Het organiseren van een evenement is serious business. Het vergt tijd en kost geld. Een evenement maakt bij steeds meer bedrijven een belangrijk onderdeel uit van de marcom-mix. Het event is een krachtig middel om strategische doelen in die mix te behalen. Daarbij zijn resultaatmetingen onmisbaar. Dan hebben we het al snel over de ROI (Return on Investment) en de tevredenheid van de gast. 

Een event organiseren zonder plan is echt uit den boze. Daarvoor is dit middel veel te kostbaar. Zorg dat je, voordat je begint met het organiseren van een evenement, weet wat je doelen zijn. Weet wat je wilt bereiken.

SMART

Belangrijk hierbij is dat je zogenaamdse SMART-doelstellingen in je plan opneemt.  SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistische en Tijdspecifiek. Voorbeelden van doelstelingen kunnen zijn: het aantal gasten, het aantal tickets dat je wilt verkopen of de hoeveelheid omzet die je wilt behalen.

Bij het meten van doelstellingen ben je data aan het vergaren. Natuurlijk hou je je daarbij aan de geldende regels. Als je op een doordachte wijze data verzamelt, dan kun je daar erg veel profijt van hebben. Het kan je helpen - los van de doelstellingen - meer inzichten te verkrijgen over onderdelen van jouw event.

Het papieren enqueteformulier is een wel heel traditionele manier om te meten.  De techniek heeft ook hier niet stilgestaan. Er zijn tal van apps die je kunnen helpen en ondersteunen. Daarnaast heeft het aantal gespecialiseerde partijen een vlucht genomen. Als je samenwerkt met een evenementenbureau kunnen zij deze metingen ook voor je verzorgen.

Als je de resultaatmeting hebt  gedaan, doe er dan ook wat mee! Zorg dat ze niet in de onderste bureaulade belanden. Analyseer de data. Gebruik de gegevens om een rapportage op te stellen en wees eerlijk en duidelijk over de zaken die goed gingen en niet goed zijn gegaan.

Resultaten delen

Uiteraard gebruik je de data om te leren en om je doelstellingen voor de toekomst verder aan te scherpen. Zie een niet gehaalde doelstelling niet als mislukking. Het is een leermoment. Bespreek met collega's waarom de doelstelling niet behaald is en breng in kaart hoe dat de volgende keer beter kan. 

We willen graag het hele jaar door in contact blijven met onze doelgroep. Jouw resultaatmetingen zijn ook hier van onschatbare waarde. De gasten zijn op jouw event geweest. Er is dus sprake van een grote betrokkenheid. Koester dat, hou dat vast! Als ze de moeite hebben genomen om jou van feedback te voorzien, zijn ze ook vast geïnteresseerd in de bevindingen. Durf openheid te geven. Durf de resultaten te delen met de bezoekers, met je klanten en je relaties. Het geeft je de kans om aan te geven wat je nog beter gaat doen. Door het delen van deze informatie staat het gros van relaties al weer meer één been binnen.

Lees ook: Doelstelling van jouw evenement.
Leestip: Hoe bereken je de ROI van jouw evenement