijwel alle posten voor het organiseren van een goed evenement

• restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkenden);
• huur permanente/tijdelijke locatie (ook opbouw/afbouw);
• verwarming/koeling (gas/olie/bij grote hallen/tenten, etc.);
• schoonmaak (voor/tijdens/na afloop).
• meubilair (huur/vervoer/plaatsen/schoonmaken);
• garderobe (uitkoop/betaling van personeelskosten/p.p. prijs/betaling door gasten).
• parkeerkosten (uitkoop/betaling van personeelskosten/per-auto-prijs/betaling door gasten);
• vervoer van personen/materialen/bagage (materiaalkosten/personeelskosten/restauratieve verzorging/vergunningen);
• overnachtingskosten (voor gasten en medewerkenden);
• amusement (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten/Buma Stemra/uitkoop);
• vip’s (bewaking/speciaal vervoer/speciale restauratieve voorzieningen/cadeau/bloemen);
• sprekers/dagvoorzitter (vergoeding/reisgeld/cadeau/bloemen);
• tolken (reis- en verblijfskosten/cabines).
• bloem/groenversiering (huur of koop/plaatsen/transport/op podium/op tafels/op buffetten/aanbiedboeketten).
• decoraties (gehuurd of eenmalig speciaal vervaardigd).
• bewegwijzering (zowel binnen als buiten).
• technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxlijnen/gewone- en krachtstroom/gas/water);
• speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen, etc.).
• special effects (laser/vuurwerk/rook/sneeuw, etc. inclusief bediening);
• AV-middelen (huur/vervoer/opbouw/assistentie/afbouw).
• foto/videoproducties (materialen/nabestellingen/reiskosten/restauratieve voorziening/personeelskosten/scenariovervaardiging/acteurs/stemmen);
• professionele presentator/-trice (gage/voorbespreking/repetitie/reiskosten/kledingkosten);
• hostesses (gage/voorbespreking/training/reiskosten/kledingkosten/restauratieve voorzieningen);
• beveiliging (materialen/personeelskosten/restauratieve voorzieningen).
• medische voorzieningen (EHBO/ambulance/arts);
• website (bouw/hosting/ontwerp/tekst/betalingsmodule);
• drukwerk/porti (pre-press/press/handling);
• secretariële kosten (kopiëren, etc.).
• attenties (ontwerp/inkoop/verpakking/verzending/uitreiking);
• promotiekosten (media-activiteiten, etc.);
• verzekeringen (materialen/personen/assurantiebelasting).
• vergunningen en fooien (facultatief);
• organisatiekosten extern/intern (extern: open of gesloten calculatie/intern: urenverantwoording); fiscus (loonheffingen/winstbelastingen/omzetbelasting);
• post ‘onvoorzien’ (meestal 10% van het totaalbudget);

Let op, bovenstaande lijst is niet uitputtend. Afhankelijk van uw specifieke evenement kan de lijst met toeleveranciers veel korter zijn dan bovenstaande, bestaan uit andere toelevernaciers of kostenposten, maar als houvast is het prima.

Vaste en variabele kosten
Bovenstaande lijst kun je eventueel splitsen in vaste en variabele kosten:
- Vaste kosten veranderen niet, ondanks wijzigingen in het aantal gasten.
- Variabele kosten veranderen wel.

De belangrijkste variabele kosten zijn:

• catering;
• garderobe en parkeerkosten, indien je afspraken maakt op basis van het aantal personen;
• overnachtingskosten;
• vervoer;
• meubilair;
• locatie, als de prijzen variëren naar gelang de ruimtes die je gebruikt.
• attenties.

Alle overige posten op de lijst zijn min of meer vaste kosten. Als een verdeling tussen vast en variabel is gemaakt, kun je eenvoudig zien wat het effect is van meer of minder gasten ten opzichte van het indicatieaantal. Zo kun je een financieel scenario maken. Zeker slim om te doen als je de gasten laat betalen en je een toegangsprijs moet bepalen.

>> Lees ook: 60 tips voor het budgetteren van jouw evenement