Deze 12 stappen bieden de basis en houvast om tot impact te komen van jouw marketing en commmunicatie events. Let op: creativiteit, innovatie, slimme keuzes, wow-effect en al die andere zaken die jouw event onderscheidend maken, horen hier nog niet bij. Maar maak van deze 12 stappen jouw basisspoorboekje en de kans op impact en effect wordt groter:

1. Doelstellingen bepalen:
   Definieer duidelijke doelstellingen voor het evenement, zoals het vergroten van merkbekendheid, het genereren van leads, het versterken van klantrelaties, etc. Hoe concreter de doelstelling(en) hoe beter! Lees meer: Doelstelling van jouw evenement.

2. Doelgroep identificeren:
   Identificeer de specifieke doelgroep die je wilt bereiken met het evenement. Dit zal helpen bij het vormgeven van de marketing- en communicatiestrategie. Heeft jouw evenement meerdere doelgroepen, dat kan, dan is het wel slim om communicatie en beleving daar op aan te passen. Lees meer: Wat is de doelgroep van jouw event?

3. Budget opstellen:
   Stel een realistisch budget op voor het evenement, inclusief kosten voor locatie, catering, sprekers, marketingmaterialen, enz. En houd daarbij bijvoorbeeld ook rekening met voor- en natraject. Lees meer: Budget voor jouw evenement

4. Datum en locatie kiezen:
   Kies een geschikte datum en locatie die aantrekkelijk zijn voor je doelgroep en die passen bij het merk of product dat je wilt promoten. Daarbij moet de datum slim gekozen zijn, wat weet je van jouw doelgroep? Wat is een ideale dag, moment van het jaar. Lees meer: In 8 stappen naar de ideale event datum
   
   Qua locatie geldt: is de locatie de passende context voor de live communicatie of experience marketing. Natuurlijk gelden ook de basisvoorwaarden en faciliteiten/wensen, maar vergeet niet dat de locatie het kader is waarbinnen je live communiceert. Niet te onderschatten. Lees meer: welke locatie past het best bij jouw evenement?

5. Thema en boodschap bepalen:
   Bepaal een aantrekkelijk thema en een krachtige boodschap die de essentie van het merk of product weergeeft en de bezoekers aanspreekt en bovenal de boodschap, de beleving, samenvat. Laat dat thema terugkomen in het complete communicatietraject en natuurlijk op het event zelf.

6. Een marketingplan opstellen:
   De marketing van je eigen event is zeker na corona nog belangrijker geworden: mensen gaan niet zo maar naar jouw event. Ontwikkel een uitgebreid marketingplan om het evenement te promoten. Dit kan het gebruik van sociale media, e-mailmarketing, contentcreatie, PR, enz. omvatten. Lees meer: promotie en marketing van jouw eigen evenement.

7. Sponsoring en partners:
   Er zijn prachtige voorbeelden waarbij bedrijven/merken de samenwerking zochten op hun bedrijfsevenement met externe partners. Dat kan een goed doel zijn, maar ook een partnerbedrijf. Ga je richting sponsoring, denk dan vooral over extraperience: een sponsor die iets toevoegt aan de beleving van jouw gast.

8. Programma en sprekers:
   Bij zowel de doelstelling kennisoverdracht als inspireren, is het programma met sprekers, workshops, discussies en alle andere vormen van interactie oh zo belangrijk. De tijd van het vullen op basis van namen of een bekende van de eventmanager is voorbij. Zorg voor een passend programma voor jouw doelstelling, jouw doelgroep en durf ook input uit die doelgroep op te halen of ze in het voortraject al in contact te brengen met jouw sprekers. Daarnaast is het ook aan te raden de vorm, de look and feel van de inhoud anders dan anders te doen. 

9. Registratie en ticketing:
   Het registreren, de ticketing, het complete deelnemerregistratie-proces is om een aantal redenen super belangrijk:
   - Gebruiksgemak voor jouw gast
   - Laagdrempelig en eenvoud
   - Registratie is deel van je voortraject
   - Zijn allemaal contactmomenten
   - Zorg dat je de data die je ophaalt, koppelt aan je CRM
   - etc
   Lees meer: deelnemerregistratie voor events in 5 stappen

10. Contentcreatie:
    Zorg voor de creatie van relevante en boeiende inhoud voor, tijdens en na het evenement. Dit kan bestaan uit blogs, video's, foto's, live-updates, enz. Vergeet daarbij vooral niet dat het evenement het contenthoogtepunt is van het voortraject en de contentstartmotor van het natraject.

11. Interactie en betrokkenheid bevorderen:
    Plan manieren om interactie en betrokkenheid van de bezoekers te bevorderen, zoals netwerkmogelijkheden, live Q&A-sessies, wedstrijden, enz. Maar ook hier geldt: durf het anders te doen. Zorg in het voortraject dat jouw bezoekers gekoppeld worden aan de juiste sprekers, bezoekers, etc. Kijk ook eens naar aandere live vormen: bijvoorbeeld Converstatie en Input.

12. Follow-up, evaluatie en effectmeting:
    Stel een follow-upstrategie op om de contacten en leads die tijdens het evenement zijn verzameld op te volgen. Evalueer ook het succes van het evenement aan de hand van de gestelde doelstellingen. Houd hierbij in alles rekening met wat je wilt meten, wat je wilt opvolgen, zodat je dit in het voortraject en tijdens het evenement zo hebt ingericht, dat je heel gericht met de juiste tools kunt meten, zelfs tot een ROI voor jouw evenement, en opvolgen.

Het implementeren van deze checklist helpt marketeers en communicatieprofessionals om de impact van hun evenementen te vergroten en hun merken of producten effectief onder de aandacht te brengen bij het beoogde publiek.