Om de dynamische sfeer die hoort bij een awardshow te behouden in de hybride vorm is het essentieel om het fysieke en virtuele event gelijktijdig te organiseren, met zowel een concept en show voor het live aanwezige publiek op locatie als de online gasten die thuis zitten. Door de twee gelijktijdig aan te bieden, blijft het momentum van de award show overeind.

Genomineerden? Fysiek of live online
'Het opnieuw vormgeven van de live beleving is de enige manier waarop deelnemers en bezoekers nog geactiveerd kunnen worden om naar het evenement toe te komen. Daarbij willen ze vooral het gevoel van mensen om zich heen krijgen, zelfs als die mensen virtueel aanwezig zijn', zegt Matthijs Otto, oprichter van NetworkTables. 'Daarbij is het voor de hybride vorm van een awardshow wel aan te raden om alles op alles te zetten om de genomineerden wel in person op het event te krijgen. Alternatief: zet een groot scherm neer zodat genomineerden en winnaars er virtueel bij zijn en virtueel ook kunnen juichen en hun prijs virtueel in ontvangst kunnen nemen.'

Veel traditionele awardshows verkopen tafels aan gasten als relatiemoment of juist om nieuwe mensen te ontmoeten in een relaxte en uitgelaten omgeving. Echter, de enige momenten waarop mensen echt kunnen netwerken tijdens een awardshow is voor en na de show zelf. Als organisator kun je daarvoor bijvoorbeeld ijsbreker-tafels inrichten: bezoekers zitten voor de show voor korte tijdsloten met verschillende gasten om tafel. Daardoor ontstaat meer interactie en faciliteer je het netwerken, voordat jouw gasten naar de geplaceerde stoelen voor de awardshow gaan. 

Een voorbeeld van een hybride award show schema:

17:00 - 17:30 Welkomstreceptie (30 min). 

17:30 - 18:00 Mixed ijsbreker tafels (30 min). 

18:00 - 19:30 Awardshow (90 min). 

19:30 - 21:00 Borrel en netwerken (90 min).

Virtuele netwerktafels
Voorheen bracht het opzetten van een hybride awardshow met veel virtuele tafels veel technische problemen met Zoom en groepsvideogesprekken met zich mee, naast het live streamen van het event. 'We hebben ontdekt dat het efficiënter is door geïntegreerde rondetafeltools te gebruiken die tegelijkertijd de stream laten zien. Niet alleen kunnen de gasten samen meekijken, maar na afloop gaan ze vaak verder met spelletjes, quizzen en borrels.'

Het gat tussen fysieke en virtuele award shows

De grootste uitdaging van online awardshows is het gebrek aan sfeer en beleving. Thuis meekijken is niet te vergelijken met de magie van het fysieke evenement. Door het hybride concept van scratch af aan op te bouwen en daarbij in kleine groepen fysieke bezoekers verbinden met virtuele tafels waar ook de online gasten aanwezig zijn, krijg je alsnog dat magische gevoel, impact en fun. Daarbij is louter het stream event thuis volgen op zich geen fun, maar zodra je onderdeel bent van de fysiek aanwezige community, tot interactie kunt komen met derden, waar ze ook zitten, is de sleutel om een succesvolle hybride awardshow neer te zetten.  

Op zoek naar meer tips voor een hybride evenement? Lees het artikel hybride events do's en don'ts